集團公司文件管理制度
在不斷進步的社會中，很多地方都會使用到制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編為大家整理的集團公司文件管理制度（精選20篇），歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
集團公司文件管理制度1
一、目的：
為了完整保存有限公司的發展歷程，清楚、準確的記錄XXXXX公司各項業務活動和管理職能，特制訂本管理制度。
二、適用范圍：
本制度適用于XXXXX有限公司。
三、文件管理辦法：
1、 公司文件產生的途徑：
（1） 因內部管理產生的規章制度、重要的通知、通報、批復、決定（因內部管理而產生
的日常通知或規定除外）；
�。�2） 因外部合作與交流產生的法律文件；
（3） 因政府管理而產生的報告和審批文件。
2、 行政及辦公文件管理的職能部門為公司行政部，承擔發文和歸檔的工作。文件發布后，需作為資料歸檔留存，一般性文件保存期限為3年，技術性文件保存期限為5年。
3、 發文審批流程：
發文部門→公司會議通過→公司總負責人審批→行政部公布、歸檔并備案
4、 文件的密級管理及受控方式：
�。�1） 文件密級分為四類：普通、秘密、機密、絕密；
（2） 文件受控使用“直接發放”和“發放號管理”兩種方式。
注：不便由行政部發布，歸檔并備案的機密或絕密文件，由發文部門按本規定自行做好發布，歸檔并備案的工作，但必須向行政部提交歸檔文件的清單作為備案。
�。�3） 發文形式：公司發文工作通過紙介質或電子文檔形式進行，文件擬訂后統一提交
給發文部門，由發文部門填寫發文文件紙，附紙介質文件，報相關負責人審批。審批通過，在紙介質文件上蓋章生效后發放。由發放號管理方式受控的文件通過紙介質或電子文檔發放，并登記文件簽收單；其它文件的默認發布方式為電子郵件，如需加發紙介質，請在發文文件紙中注明。
5、 公司文件采用編號管理的方式，在公司總部行政部建立方便的查詢系統；
（1）文件編號原則：
首位：公司名稱的縮寫GYRT；
第二位：標示年度，如本年度為2002年，簡寫為“02”；
第三位：標示發文單位使用漢語拼音字頭，總部各部門漢語拼音字頭包括：行
政部（XZ）、財務部(CW)、銷售市場部(SC)、開發一部(KF1)、開發二部（KF2）、產品研發部（CY），所有發文部門的漢語拼音字頭應在公司行政部（XZ）備案，以保證發文的規范化；
第四位：文件號碼，按照該發文單位的文件先后排序，統一從“001”排起。
（2）文件名稱：錄入全稱。
�。�3）主題詞：能夠反映文件重點內容的關鍵詞語。
�。�4）概要：將文件內容和提綱高度概括總結出來。
（5）發文單位：發文單位全稱。
（6）文件密級：依照密級制度填寫。
�。�7）發布日期：文件發布的日期。
�。�8）保存形式：公司歸檔保存的文件必須保證有一份書面原始文件和至少一份復印件，同時可以以磁盤、光盤、膠片等其他介質保存；涉及公司絕密和機密級的文件，應盡量減少保留在電腦硬盤中，應當單獨留存。
6、 發文、傳閱文件
�。�1）發文：由行政部將所發文件的文號、名稱、份數、時間進行登記，由文件領取部門在《文件簽收單》簽字領取保管。
�。�2）傳閱：由行政部將傳閱文件的文號、名稱、文件傳出時間登記在《文件傳閱單》上，由傳閱人在該傳閱單上簽字后傳閱。閱畢，傳閱人將文件交回行政部，由收件人在《文件傳閱單》上簽字并注明文件傳回時間。
�。�3）在文件的傳閱過程中，應嚴格遵守保密制度，妥善保管好所傳閱的文件。
7、 發文文件紙、文件簽收單、文件傳閱單（見附件）
8、本文件經總負責人批準發布之日起執行。
集團公司文件管理制度2
一、 目的
為使我公司公文處理工作規范化、制度化、科學化，結合我公司實際情況，特規定本制度。
二、 權責范圍
集團公司行政人事部為本制度管理的權責部門，負責本制度的擬定、審核及執行解釋；總經理負責本制度的批準執行。集團公司行政人事部負責本制度的落實與實施跟進。
三、 文件種類
本制度所指公文，包括決定、決議、指示、公告、通告、通報、報告、請求、批復、函、會議紀要及其他各種文件、資料等。
四、 文件發行程序
1.各部門依據內、外部信息確定文件編制任務。
2.新編制管理型文件編制完成后，由原編制單位人員進行校對工作，需發行的報行政人事部統一處理，技術型文件報技術質量部進行處理，嚴禁自行將公文直接送呈公司領導或相關職能部門。嚴禁在報送的公文上自行加貼標記或簽署意見。
3.行政人事部受理公文應當檢查公文是否符合報送要求。審核重點是：是否符合行文規則；內容是否合法；涉及其他部門的事項是否已協商會簽；文種使用、公文格式是否規范；附件是否齊全。
4.經審核，對符合行文規則的公文，行政人事部及時進行登記編號存檔，并加蓋德高公司“文件發行專用章”，不符合行文規則的公文做退件處理。對于符合規定需發行的文件，需在一個星期內必須發行。
5.公文格式
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
�。�1）涉及國家和公司秘密的公文應當標明密級和保密期限。
�。�2）緊急公文應當根據緊急程度分別標明"特急"、"急件"。
�。�3）發文字號應當包括單位代字、年份、序號。由行政人事部統一編排發文字號。
（4）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
（5）主送機關指公文的主要受理機關，標注時應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
�。�6）公文如有附件，應在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱。
