試論危機(jī)管理中的秘書工作論文
摘 要：秘書工作是一個(gè)復(fù)雜的工作，他的工作內(nèi)容比較瑣碎，涉及到企業(yè)的各個(gè)方面，凡是與企業(yè)有關(guān)的一切，好像秘書的工作都可以與之相關(guān)。秘書工作是協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作，保證企業(yè)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)企業(yè)發(fā)生危機(jī)時(shí)，秘書的工作就顯得更加重要。因此，秘書人員一定要注意提高自己的危機(jī)處理能力，當(dāng)有危機(jī)發(fā)生時(shí)，能快速、有條不紊的協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好危機(jī)處理工作【1】。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)秘書的危機(jī)處理能力要求越來越高，秘書的工作效率對(duì)企業(yè)的利益、領(lǐng)導(dǎo)的工作效率具有重要的影響。
關(guān)鍵詞：
關(guān)鍵詞：企業(yè)危機(jī);秘書角色;秘書工作
隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益劇烈，企業(yè)要想在競(jìng)爭(zhēng)中不斷發(fā)展進(jìn)步，就要不斷提高自己的危機(jī)意識(shí)和處理危機(jī)的能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化。而領(lǐng)導(dǎo)的工作效率和企業(yè)的發(fā)展與秘書工作有直接的關(guān)聯(lián)。因此，在企業(yè)中秘書一定要認(rèn)識(shí)到自己在企業(yè)中的重要地位，提高自己的工作能力，做好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作。不同的工作扮演這不同的角色【2】。在工作中，秘書則是領(lǐng)導(dǎo)的工作助手，領(lǐng)導(dǎo)有應(yīng)酬時(shí)就是生活幫手，打理好領(lǐng)導(dǎo)的衣食住行。秘書一定要把握好工作的尺度。
一、秘書在企業(yè)中的角色
秘書工作是一個(gè)特殊的角色，與其他崗位工作不一樣。所以我們要清楚秘書工作對(duì)企業(yè)的作用是什么。秘書工作是一個(gè)大家熟知的工種，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，近幾年秘書工作得到了不斷的發(fā)展和提高，并逐漸正規(guī)化。目前在企業(yè)管理中，秘書工作具有以下幾個(gè)明顯的特性：第一是機(jī)密性，秘書的工作與高層領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系最近，天天與領(lǐng)導(dǎo)打交道，最清楚領(lǐng)導(dǎo)的日常工作和生活習(xí)慣等。同時(shí)秘書在工作中也會(huì)與企業(yè)其他部門的人員頻繁接觸，對(duì)企業(yè)的一切事物都比較了解，知道的機(jī)密也最多。因此，當(dāng)秘書缺乏自我約束和職業(yè)道德時(shí)，就容易泄漏企業(yè)的秘密，使競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手知道后，將會(huì)使企業(yè)陷入危機(jī)之中，所以秘書人員不論是在生活中還是在工作中，都要時(shí)刻具有危機(jī)意識(shí)【3】。第二是輔助作用，秘書工作的主要內(nèi)容就是輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好企業(yè)的日常管理工作。秘書直接聽命于領(lǐng)導(dǎo)的安排，每天沒有固定的工作內(nèi)容，隨時(shí)接受領(lǐng)導(dǎo)指揮。好的領(lǐng)導(dǎo)可以發(fā)揮秘書的最大作用，反之好的秘書也可以提高領(lǐng)導(dǎo)的`工作效率。二者相互配合，才能發(fā)揮出最大的作用，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。第三是綜合性，秘書要有綜合工作能力，因此他的工作沒有固定的工作內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)安排什么，你就做什么，內(nèi)容比較復(fù)雜、零散。因此就需要秘書人員具有多種的工作能力，才能做好領(lǐng)導(dǎo)交代的所有工作。
二、秘書在企業(yè)中的作用
