公司文件審批管理制度

時間：2022-03-09 09:13:59 公司文件審批管理制度我要投稿

公司文件審批管理制度

　　在不斷進步的社會中，越來越多人會去使用制度，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編精心整理的公司文件審批管理制度（精選5篇），歡迎大家分享。

　　公司文件審批管理制度1

　　為了使公司公文處理工作規范化、制度化，結合本公司的實際情況，特制定本規定。各部門的公文審批、管理工作，必須實行嚴格的保密制度。

　　一、公文處理程序

　　(一) 收文處理

　　1、上級發來的文件及注有密級的簡報、資料和平級發來的文件，均由人事部統一簽收、開封、登記、呈閱、轉發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件，及時呈送領導閱批。

　　2、人事部應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。

　　3、凡需辦理的公文，應先送總經理簽批意見，再分送給有關部門辦理;人事部經理在簽批公文時，可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。

　　4、各部門收到急件時，應在2天內答復并退回文件;一般要辦理的文件，

　　5 天內應辦理并回復文件。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面簡要回復。

　　5、加強公文檢查催辦工作。人事部人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件，要登記備案，認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。

　　6、領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交人事部人員立卷歸檔。

　　(二) 發文處理

　　1、公司的文稿在送領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核后書面形式送人事部核稿交由總經理。

　　2、文件的簽發。公司人事公文，由總經理簽署意見后，由人事部收發。

　　3、簽發后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。

　　4、公文簽發后，由人事部負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。

　　5、公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。

　　6、公文處理完畢后要及時送交人事部整理立卷，不得私自泄露相關文件。

　　7、公司內部非公文性的文件，交人事部審核，人事部根據文件具體事項交總經理審閱，由人事部負責逐級送達，并按照領導批示，交經辦人辦理。

　　(三) 傳遞過程中文件的管理

　　1、人事部由專人負責文件的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員大的`保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。

　　2、文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收注銷等手續，并按照收文登記簿檢查歸檔，以防遺漏。

　　二、文件的立卷歸檔管理

　　(一) 立卷歸檔的范圍

　　1、各類公文、收文、各部門工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、及音像資料等有保存價值的資料，由經辦人收集齊全，分類整理，移交人事部整理核對后，于次月送交人事部檔案室立卷歸檔。各部門、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。

　　2、沒有存檔價值和存查必要的公文，由人事部鑒別登記后銷毀。

　　3、人力資源部及財務部的重要文件資料由本部門自行保管。

　　(二) 文件的借閱、復制

　　1、一般性歸檔文件的借閱、復制均需經過登記后方可進行。

　　2、秘密文件必須由公司主管領導書面同意后，方可登記并借閱、復印。

　　公司文件審批管理制度2

　　1 總則

　　為了進一步提升體系文件的管理水平，規范文件的制訂、審核和批準流程，明確職責，使文件管理過程規范化、制度化，促進綜合管理體系的有效運行，制定本制度。

　　2 使用范圍

　　2.1適用于公司一體化管理體系中一級、二級、三級文件的控制。

　　2.2 適用的范圍為一體化管理體系文件的編制、審核、批準及文件管理的部門或人員。

　　3 編制、審核、批準權限

　　3.1 一級文件 —《一體化管理手冊》

　　管理者代表組織人員編制;

　　管理者代表審核;

　　總經理批準。

　　3.2 二級文件 —《一體化管理程序文件》

　　管理者代表組織各專業人員編制;

　　專業主管副總經理審核;

　　管理者代表批準。

　　3.3 三級文件 — 管理類文件、技術類文件

　　3.3.1 跨部門文件專業管理部門組織編制;

　　主管副總經理審核; 管理者代表批準。

　　3.3.2 部門文件使用部門編制; 部門主管領導審核; 主管副總經理批準。

　　3.4 體系文件格式按《文件控制程序》執行。

　　公司文件審批管理制度3

　　一、總則

　　為更好的提升我公司文件質量，規范文件格式，加強文件的可操作性，使文件審核過程規范化、制度化，有效的促進工作開展，嚴防各類失誤和錯誤的發生而給公司造成的不必要性損失，特制定本辦法。

　　二、適用范圍

　　(一)文件適用范圍

　　本制度所指文件為云南華特節能環保投資有限公司(以下統稱為“公司”)所起草的一切文件。文件類型包括業務文件、行政文件及其他文件三類。

　　1、業務文件

　　業務文件是指公司以其營業范圍承攬的相應業務所應向委托方提交的一切技術成果，其中包括文本、圖件等紙質圖件以及對應的電子版資料。

　　2、行政文件

　　行政文件是指針對公司內部管理和外部協調等事宜所起草的文件，其中包括公司內部管理制度、辦公室提交有關部門的相關文件、人員勞動合同等文件。

　　3、其他文件

　　其他文件是指公司內部出具的除業務文件和行政文件以外的文件。

　　(二)人員適用范圍

　　本制度適用的人員范圍為一切參與文件審核的人員。

　　三、審核流程

　　項目的基本審核流程按審核級別劃分如下：

　　1、總經理

　　2、副總經理

　　3、部門經理

　　4、部門主管

　　5、起草人/責任人

　　(一)業務文件

　　審核按照文件版本和各級別人員對應填寫文件審核登記表(附件二)，終審人員簽字確認后方可打印、申請蓋章。

　　(二)行政文件

　　1、合同類文件

　　具體包括辦公室儀器設備相關協議、公司文件打印相關協議、公司招待相關協議等文件，文本起草人審核完畢后，報上級分管領導處，涉及款項較大的，需上報總經理處審核。填寫文件審核登記表(附件二)，審核無誤后申請蓋章并執行。