（7）對外公文可根據實際情況按不同子公司報送，并應有總裁簽字，及加蓋印章。
（8）成文日期以負責人簽發日期為準，聯合行文以最后簽發人的簽發日期為準。
�。�9）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。抄送機關名稱置于印發日期上方。
�。�10）印章：印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證。公文除會議紀要、印有特定版頭的普發性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文，下沿印壓成文日期，做到“騎年蓋月”。
�。�11）主題詞：由反映公文主要內容的規范名詞或名詞詞組組成，
按上級機關要求和《公文主題詞表》標注，位于抄送單位上方�！爸黝}詞”三個字用三號黑體字。
�。�12）公文用字除上述規定外，應選用三號宋體字，從左至右排。公文中漢字和標點符號的用法應符合國家標準，計量單位和數字用法符合國家主管部門的`規定，公文用紙幅面規格采用國際標準A4型，左側裝訂。
6、公文承辦必須做到：
�。�1）堅持規范與時效并重，呈批公文一般按照公司領導的排列順序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要領導。
�。�2）提高辦文效率，及時將領導批示內容登記并錄入公文管理系統，跟蹤準確。
�。�3）堅持急件急辦、密件密辦，嚴格遵守保密法規和保密紀律。
（4）樹立服務意識，及時回復有關查詢。但非行文單位不得查看公文辦理情況。
7、已辦結的公文，行政人事部應將公文原稿和領導批示整理編號存檔。
注：對于技術性文件由技術質量部依照以上流程作業。
五、 文件的修訂與管制
（一）管理型文件的修訂
1. 文件和資料在使用過程中，如有相關單位發現不適之處或其他因素需進行修改時，請統一由原編制單位提出申請，并將“文件更改申請單”（附件1）報行政人事部進行審核，由集團總經理批準。
2. 修訂文件如為跨部門運作時，修訂單位需將擬修訂稿件及內部文件修訂傳閱單（附件2）一并送至各部門會簽，會簽完成后，再將修訂稿件送審批部門審批，方可發行。
3. 文件修改內容如屬重要作業流程或影響現行作業的，包括重要表單的修改，修改單位必須會簽各部門意見，再行審批、發行。
（二）技術型文件的修訂
凡涉及研發的技術性文件，如：工程圖紙、產品規格等，則由研發部自行編制和修訂，發放。
（三）文件的管制
1. 凡公司管理型文件（如程序、制度、規定等）由行政人事部統一管理，歸檔。
2. 凡公司技術性文件由技術質量部統一整理，歸檔。
3. 當行政人事部收到客戶、供應商、外單位所供文件類、技術數據或國際標準，公文、密碼電報、傳真、機要文件時，應對收集的外來文件編制目錄清單，進行登記（附件3），并在其文件上加蓋“外來文件”印章，以示區別。需要傳閱的文件資料，可以電子檔形式發送至相關部門，如需以文本形式傳閱，則由行政人事部作登記（附件4），并由各傳閱部門簽字確認。
4. 以電子媒體形態存在的外來文件，行政人事部或技術質量部應將其列印一份以備用。
5. 公文發出、接受、內部運轉、查閱、借出必須登記，并在交接時履行簽收手續，需要借閱時，需向管制部門說明借閱理由，并在借閱登記表（附件5）上記錄，不得私自將已借閱的公文傳閱，借閱完畢需立即歸還。
6. 各部門人員應將文件看成本公司財產的一部分，并列入移交項目。
7. 秘密公文的印發傳達范圍應當嚴格按照要求執行，不得自行翻印、復印或轉載，不得攜帶秘密公文外出。
8. 公文立卷應根據公文特征、相互關系和保存價值分類保管，保證公文齊全完整，便于保管、查找和利用。
9. 聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復印件。
（四）文件的換版及廢止
1.當文件和資料修改次數超過10次以上，則由相關部門提出將整套文件更換版本。
2.如果文件換版時文件編號或名稱發生變化，應重新履行文件發行流程.
3.過期或作廢的公文應在失效之日起一周內交管制部門歸檔，各部門不得私自銷毀。
4.沒有歸檔和沒有價值的公文，經過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文時，應當進行登記，由二人鑒銷，保證不丟失、不遺漏，嚴禁將內部公文作為廢棄物隨意丟棄或外賣。
六、文件和資料編碼原則
1.部門代碼
2.文件及資料的版本號編碼原則
A---第一版 B----第二版 C----第三版，以此類推 3.文件和資料的版次編碼原則
0----修訂初始 01----第一次修訂 02----第二次修訂，以此類推
七、文件定期審查
1.為確保各有關部門使用文件和資料均為有效版本，由行政人事部或技術質量部定期對所管制文件進行查核。
2.對于所查不符合文件，由責任部門于一星期內回復改善措施，管制部門進行追蹤處理。
八、附則
1.未盡事宜，參照《國家行政機關公文處理辦法》執行。本規定執行中的具體問題，由行政人事部負責解釋。
2.管理規定自公布之日起實施。
集團公司文件管理制度3
第一章總則
第一條為適應公司經營業務飛速發展的需要，實現公司文件管理工作的規范化、制度化、制定本辦法。
第二條公司文件，是集團公司董事會、總經理實施企業行政領導、下達經營決策指令、傳達貫徹戰略方針、管理重大經營事務的具有最高效力和規范格式的文書；各項管理規章制度、作業指導書、流程規范、重要對外商洽聯系函件、以及集團公司上下之間請示、答復、報告和交流情況。
第三條公司文件管理，包括文件擬制、辦理、管理、立卷、歸檔、銷毀等工作環節內容。
第四條納入文件管理范圍的還包括公司的重要數據、報表、及其影印、音像資料等。
第五條公司文件管理必須做到高效、準確、及時、安全、保密。
