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電子政務系統數字化檔案管理問題論文
摘要：電子政務系統的建設，已經成為我國信息化發展的重點關注對象。它有效地為數字化檔案管理帶來了良好的發展。數字化檔案管理，是電子政務系統下檔案管理面臨的重要挑戰。隨著目前社會信息化的不斷發展，電子政務將在政府的數字信息化建設中，對數字信息進行優化與高效管理。本文基于電子政務系統的內涵，提出了電子政務系統環境下傳統檔案管理中存在的問題，并相應地闡述了數字化檔案管理在今后的改進方向，以此來促進數字化檔案管理具有更好的服務功能。
關鍵詞：電子政務；數字化；檔案管理
引言
電子政務系統的有效應用，打破了傳統相關行政部門在時間管理與內部部門管理等方面的制約，并推進了政府部門相關工作的信息化與公開化，從而使電子政務系統為社會提供了高效、廣泛的個性化服務。現階段，科技不斷發展，檔案管理也逐漸形成信息化管理模式。數字化檔案管理基于電子政務系統環境模式。我們應從現代科技出發，有效發揮檔案信息管理的資源效益，為社會提供資源一體化共享的良好服務，以此來推動國家電子政務系統環境下數字化檔案的有效管理。
一、電子政務系統內涵
電子政務系統是以互聯網為載體，面向政府機關的信息服務與信息處理系統。電子政務系統利用現代的高科技技術，對政府內部的信息化系統進行改造，從而有效提升政府部門系統信息化的依法行政水平。電子政務系統的主要職能就是將社會經濟管理、市場管理與公共服務進行電子網絡化，利用互聯網技術對政府內部的信息化進行改革創新。它所具有的突出特點包括工作效率高，工作時更加公開、簡潔透明，可以為企業和居民提供良好的服務，有效地使企業和居民更好地參與到政府的管理工作中等。電子政務系統包括軟件系統與硬件系統。它是以信息為對象的處理系統。電子政務可以使人機相互合作，且工作時具有統一性、開放性，可以自動進行工作流程，是智能型的信息系統。
二、電子政務模式下傳統檔案管理的問題
(一)人員專業技術不高
數字化的檔案管理建設與傳統的檔案管理模式相比，對檔案管理人員的專業技術、身心素質都具有較高要求。在現階段，我國對檔案管理人員專業教育與高等專業教育的專業知識培訓內容都顯得陳舊，更新緩慢，并沒有滿足現代社會對數字化檔案管理人才的要求。檔案管理人才專業知識教學不注重當代高科技的培訓，對計算機技術與檔案管理工作的相關內容不給予重視，結果就出現人員在崗位工作時，缺乏計算機與數字化檔案管理的知識，不能有效推動數字化檔案管理的進步。
(二)安全因素沒能保障
檔案館與圖書館中的信息管理最大的不同在于，圖書館中的信息是可以面向公眾的，而檔案管理的信息則是有嚴格要求的，某些檔案是要嚴格控制傳播范圍，保證機密的。但傳統的檔案管理模式存在一定的安全風險。例如，計算機的防火墻設施不完善，外界病毒系統可以非法入侵，對檔案信息管理的安全體系造成了一定傷害；管理人員毫無戒備之心，隨手打開來歷不明的軟件，導致檔案信息存在外泄的風險。目前看來，傳統的檔案管理，已經不能嚴格保證檔案信息不會外泄。檔案信息的安全不能得到有效保障，信息化不能有效地更新，會使檔案信息存在一定的風險。
三、電子政務系統環境下數字化檔案管理的建議
(一)提升人員專業技術
在電子政務系統環境下，數字信息化在檔案管理工作中已被列為首要的工作任務。我們嚴格地制定了相關的數字化檔案管理規則，在專業技術人員考核中將其設置為重要考核目標。數字化檔案管理建設工作綜合了多學科的高科技技術。但是，數字化管理人員的專業技術能力不強，很難確保檔案數字化管理建設的有效發展。因此，現階段，數字化檔案管理相關部門要加強對管理人員數字化檔案管理工作的培訓，并積極引進相關專業技術人才，以有效地使數字化檔案管理在電子政務系統環境中良好開展。
(二)積極完善安全管理措施
在電子政務系統背景下，數字化檔案管理在建設開展中必須要對檔案信息的安全做到有效保障。數字化檔案管理要積極對網絡系統進行安全優化，加強計算機防火墻設備與外來入侵病毒檢測系統的完善。在數字化檔案管理人員的培訓中，還應注重思想上以防守為主，積極建設一套完善的防盜體系，不要隨意點開來歷不明的軟件。同時，關閉數字化管理系統中不需要的服務網站，經常給數字化管理系統增加安全補丁，有效隔離一切可能感染數字化檔案管理系統的因素，從而做到對數字化檔案管理全方位的安全保障。
四、結束語
在電子政務系統模式下，檔案管理信息的資源整合運用關鍵在于數字信息化的有效建設。但數字信息化技術只有借助互聯網平臺的安全保障，才能有效地對檔案信息進行采集與管理。數字化檔案管理人員要增強檔案信息資源的服務能力，并基于電子政務系統，保障檔案信息資源的穩定、可靠，努力發揮其最大管理效益，更好地促進數字化檔案信息資源有效管理。
參考文獻：
[1]章鄴.電子政務環境下檔案管理綜合運用[J].喀什師范學院學報，2015，36(05):110-112.
[2]黃凡玨，閉線林.電子政務環境下高校檔案管理及利用實踐探析[J].蘭臺世界，2014(08):59-60.
作者：葛繼紅 單位：如皋市社會養老保險管理處
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