　　2、申報類文件

　　具體包括工商稅務類申報、資質申報、公司相關榮譽申報等文件，文本起草人審核無誤后，上報分管副總經理處審核，填寫文件審核登記表(附件二)，終審人員簽字確認后方可申請蓋章并執行。

　　3、公司管理性文件

　　具體包括公司內部發布的各種制度、通知、任命等文件，起草人審核無誤后，上報總經理處審核，填寫文件審核登記表(附件二)，審核通過后申請蓋章并執行。

　　(三)其他文件

　　具體包括員工個人需要等特殊情況所需公司出具的各類證明等材料，文件起草人審核無誤后，上報分管領導處審核，審核通過后申請蓋章并執行。

　　四、審核標準

　　審核標準以不出現文字性錯誤為基本原則。其中包括以下幾點：

　　1、所有文件中不得出現錯別字，語句不通，標點誤用的情況，技術信息數據等必須準確無誤。

　　2、文件編制人員要對自己的勞動成果負責，所提交審核的資料必須是可審核狀態，沒有重大偏差、無技術信息數據錯誤。

　　3、提交所有文件必須符合國家法律法規和技術標準。

　　4、嚴格遵守審核流程。

　　公司文件審批管理制度4

　　第一章：總則

　　一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情景，特制訂本制度。

　　二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。

　　三、切合公司實際，根據不一樣的制度資料編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。

　　四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。

　　第二章：職責范圍

　　一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。

　　二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

　　三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。

　　四、協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展供給相應的服務。

　　五、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

　　六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。

　　七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印制、收發傳真等。

　　第三章：工作規范

　　一、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。

　　二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的`要求規范開展工作。

　　第四章：辦公室事務管理

　　一、文書管理制度

　　文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自我的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上構成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規定。

　　(一)文件管理制度

　　第一條：管理要點

　　1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、文件管理的范圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

　　3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息；措辭規范，表達無歧義。

　　4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條：制度規范

　　1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

　　2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

　　4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱情景進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　第三條：文件管理流程設計

　　1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

　　(二)文書管理制度

　　第一條：管理要點

　　1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

　　2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

　　3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。

　　4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，堅持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

　　第二條：制度規范

　　1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

　　2、按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

　　3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習并簽名備注。

　　4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

　　5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。

　　6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

　　7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

　　第三條：流程設計

　　起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

　　(三)檔案管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

　　2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

　　3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

　　第二條：制度規范

　　1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。

　　2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

　　3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

　　4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核經過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

　　5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，異常是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

　　6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

　　第三條：流程設計

　　根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

　　二、辦公用品管理制度

　　第一條：管理要點

　　1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節儉辦公經費，提高利用效率。

　　2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

　　3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

　　4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

　　第二條：制度規范

　　1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

　　2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批準。

　　3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

　　4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情景急需領用未填表登記，事后須及時補填。

　　5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

　　6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

　　7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。

　　8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

　　第三條管理流程設計

　　編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發放

　　編制需求計劃統計申購情景月末清算匯總出庫登記

　　三、圖書管理制度

　　第一條：管理要點

　　1、為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規范圖書管理工作。

　　2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。

　　3、根據圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。

　　第二條：制度規范

　　1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。

　　2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書1-2次。

　　3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

　　4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。

　　5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。

　　6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。

　　第三條：管理流程設計

　　1、申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記

　　2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單

　　四、會議管理制度

　　第一條：管理要點

　　1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動本事，進而規范會議管理。

　　2、根據公司實際及具體的情景，確定會議召開的必要性。

　　3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

　　4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的本事與水平，保證會議實效。

　　5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。

　　6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。

　　第二條：制度規范

　　1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

　　2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

　　3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。

　　4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

　　5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

　　第三條：管理流程設計

　　會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:積極參與，做好會議記錄→會后:整理會議記錄→張貼→歸檔整理

　　五、清潔衛生管理制度

　　第一條：管理要點

　　1、為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。

　　2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并到達相應潔凈標準。

　　3、辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔項目并不定時對衛生進行堅持與維護。

　　第二條：制度規范

　　1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。

　　2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。

　　3、清潔衛生實行衛生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。

　　4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。

　　5、值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，并填寫《清潔衛生監督表》。

　　6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。

　　第三條：流程設計

　　安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理

　　六、日常事務管理

　　(一)接待管理

　　第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

　　第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規范。

　　第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。

　　第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

　　(二)報刊收發整理

　　第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。

　　第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

　　第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。

　　第四條：報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。

　　第五條：流程設計:收發報刊→整理→放置資料架→定期清理

　　(三)后勤管理

　　第一條：為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的進取性和主動性，根據實際嚴格制度。

　　第二條：后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。

　　第三條：辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

　　第四條：根據外出工作人員情景，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

　　第五條：辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，每兩周進行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。

　　第六條：流程設計:監督→如實審核→匯總登記→報表

　　(四)文化宣傳管理

　　第一條：負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。

　　第二條：根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

　　第三條：關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。

　　第四條：收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。

　　第五條：流程設計:獲取信息來源→修改整理→張貼→學習→存檔

　　(五)其他事務

　　第一條：名片制作、收發傳真等其他事務。

　　第二條：負責公司文書的打印復印工作。

　　第三條：負責樹木花卉的養護工作。

　　第四條：協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。

　　六、附則

　　第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。

　　第二條：本辦法由總經理核準后實施，修改時亦同。

　　公司文件審批管理制度5

　　1.目的

　　為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2.職責

　　2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

　　2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3.文件種類

　　3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

　　3.3平行文:信函，會議紀要。

　　4.文件格式

　　4.1發文統一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件:..."字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

　　4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般應寫發文日期；

　　4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；

　　4.9.3重要的文件寫簽發的日期；

　　5.文號

　　5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

　　5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。

　　6.用印

　　6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7.文件管理

　　7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。

　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

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