第六條集團公司總裁辦是文件管理工作的主體部門，并對各分公司和集團公司各部門文件管理工作進行業務指導。
第二章文件種類
第七條公司文件的種類主要有：
（一）決議用于經會議討論通過的重要決策事項。
�。ǘQ定用于對重要事項作出決策和安排。
（三）通知用于發布公司規章制度、任免管理干部、傳達董事會或國家有關法規精神、轉發有關行政管理單位的文件、批轉下級部門、分公司的文件、發布要求執行或者周知的事項。
（四）通報用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
�。ㄎ澹﹫蟾嬗糜谙蚣瘓F公司匯報工作、反映情況、提出建議，答復集團公司的詢問。
（六）請示用于向集團公司請求指示、批準。
（七）批復用于答復分公司或部門的請示。
（八）條例用于制定規范管理工作、活動和員工行為的規章制度。
�。ň牛┦謨杂糜谖募①Y料的匯集形式
（十）守則用于向所屬成員發布的一種要求自覺遵守的約束性文件。
（十一）規定（辦法）用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。
（十二）函用于對外之間商洽聯系工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的公司請求批準等。
�。ㄊ⿻h紀要用于記載會議主要精神和議定事項。
第三章文件格式
第八條公司文件由版頭、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送部門、正文、附件、發文單位署名、成文日期、印章、印發傳達范圍。主題詞、抄送單位、印制版記組成。
（一）版頭由發文單位全稱或者規范化簡稱加中印在文件首頁上部。
（二）密級文件的秘密等級，標注于版頭左上方
�。ㄈ┚o急程度對文件送達和辦理的時間要求，標注于版頭的右上方。緊急程度為“特急、加急、平急。
�。ㄋ模┌l文字號由發文單位代字、發文年度和發文順序號組成，標注于版頭下方居中。
�。ㄎ澹┖灠l人上報文件應當在發文字號右側標注
�。祟}由發文單位名稱、文件主題和文種組成，位于發文字號下方。
（七）主送單位（八）正文文件的主體，用來表達文件的內容，位于標題或者主送單位下方。
�。ň牛└郊募郊�，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發文單位署名之前注明附件的名稱。
�。ㄊ┌l文單位署名必須用全稱，位于正文的右下方。
�。ㄊ唬┏晌娜掌谝话闶饡h通過或者領導人簽發日期；特殊情況署印發日期。成文日期應當寫明年、月、日，位于發文單位署名右下方。決議、決定、條例、規定等不標明主送單位的文件，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。
（十二）印章除會議紀要和印制的有特定版頭的普發性文件外，文件應當加蓋發文單位印章。
�。ㄊ┯“l傳達范圍加括號標注于成文日期左下角。
（十四）主題詞標注位于抄送單位上方。
�。ㄊ澹┏蛦挝恢赋魉蛦挝灰酝獾钠渌枰嬷募䞍热莸纳霞�、下級。抄送單位名稱標注于印制版記上方。
�。ㄊ┯≈瓢嬗浻晌募“l單位名稱、印發日期和份數組成，位于文件末頁下端。
第九條文件的漢字從左至右橫排。文件用紙幅面規格采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。左側裝訂。
第十條文件編號為區別便于查詢，編碼設在文件封面左上角。如“MC-CW-070706”，第一區碼：“MC”為公司文件固定碼，為“美臣”的第一個拼音字母；第二區碼“CW”為財務部門固定碼，除人力資源部為“HR”外，其他部門均取部門簡稱拼音第一字母為固定編碼；第三區“070706”為發文時間的年月日。（詳細部門發文編碼錄附后）
第四章行文規則
第十一條文件起草應當首先確認行文的必要性，確有行文必要時，要注重實效、堅持少而精�？砂l可不發的文件不發，可長可短的文件要短。
第十二條分公司向下的重要行文，應當同時抄送集團公司總裁辦和行文內容相關的部門。第十三條總裁辦根據總經理授權，可以向各分公司下行文；
第十四條向集團公司請示問題，應當一文一事，不得在非請示文件中夾帶請示事項。
第十五條上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在正文尾注明聯系人的姓名和電話。
第十六條文件除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。
第十七條電報以發出日期為準（生效時間）。
第十八條對不符合行文規則的上報文件，總裁辦指導其糾正。
第五章文件起草辦理
第十九條起草文件應當做到：
�。ㄒ唬┓蠂蚁嚓P政策法規，完整、準確地體現總裁意圖，并同現行有關文件相銜接。
（二）全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行。
�。ㄈ╅_門見山，觀點明確，文字精練，內容充實，條理清晰，結構嚴謹，表述準確，力求篇幅簡短。
�。ㄋ模┪姆N、格式使用正確。
（五〕杜絕空洞、形式主義和繁瑣。
第二十條行文審批程序—總裁辦制作發文（發文前必須再核無誤方可）—返回再審—附上文件。
第二十一條起草重要文件應當作好調查研究和充分論證，廣泛征求有關部門意見。
第六章文件的制作（校對、簽發、審核）
第二十二條公文送總裁簽發前，由總裁辦進行審核：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。
第二十三條公司文件必須由總裁（或者總裁授權的負責人）簽發后，方可制作；
第二十四條公文正式印制前，起草部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。
