文書檔案歸檔文件整理規則

　　下面是小編整理的文書檔案歸檔文件整理規則，希望能幫到您。

　　文書檔案歸檔文件整理規則

　　1. 《企業檔案工作規范》對企業檔案的信息化提出更高的要求

　　信息化是當今社會發展的方向和趨勢，信息化程度已成為衡量一個企業現代化水平和綜合實力的綜合指標。同樣，檔案信息化也是檔案工作發展的方向和趨勢，檔案信息化程度也應該成為衡量一個企業檔案管理現代化水平的重要指標。因此，要提升企業檔案管理水平，實現企業檔案信息化是其必然的選擇。從另一方面來說，企業開展檔案信息化建設也要把提升檔案管理現代化水平作為總目標之一。

　　企業檔案信息化建設必須與企業信息化協調同步;企業各信息系統的開發與實施應充分考慮檔案管理的要求。

　　國家檔案局在2001年發布《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，結合這個規定，在選擇檔案信息化系統，一定要考證軟件公司的資質、資金、技術力量、培訓等方面的重要因素。因為檔案工作是一項非常專業性的管理工作。檔案系統沒有經過多年的累積很難得到認可。有實力的檔案軟件公司也得到國家檔案局的認可。

　　2. 電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送文件。

　　文件系統的電子文件應該確保文件具備真實性、可靠性、完整性、可用性，系統應該具備可靠性、完整性、全面性、系統性。

　　電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式:

　　邏輯歸檔是指在計算機網絡上進行，不改變原有存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。

　　在辦公自動化系統辦理完畢的一份文件向檔案整理庫發送的過程，也叫移交過程。

　　物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機和保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　電子檔案存檔的載體、份數:

　　推薦采用(優先順序)載體:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤，不允許使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　必須是耐久性的載體，一式3套，一套封存，一套查閱，一套異地保存。

　　電子化管理只是過程中的管理，電子文件一定與紙質文件雙套制管理。有電子版文件必須有紙制文件。在這里重申一下，絕對的無紙時代并不存在，所有的紙質文件必須為原件。現在實行的電算化會計檔案也是雙軌制。

　　3.企業檔案工作規范中，明確企業檔案管理體制:要有分管檔案工作的領導;要有負責檔案工作的部門;要有做好檔案工作的人員;檔案管理形成網絡;明確歸檔的形式。還要明確企業檔案部門、企業部門工作管理職責。強調部門歸檔。

　　國家檔案局就檔案整理工作，推薦以“部門整理”為首選，理由是:形成文件材料的部門更了解文件內容和工作流程，更能準確的判斷檔案的價值，隨時掌握文件材料的形成過程。

　　企業各部門是企業文件材料的形成部門，是企業檔案信息資源的源頭，企業各部門文件材料歸檔是否齊全、完整，整理是否科學，直接決定著企業檔案工作的質量和利用服務水平。

　　企業各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的.完整和負責;企業各職能或承辦部門及項目負責人應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責;專兼職檔案人員(文書)應負責收集、整理應歸檔文件，對歸檔文件的整理質量負責。

　　文件管理職責應由企業內所有員工分擔，推行企業各部門參與歸檔工作，首先是要建立能夠適應企業管理需要的文件管理制度;其次是應明確參與文件形成于管理各類員工的權利和責任;第三是加強文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實體安全與信息安全。

　　4.公文、檔案制度:

　　(1)公文、檔案制度不配套。

　　(2)公文、檔案制度相互抵觸。

　　(3)公文、檔案制度之間脫節。

　　(4)公文、檔案制度的滯后。

　　以上幾種只是普遍存在的問題，如何克服，以下幾點建議可供大家參考:

　　(1)公文、檔案制度，應當是互補，多做一些征求意見，工作不要脫節，熟知工作流程等。

　　(2)辦公自動化、檔案系統應該整體規劃、宏觀指導，不要各顧各的，要有溝通。達到數據的平穩過渡。

　　(3)本單位產生的辦法、制度，涉及到公文、檔案方面內容，應當參與會簽工作，防止不規范用詞，標準不一，歸檔不全。

　　大家可以在單位提一些建議，公文運轉的好壞，直接影響檔案的質量和齊全、完整。這兩項工作，是相輔相成的。

　　5.文書檔案實現以件為整理單位進行歸檔，目的是簡化歸檔手續，深化檢索，首先要實現檔案信息化系統。

　　齊全、完整、準確、系統:

　　齊全:是指文件材料不同的版本、稿次的齊全。

　　多指辦法、制度、可研報告等。

　　完整:是指反映同一問題或方面的文件材料的收集要全面。

　　合同:簽合同之前，有審批單、流轉單、會簽單等形式的處理單，要與合同作為一體進行歸檔。

　　發文:對某單位的批復，請示文件一定附在批復之后;

　　依據來文形成上報公文，依據性文件一定附在上報文件之后。

　　準確:是指文件材料是實際的真實反映，圖務相符，文電一

　　致。

　　修改通知單的修改內容是否反映在圖中。

　　發文的正件與原件是否一致，會簽意見是否被修訂采納。

　　系統:是指同類事物各個時期、各個階段的文件材料按一定秩序和內在聯系組合為一體。

　　表彰工作一般分為評選、推薦等過程。是同類事物不同

　　階段組合在一起。

　　原件、復印件

　　原件:區別于復制件的原始文件。

　　紅頭、紅章的公文稱為原件。

　　親筆簽字，又蓋章的稱為原件。

　　復印件:與原件內容相同的復制件。

　　經過復印后，與原件一模一樣，叫復印件。

　　6.歸檔工作:企業文件材料的歸檔工作是企業檔案工作的基礎，貫徹于文件材料的形成、積累、整理、交接過程。

　　歸檔，辦理完畢具有保存價值的文件經系統整理交檔案部門保存的過程。

　　符合歸檔三個條件:一是辦理完畢;二是保存價值;三是系統整理。

　　辦理完畢:是指文件相應的文書處理的程序已經完成，不論文件本身在實際工作中是否還在發揮作用。

　　例如:(1)發文:經過起草、核稿、簽發等環節，發出后，這份文件就稱為“辦理完畢”。可以歸檔。

　　(2)收文:不論是批復文件，還是通知，在收到以后，在文書處理上就稱為“辦理完畢”。收文要選擇性的歸檔。

　　價值

　　歸檔主體，以本企業產生的有價值文件材料為主體。

　　防止:有檔不歸，有文必歸。

　　收文的歸檔，要有選擇性和針對性。選擇針對本企業的批復或者本企業正在執行的有價值的文件。防止所有收文都歸檔這種情況。

　　請示性文件，沒有接到批復文件，請示性文件不歸檔是

　　錯誤的;甚至有的單位把請示文件處理了，更是錯誤的。

　　7.分類

　　分類:執行能源辦[1991]231號《電力工業企業檔案分類規則0-5大類》

　　分類:分到一級或者二級類目

　　分類方案:年度-問題(分類)-保管期限-件號

　　方案一:2006-0(黨群)-永久-1

　　2006-0(黨群)-長期-1

　　2006-0(黨群)-短期-1

　　方案二:2006-0(黨群)-永久-1

　　2006-1(行政)-永久-50

　　依次類推

　　集團公司要求所屬企業，文書檔案仍執行電力工業企業分類表0-5大類。

　　以下錯誤的歸檔方式，請現行修改:

　　個別單位，發文按照大流水分保管期限裝盒歸檔;收文按照大流水裝盒歸檔;這種情況是不符合國家檔案局的要求。

　　8.歸檔時間、裝訂、檔案盒脊背填寫要求、各式檢索目錄

　　歸檔時間:文書檔案歸檔在第二年6月底以前完成上一年度的歸檔工作。

　　裝訂:建議不裝訂。作為永久、長期保存的檔案必須拆

　　掉不符合要求的金屬釘、塑料裝具等;短期可以

　　不拆除金屬釘，塑料裝具等必須拆除。

　　檔案盒脊背填寫要求:(1)用檔案盒同色紙打印出來條目，粘貼檔案脊背上;

　　(2)用蓋章、手填方式(首選)。

　　不允許在脊背上粘貼“白條”。

　　檢索目錄:必須具備符合要求的各式檢索目錄:文號檢

　　索目錄、分類檢索目錄、專題檢索目錄等。

　　檔案系統應具備輸出各式檢索目錄的功能。

　　檢索工具裝訂方式:按照分類或者年度裝訂成冊的。

　　順序為:“歸檔文件目錄”封面+“歸檔文件目錄”+“備考表”

