公司客服人員費用的管理有效辦法

時間：2024-09-04 13:08:25 辦法我要投稿

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公司客服人員費用的管理有效辦法

　　一、目的：

公司客服人員費用的管理有效辦法

　　1、加快費用報銷進度。

　　2、方便統(tǒng)計管理，合理控制費用。

　　二、適用范圍

　　適用于客戶服務部相關管理人員及所有客服中心工作人員；

　　三、職責

　　1、分公司客服中心主管：負責對所在區(qū)域客服人員的費用審核的初審，負責審核轄區(qū)內(nèi)產(chǎn)生的售后費用的真實性、合理性和票據(jù)的數(shù)量；對費用報銷出現(xiàn)的異常問題及時提出報警；

　　2、分公司總經(jīng)理：負責對所在區(qū)域客服人員的費用審核（包含客服主管）的復審；

　　3、費用審核專員：負責審核全國分中心產(chǎn)生的售后費用的真實性、合理性和票據(jù)的數(shù)量，對費用報銷出現(xiàn)的異常問題及時提出報警并上報客服部經(jīng)理；

　　4、客戶服務部經(jīng)理：負責客服部成本費用的管控以及售后費用報銷的合理性；

　　5、報銷人：負責真實地將報銷相關材料按照公司標準粘貼；

　　6、國內(nèi)銷售公司副總經(jīng)理：單張報銷單超過2000元審核權。

　　四、報銷流程

　　1、報銷附帶憑證和相關規(guī)定：

　　1）出差審批單：每個人的報銷憑證后均需附上一張出差匯總審批表，必須要有相關負責人（客服主管）審批簽字，上面填寫清楚每半個月出差概況；

　　2）工作單（即安裝單、維修單、巡檢單）；

　　3）客服人員的電話費、市交費實行包干制度的客服中心，每月最高限額，超出部分費用自理。（以和各分公司郵件確認金額為準，如有特殊情況費用超出需向領導申請審批）

　　2、報銷周期和報銷憑證郵寄時間規(guī)定：

　　說明：1）總部為各客服中心每月辦理兩次報銷；

　　2）辦事處每個月寄2次報銷到總部，每次提前或按照上述日期寄出報銷；

　　3）每月報銷時，把當日之前的所有費用整理粘貼好；

　　4）期間遇節(jié)假日依次順延。

　　5）報銷周期不能超過一個月，如果超期則不予報銷。

　　3、報銷審核流程

　　1）客服現(xiàn)場工程師的費用報銷將相關憑證按照公司要求規(guī)定粘貼好，將費用報銷內(nèi)容錄到CRM費用系統(tǒng)里后直接將票據(jù)交給客服中心主管；

　　2）客服中心主管收到費用單據(jù)后，進行審核，同時客服中心主管自己的費用報銷相關憑證按照公司要求規(guī)定粘貼好，一并交給分公司總經(jīng)理審核；如無誤則按照規(guī)定日期全部寄往總部客服部，每次寄出費用報銷之前，登記整理好費用明細和匯總表，每月報銷時發(fā)送至總部審核專員郵箱；（備注：各中心主管每月發(fā)送費用明細時，需將每月非客服產(chǎn)生費用單獨列出明細表，并詳細備注具體費用）

　　3）客服部費用審核專員按照公司要求對辦事處的報銷進行審核，如無誤則轉交客服部經(jīng)理審核；（要求費用審核專員在三個工作日內(nèi)審核完畢）

　　4）客服部經(jīng)理在一個工作日內(nèi)審核完畢后由費用審核專員轉給財務部審核；

　　5）財務部收到費用單據(jù)后在七個工作日內(nèi)發(fā)放報銷款。（注：財務部在當月29日至次月9日期間由于月度結賬，故不收任何費用報銷單據(jù)；）

　　注明：每月各分公司客服上報費用報銷至總部時請?zhí)峁┵M用明細，并排序列好費用單編號（同一個人的費用單編號要求為連號），以便總部能確定發(fā)票等報銷憑證是否在運輸途中遺失。如不提供費用明細和匯總，或是報銷單填寫不清楚的總部將不予受理。

　　4、考核規(guī)定

　　1）對報銷票據(jù)中出現(xiàn)多票情況，則按照報銷單上金額進行報銷；

　　2）對報銷虛假（例如報銷沒有產(chǎn)生的費用），一經(jīng)查出則不報銷該筆金額。并予以報銷人及客服中心主管每人每次50元罰款處理，報銷人當月度考核直接評C；

　　3）對于客服中心超出規(guī)定日期提報費用的，不予報銷；（節(jié)假日等特殊情況除外）

　　4）對于不按照公司費用報銷規(guī)范填寫和粘貼票據(jù)，及少票、無效票、假的發(fā)票等，視情節(jié)予以報銷人和客服中心主管每人每次20元罰款處理。

　　5）對費用審核專員不按照規(guī)定時間及時審核費用，予以逾期每天/分公司20元罰款處理；（節(jié)假日、臨時性工作延誤等特殊情況除外）

　　注意如下變更：

　　1、各分公司必須依據(jù)報銷時間表；

　　2、各分公司所有報銷必須由分公司總經(jīng)理簽字；

　　3、再次強調(diào)報銷規(guī)定，報銷將嚴格執(zhí)行財務部報銷要求。

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