第二十五條已經領導人審批過的文稿，在印發之前應再作校核。經校核如需作涉及內容的實質性修改，須報原審批領導人復審。
第七章文件辦理和傳遞
第二十六條文件辦理分為收文和發文辦理。
第二十七條發文辦理，指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、用印、登記、分發等程序�？偛棉k在文件制作完畢后，發出之前必須再審閱一遍。
第二十八條收文辦理包括文件的簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦和催辦督辦。
第二十九條文件管理過程中，應當使用符合存檔要求的書寫材料。需要送請領導人閱批的傳真件，應當復制后辦理。
第三十條秘密文件應當通過機要交通（或機要通信）傳遞、密電傳輸或者計算機網絡加密傳輸，不得密電明傳、明電密電混用。
第八章文件管理
第三十一條集團公司文件由總裁辦統一管理，分公司應明確專人（兼職）管理，登記造冊。各部門應根據工作需要建立（備份）一份文書檔案，登記造冊，專人管理。
第三十二條復制重要（密級）文件，須經部門負責人報總經理批準。復制的文件應當與正式印發的文件同樣管理。
第三十三條文件查、借閱。查、借閱部門密級文件，應經部門經理同意，并作登記，限期歸還；查、借閱密級文件，必須經部門負責人和總經理批準，方可查借閱。絕密文件一般不得查借閱，特殊情況必須經總經理批準。
第三十四條公司文件應當定期收集、整理，每年歸檔一次，入檔案庫管。文件入庫后按《檔案管理辦法》管理。
第三十五條入檔案庫管理的文件，應按照檔案管理要求，分門別類，登記造冊，分密級、保存期限進行管理。
第三十六條各部門的電腦數據、文件電子版，應由信息部定期進行一次備份，交總裁辦入庫管理。
第三十七條文件柜應注意作好防火、防潮。
第三十八條對已過保密期限和保存期的文件，進行清理、清退、造冊，報總經理審批后，有二人以上在場監督銷毀。個人不得擅自銷毀文件。
第三十九條分公司的文件每年清理歸檔上交集團總部一次。需要注銷的，必須及時作好檔案數據資料的完整封存，由集團公司派專人登記接收。
第四十條員工崗位變動或離職，必須將本人保管、借用的文件按照有關規定移交、清退，方可辦理變動離職手續。
第九章文件保密
第四十一條公司所有員工必須嚴格遵守《公司保密規定》，任何人不得利用接觸秘密文件之便，泄露公司秘密。
第十章附則
第四十二條本辦法適用美臣集團公司各級單位。
第四十三條本辦法由集團公司總經理辦公室負責解釋。
第四十四條本辦法自發布之日起施行。
集團公司文件管理制度4
1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。
2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結算清單等。
3、檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。
4、不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。
5、各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場不得存有或使用失效的文件、資料。
6、根據檔案的內容、性質和時間等待征，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。
7、各班組每年對檔案進行一次核對清理，并將所保存的檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的文件資料，由辦公室按規定處理。
8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經許可不得擅自轉借、復印。
9、機動車維修檔案保存期兩年。
集團公司文件管理制度5
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發機動車維修竣工出廠合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。
3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發臺帳。
4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發后合格證存根交由資料管理員保存。
集團公司文件管理制度6
1、學校各類文件旨在學校內部統一意見，發布通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢后交學校辦公室。
3、辦公室負責人應認真細致地做好文件草稿的核稿工作，再根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按學校統一規定編號、登記，之后提交校長簽發。
4、辦公室應建立學校發文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學校檔案室歸檔。
5、文件簽發或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁需用統一的格式（學校紅頭文件紙）。
6、文件打印完畢后加蓋學校公章。對于學校內部發文，可以采用內部電子郵件系統，將文件分別發送至學校領導和各處室，并作好相關的發送記錄，作為檔案保存。
7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發單、兩份文件原件及文件發送記錄，按照文件編號順序完整保存并定期整理（一學年）。
8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。
