畢業生就業電子文件歸檔的難點與對策管理學論文

　　畢業生就業電子文件管理領域，主要包括：畢業生就業管理系統業務管理電子文件和畢業生就業管理電子文件歸檔兩大類。其中，畢業生就業管理系統業務管理電子文件簡稱為畢業生就業電子文件。畢業生就業管理電子文件主要包括準備階段電子文件、監理電子文件、實施電子文件、數字化電子文件和驗收電子文件。

　　一、開展畢業生就業電子文件歸檔工作的必要性

　　1、開展畢業生就業管理電子文件歸檔工作，是現代館藏檔案規范管理的要求。目前，應逐步轉向紙質、電子檔案接收并重的階段。今后，各級各類檔案館應著重加強對電子文件的收集，將電子文件的收集工作列入長遠規劃。

　　2、開展電子文件歸檔工作，是檔案館數字化管理畢業生就業檔案信息的需要。如果現在還未開始研究電子文件的接收問題，就會出現各級各類檔案館將大量的精力、財力投入到檔案的數字化工作中的情況。

　　二、畢業生就業管理電子文件歸

　　檔工作中面臨的.技術問題1、畢業生就業管理電子文件原始性的認定問題。原始性是檔案價值存在的基礎，也是其發揮憑證作用的依據。電子文件的原始性認定相對來說較為復雜，必須借助于機器設備和一定的技術手段來鑒別和認定。由于無法判斷電子文件的真偽，在利用過程中就不能將其作為依據和憑證使用，而只能起參考作用。因此，只有解決了電子文件原始性的認定，它才能真正發揮作用。

　　畢業生就業管理電子文件的數據交換格式標準問題。接收畢業生就業管理電子文件的核心，是統一畢業生就業管理電子文件的標準格式，保證移交給檔案管理部門的電子文件格式統一。畢業生就業管理電子文件，因其內容不同，種類也不同。因此，要通過軟件技術實現不同標準間的自動生成功能，充分利用現有國際、國內公認的成熟的協議、標準等技術。以國際標準或國內標準為基準，通過科學化、規范化的軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數據、版式，通過軟件自動轉化成國際、國內標準。

　　三、開展畢業生就業管理電子文件歸檔工作的對策

　　1、各級各類檔案館應當根據畢業生就業管理電子文件的人工非直讀性、信息與載體的可分離性、易復制性、信息的不穩定性特點，采取相應措施，積極履行職責，研究和解決當前畢業生就業管理電子文件歸檔工作中遇到的問題，切實加強畢業生就業管理電子文件歸檔工作。

　　2、采取各種技術措施，確保畢業生就業管理電子文件的原始性。根據現代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要，建立這樣一個“原始性”的概念是適當的和必要的。因為，它是電子文件轉化為電子檔案，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。因此，作為電子文件的制作者、管理者，以及電子文件檔案工作者都應積極采用有關技術措施，確保電子文件的原始性。一是在電子文件傳送系統中，亦采用“雙密鑰碼”對電子文件進行加密，第三者很難從截獲的密文中破解原文內容，能夠保證電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。二是積極應用光筆簽名和數字簽名，表明電子文件簽署者的權力和責任，為電子文件發揮憑證作用奠定基礎。三是通過消息認證技術、身份驗證技術、防火墻技術及各種防護措施，保持電子文件的原始性和真實性。

　　四、積極開展畢業生就業管理工

　　程電子文件歸檔試點工作

　　1、建立畢業生就業管理便捷高效的遠程電子文件歸檔系統。從各級各類檔案館的數字化觀點來看，其業務工作就是對畢業生就業電子文件檔案信息的處理與加工，并最終形成的產品——標準格式的數據信息。而畢業生就業管理遠程電子文件歸檔系統，可以實現畢業生就業電子文件檔案的全過程處理與加工，實現畢業生就業信息工作記錄、電子文件與檔案的集成化、動態化管理。有了這樣一套系統，各級各類檔案館就可以通過對電子文件的前端控制，對各項管理對象、資源要素實現全方位、全范圍和全階段的優化，實現電子文件檔案來源、管理過程、對外服務等方面的數字化，充分提升各級各類檔案館的服務功能。

　　2、加強各類標準規范的畢業生就業電子文件歸檔管理。開展畢業生就業管理電子文件歸檔工作，必須建立起各類標準規范。包括：管理性標準、業務性標準和技術性標準。實施畢業生就業管理電子文件的 歸檔工作，對檔案館的管理電子文件具有重大的影響，會產生社會效益和經濟效益。因此，作為畢業生就業管理電子文件的保管主體，各級各類檔案管理部門必須抓住發展的機遇，早日實現畢業生就業管理電子文件歸檔的數字化。

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