公司的電子文件管理制度
電子文件的兩個基本特征：
第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機存儲器（包括內存儲器和各種外存儲器）中，并可通過通信網絡進行傳輸。
第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。 從邏輯上說，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。
公司的電子文件管理制度（通用5篇）
在不斷進步的社會中，制度起到的作用越來越大，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的公司的電子文件管理制度（通用5篇），僅供參考，大家一起來看看吧。
公司的電子文件管理制度1
一、目的
適應信息化建設的需要，規范公司在各項工作中所產生的電子文件與電子檔案的管理工作，保障電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性。
二、范圍
適用于公司在各項工作過程處理活動中產生的電子文件和電子檔案管理。
三、定義
電子文件：指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴電腦等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳達的文件夾。
電子檔案：指經過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。
四、管理要求
1、公司通過使用防火墻、工作人員密碼及防病毒軟件，保護其IT系統免遭破壞和非法使用。
2、工作人員不得向計算機中添加任何軟件，未經管理員允許不得卸載辦公軟件，
3、存放服務器的房間要上鎖，服務器和設備要有專人管理。
4、電子文檔更新必需拷貝文檔保持一致，并且所有的文件發放記錄應保留書面簽字不得以電子形式保留。
5、必須備份數據，確保即使主要IT系統癱瘓，記錄不丟失。
6、數據可以用不同的方式備份，如光盤、可移動硬盤。
7、計算機系統每日創建或更新的關鍵數據應每日備份。
8、所有軟件都應至少進行一次完整備份以作出保護。
9、系統數據應至少每月備份一次。
10、每日備份應在辦公時間以后，計算機使用率較低的情況下進行，備份數據應儲存在大容量硬盤中。
11、備份數據應由子系統管理員放在安全可靠的地點，所有軟件完整備份和每月備份媒體應存放在異地備份文件室。
12、工作人員定期更改密碼。
13、除非授權，否則不能隨意添加員工進入IT系統。
公司的電子文件管理制度2
一、電子文檔是具有重要憑證性、依據性和參考利用價值的磁帶、磁盤、光盤等載體，并作為檔案向檔案部門移交保存的電子文件檔案。
二、本單位應明確電子的文檔管理的分管領導和部門職責，責任到人；加強對電子文檔的承辦、運轉、移交、整理、監督、指導、保管、開發、利用工作，更好為部門各項工作服務。
三、本單位在對電子文件計算機邏輯歸檔的同時，應搞好相應的紙質檔案的物理歸檔。
四、本單位向檔案館移交的電子文件一式三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存；接收入庫的電子文件，每兩年抽檢一次，抽檢率不低于40%，發現問題及時補救，確保電子文檔的絕對安全。
五、加強電子文檔的保管、保密防范措施，銷毀歸檔的電子文檔，需經本單位領導批準，有關業務部門和檔案部門審核，編制銷毀清冊，確保載體與信息徹底銷毀。
公司的電子文件管理制度3
1
4.3.1
公司的電子文件管理制度4
電子文件的整理是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備的工作。電子文件整理包括兩個層次：
1、對分類、排序的組織。
就是按照電子文件的管理標準將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、的合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標引應由歸檔人員來完成。著錄標引在整理工作中占有重要地位，其質量好壞，將直接影響未來的電子檔案管理和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉換有可能損傷數據，損害作為證據的電子文件的真實性。因此保證電子文件的真實性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項重要內容。
2、組織建立數據庫。
首先是對電子文件進行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進行分門別類地管理，就要進行科學的分類。要按門類劃分要求，結合本單位的專業和電子文件內容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。其次對電子文件的登記。電子文件的整理是電子檔案管理和利用等工作的基礎。
與紙質文件相比較，電子文件在數據庫中是以虛擬形式存在的，經過對電子文件的科學整理、構成有序的虛擬狀態，通過檢索，可以提取電子文件并在計算機屏幕上顯示出來，數據庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。無論在任何條件環境下，都要做好備份工作。
公司的電子文件管理制度5
電子文件的歸檔是將應歸檔的經過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網絡，可按要求轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認證工作，要與紙標識件結合歸檔。歸檔工作的主要內容有：
1、確定電子文件的歸檔范圍。
這是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案質量的關鍵。按國家檔案局的規定，電子文件歸檔范圍與紙質文件歸檔范圍相同。目前，鶴山市檔案局制訂的《電子文件管理辦法》規定：機關、企事業單位、團體在工作制訂成的，有保存價值的電子文件都要整理歸檔，列出了文字類、圖表類、聲像類等電子文件的收集內容和質量要求，確保電子檔案的齊全與完整，為電子檔案管理提供了最可靠的基礎保證。
2、規定歸檔時間。
電子文件的歸檔一般在年度或任務完成后，或一個階段之后的一段時間內進行歸檔(稱階段歸檔)，可視其具體情況而定。目前，鶴山市規定科技檔案要在工程竣工驗收后一個月內歸檔，其它門類檔案一年歸檔一次，電子文件的歸檔應與紙質文件歸檔同期進行。
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