隨著技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，企業(yè)需要隨時(shí)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，做好預(yù)防準(zhǔn)備工作。企業(yè)需要不斷收集市場(chǎng)數(shù)據(jù)，通過分析得出結(jié)論作為企業(yè)決策的依據(jù)。并根據(jù)這些信息分析預(yù)測(cè)未來市場(chǎng)變化，制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，決定企業(yè)發(fā)展方向【4】。所以秘書的工作就是收集市場(chǎng)信息，并對(duì)收集到的市場(chǎng)信息就是整理和統(tǒng)計(jì)，并將處理結(jié)果上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而幫助決策者做出科學(xué)合理的決策。對(duì)于企業(yè)的重大決策，秘書只是一個(gè)輔助者，并不是直接的決策者。在領(lǐng)導(dǎo)者有某個(gè)決策意象時(shí)，秘書就需要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的這個(gè)方案展開相關(guān)工作，收集有關(guān)信息，做好分析工作，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)決策的不足之處，提出自己的改進(jìn)建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好決策工作。在方案執(zhí)行過程中，積極做好協(xié)調(diào)工作，將實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，做好危機(jī)處理工作，全程監(jiān)督?jīng)Q策的實(shí)施，確保決策順利開展。秘書還是企業(yè)的紐帶，連接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與下屬員工的橋梁，做好兩者的協(xié)調(diào)工作，提高企業(yè)內(nèi)部凝聚力。
三、危機(jī)管理中的秘書工作
(一)危機(jī)預(yù)防工作
秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)隨時(shí)面臨經(jīng)濟(jì)危機(jī)，作為助手的秘書，需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好各種可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，秘書要有敏銳的市場(chǎng)嗅覺，提前發(fā)現(xiàn)存在的風(fēng)險(xiǎn)，并處理好以免風(fēng)險(xiǎn)變大轉(zhuǎn)為企業(yè)危機(jī)，給企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失。
(1)時(shí)刻保持危機(jī)意識(shí)
秘書工作直接聽命于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，因此她的工作內(nèi)容都是比較重要的，關(guān)系企業(yè)發(fā)展的重要工作，在工作中不能有任何差錯(cuò)才行，否者就會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失或者使企業(yè)陷入危機(jī)中。例如;當(dāng)秘書人員與一個(gè)投資理財(cái)?shù)呐笥阉较麻e聊時(shí)說最近太無聊了，上班也很閑。導(dǎo)致另一個(gè)人猜測(cè)該企業(yè)最近可能沒有什么業(yè)務(wù)，經(jīng)營(yíng)不景氣，所以拒接購買該企業(yè)股票，導(dǎo)致企業(yè)股價(jià)下跌【5】。所有秘書人員一定要時(shí)刻保持危機(jī)意識(shí)，做好分內(nèi)工作，切勿給他人有可乘之機(jī)。
(2)做好危機(jī)警報(bào)工作
企業(yè)隨時(shí)都有可能發(fā)生各種危機(jī)，如：產(chǎn)品問題、管理不當(dāng)、員工糾紛等等。都可能給企業(yè)帶來一定的損失和不良影響。為了防止這種惡性的事件發(fā)生，一定要提前做好防范工作，危機(jī)警報(bào)工作是危機(jī)管理工作的首要且最重要的工作。因此秘書人員一定要做好危機(jī)警報(bào)工作，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)危險(xiǎn)預(yù)兆就馬上向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，做好危機(jī)應(yīng)急準(zhǔn)備工作，減小企業(yè)損失。
(3)做好危機(jī)準(zhǔn)備工作
為了防范未然，避免突發(fā)危機(jī)給企業(yè)造成巨大損失，秘書人員一定要做好危機(jī)預(yù)案，預(yù)防各種可能出現(xiàn)的危機(jī)，當(dāng)危機(jī)出現(xiàn)時(shí)，提前做好心理準(zhǔn)備，按照預(yù)先的處理方法及時(shí)應(yīng)對(duì)，不至于危機(jī)出現(xiàn)時(shí)不知所措。預(yù)案的內(nèi)容一定要詳細(xì)
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