集團公司文件管理制度7
一、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統一進行登記編號。
四、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
集團公司文件管理制度8
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，為使行文和收文處理規范化，特規定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管
(二)經局
(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。
二、收文處理
(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有
(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍，提出辦文意見，送局
(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局
(四)一般公文通過局內
(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發管理
(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷毀，并嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。
(二)制發文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發送范圍、數量，送局
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局
(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業性場所復印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續。用完后，要及時歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。
(七)銷毀保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經主管局
集團公司文件管理制度9
1、學校各部門對學校以上文件的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。
2、收發文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。
3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續保存的文件，要設專柜專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動工作，事先要把文件交清。
集團公司文件管理制度10
一、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。
2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數據等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法堅持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可經過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。
5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
集團公司文件管理制度11
為了更好地規范各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經理批示，總經理批示后送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發后，并詳細填寫發文登記簿方可復印并存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。
三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每周例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況匯報應以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應及時銷毀，以免機密外泄。
六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批準。
集團公司文件管理制度12
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規范
1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
集團公司文件管理制度13
維修技術資料、工藝文件管理制度之相關制度和職責
1、技術負責人負責收集汽車維修的法律、法規和國家標準、行業標準以及相關技術標準，具備所承修車型相關維修技術標準和工藝文件，確保文件完整并及時更新，以上資料交由資料管理員保管。
2、資料管理員對所有資料進行分類編號，定期對資料進行盤點并做好記錄，發現問題及時向領導匯報。