　　9.“件”

　　正本、定稿為1件(紅頭、紅章為正本，起草的文稿為定稿);

　　正文、附件為1件(正文所依附的附件，附件是正文的補充);

　　原件、復制件為1件(被轉發文:紅頭、紅章原件;經過復

　　印的復制件);

　　轉發文、被轉發文各為1件;

　　請示、批復各為1件(建議做2件，尤其上級單位的批復);

　　報表、名冊、圖冊等各為1件;

　　會議文件，如果有領導講話，最好也單獨為1件。責任者

　　登錄領導全名，不得使用X總等稱謂。

　　排序:(1)以轉發文件為例

　　正文(紅頭紅章)-被轉發文件的復印件-定稿(起草的文稿)-轉發文件的原件(紅頭紅章)。

　　被轉發文件原件依附有文電處理單或者收文處理單，“處理單”要附在“被轉發文件原件”的前面，“歸檔章”蓋在“處理單”上。

　　(2)同一事由的排序，可以按照時間、文號等形式排序。相對集中。

　　10.“歸檔章”

　　歸檔章的大小，嚴格按照標準，不要任意添加內容。

　　歸檔章，蓋在每1件歸檔文件的首頁、上方、居中、空白的位置上。

　　歸檔章包括“六”項內容，只須填寫其中“四”項。全宗號、館編件號不用填寫。

　　全宗號、館編件號:不填。檔案館接收黨政機關、行政事業單位的檔案，檔案館(局)給予被移交檔案單位的代號。企業不向檔案館移交，這兩項為空。

　　年度:必填項目，阿拉伯數字，4位。不允許只填后兩

　　位。例如:06。

　　室編件號:必填項目，填寫文件排列的順序號。

　　問題:必填項目。直接填寫分類號。

　　保管期限:必填項目，建議使用漢字全稱。可以用簡稱(漢字)永、長、短;可以用代碼。

　　注意:(1)填寫“檔號章”必須使用符合檔案要求的書寫材料，不能使用鉛筆等。

　　(2)電力企業都是按照分類表進行歸檔，在制作檔號章、檔案盒時，機構這個兩個詞不用印制，直接省略。

　　11.編目

　　編目包括“歸檔文件目錄”封面;“歸檔文件目錄”;“備考表”

　　“歸檔文件目錄”應注意的問題:

　　件號:是文件的排列順序號，件號是指固定歸檔文件的排列

　　先后順序的重要標識。一定要準確。件號與實物一定

　　相符。

　　責任者:必須與印章同樣，不得使用簡稱，不能使用本公司、本單位等字樣。個人必須使用全名，不得寫X總。

　　文號:照實抄錄，文件代字、年度、順序號都不能省略。字、

　　虛號，可不用抄寫。

　　公文也有要求，在編制文件代字時，不允許有字、虛

　　號“0”等字樣。

　　題名:照原文抄寫，不能簡寫、縮寫。如果沒有標題或者需要補充標題內容，加注“[]”，自擬標題。登錄會議紀要等要自擬標題。

　　日期:月、日是1位數字，在前面加“0”。標準為20070101或者20071203。中間不用加“.”、“_”等字符。

　　頁數:是每件文件的頁數。

　　備注:可以對這件文件加以特殊標注。例如:此份文件帶有“密級”，在備注一欄標注“秘密”等字樣。

　　“備考表” 應注意的問題:

　　盒內文件情況說明:(1)文件收集齊全完整程度。例如:依據來文，形成上報的公文，依據文件是否歸檔;批復公文，請示文件是否附在批復后面?

　　(2)文件本身的狀況:字跡模糊、缺損，復印、傳真件等情況;

　　(3)整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況;

　　(4)聲像材料的說明。

　　整理人:負責該盒歸檔文件的人員姓名，明確責任，親筆簽

　　字，不允許使用手戳或者系統產生的簽名。

　　檢查人:負責檢查歸檔該盒文件整理質量的人員姓名，親

　　筆簽字，不允許使用手戳或者系統產生的簽名。

　　整理人、檢查人:一是檔案人員或者檔案負責人;二是檔案負責人或者負責檔案部門的負責人。

　　目錄的排序:“歸檔文件目錄”要放在這盒歸檔文件的首頁;“備考表”放在這盒歸檔文件的最后。

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