3、借用資料時，資料管理員應認真、完整地填寫資料借用登記表。
4、借用人對資料必須愛護，保證資料的完好、整潔。對于使用中出現的損壞現象，應主動向管理員說明，并酌情賠償。
5、如資料遺失，將追究借用人責任，限期購回此書或及時復印此書，資料管理員對借用人進行遺失登記，當再次出現遺失情況，限制其使用權，并上報領導。
6、為保證資料內容清晰完整，翻閱資料時雙手一定要潔凈，凡出現資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任，限制其使用權。
集團公司文件管理制度14
本廠對二級維護、總成修理、整車修理的車輛實行維修前診斷檢驗、維修過程檢驗和竣工質量檢驗制度。質量檢驗人員具體負責制度的貫徹執行。
一、維修前診斷檢驗制度
1、在診斷檢驗前，質量檢驗員應主動告知車主出具《機動車維修記錄》。
2、根據汽車技術檔案的記錄資料和駕駛員反映的車輛使用技術狀況，質量檢驗員確定所需要的檢測項目。
3、質量檢驗員針對每一檢測項目實際進行檢測，并依據檢測結果和車輛實際技術狀況進行故障診斷，以確定附加作業項目（二級維護）或維護和修理方案。
4、質量檢驗員將所診斷的故障、維護和修理方案、維修項目等填寫《機動車維修記錄》，并根據檢驗情況填寫《車輛進廠檢驗單》，并告知托修方，由拖修方簽字確認。
5、調度人員將維修作業單下派車間，車輛進入作業車間。
二、汽車維修過程檢驗制度
1、過程檢驗實行自檢、互檢和專職檢驗相結合的"三檢"制度。
2、檢驗內容為汽車或總成解體、清洗過程中的檢驗，主要零部件的檢驗，各總成組裝、調試檢驗。
3、各檢驗人員根據分工，嚴格依據檢驗標準、檢驗方法認真檢驗，做好檢驗記錄并填寫《車輛維修過程檢驗單》。
4、經檢驗不合格的作業項目，需重新作業，不得進入下一道工序。
5、對于影響安全行車的零部件，一定要嚴格控制使用標準，對不符要求的零部件應予以維修或更換，及時通知前臺，并協助前臺向車主做好解釋工作。
6、對于新購總成件，必須依據標準檢驗，杜絕假冒偽劣配件裝入總成或車輛。
7、車輛維修完工，維修人員自檢合格后，做好車輛清潔工作，并將車輛停放在竣工區域，通知總檢進行竣工質量檢驗。
三、汽車維修竣工質量檢驗制度
1、汽車維修竣工質量檢驗由總檢負責。
2、汽車維修竣工質量檢驗內容為整車檢查、檢測、路試、檢測路試后的再檢測及車輛驗收。
3、修竣車輛竣工質量檢驗嚴格依據《汽車維護、檢測、診斷技術規范》（GB/T18344-2001）要求進行。首先進行整車外觀和底盤檢查，檢查合格后進行路試，對于路試中所發生的不正常現象，要認真復查。路試合格后重新進行底盤檢查，確保各項技術性能合格后，將有關內容記入《車輛維修竣工檢驗單》和《機動車維修記錄》。
4、如是營運車輛，由總檢告知送檢員將車輛送往汽車綜合性能檢測站進行竣工質量檢測。檢測合格后，將車輛交付托修方。
集團公司文件管理制度15
一、目的
為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。
2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；
3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內容
1、文件資料的'收集
安全生產文件檔案內容如下：
（1）國家有關安全生產法律法規、標準規范及其它要求；
（2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；
�。�3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；
（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、
�。�5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
�。�6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；
�。�7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
�。�8）食品安全、職業衛生評價報告等；
2、立卷歸檔
�。�1）文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；
�。�2）應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；
�。�3）安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；
�。�4）各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；
�。�5）不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
�。�1）檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；
（2）應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
�。�1）文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續；
（2）借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；
（3）歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；
5、檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；
五、相關記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋，自發布之日起實施。
集團公司文件管理制度16
1、目的
為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、文件格式
4.1發文統一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發的日期；
5、文號
5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文檔
8.1文號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實行。
集團公司文件管理制度17
1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類�！笆芸亍蔽募概c質量管理體系運行的有關文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審核、批準后方可領用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經常務總經理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審核、批準后統一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批準后，辦理借閱手續。
9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。
11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。
集團公司文件管理制度18
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發布的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。
5文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。
5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;
長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批準和發布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。
7.2文件歸檔、發放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;
(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。
(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：
文件密級發放、傳閱范圍
絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象
機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
集團公司文件管理制度19
為使公司安全生產文件管理制度化、規范化、科學化，使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發揮各項安全記錄文件在安全生產中的重要作用，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。
安全文件管理目標及內容：
1、 安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，并由專門人員進行管理。
2、 要對文件的內容、份數、標題等逐一核對，如發現不符應及時向上級報告。
3、 應及時送交領導，不要擠壓。
4、 應及時登記編號、分類整理并存檔，做好詳細記錄。
5、 保存時，要保持文件的完整性。
6、 需上報的文件必須經過負責人及法人的審核、簽字批準后方可上報，文件上必須詳細寫明文件標題、主送單位、經辦人等。
7、 存檔人員應及時分類整理、存檔，并統計編號、編制目錄等，以方便查閱。
8、 存檔時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
9、 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和詳細規定，不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所。
10、 借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復印，不能轉借他人。
11、 對于不具備存檔和存查價值的文件應填寫《文件銷毀清單》，經安全科長批準后，可以銷毀。
集團公司文件管理制度20
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一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。
�。ㄈ┌l文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建筑學院分團委辦公室
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