物業公司文件管理制度

時間：2022-12-28 11:36:42 制度我要投稿

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物業公司文件管理制度

　　在發展不斷提速的社會中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編整理的物業公司文件管理制度，希望對大家有所幫助。

物業公司文件管理制度

物業公司文件管理制度1

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式，公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等

　　2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程

　　4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

　　6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等

　　7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

　　9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

物業公司文件管理制度2

　　1目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4相關文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業資料;

　　b)圖紙資料;

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;

　　e)與服務過程有關的合同協議;

　　f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:

　　a)內行文、外行文

　　b)未被質量體系引用的外來文件

　　c)與服務過程無關的合同協議

　　d)未被質量體系引用的法律法規

　　e)行業標準性文件

　　f)照片、錄像帶

　　g)電腦貯存

　　5.3文件、資料目錄的索引號，文件盒編號，同號柜序列號，文件柜編號，文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

　　a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的.調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

　　d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

　　e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

　　5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。

　　5.8文件、資料的更新文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。

　　6使用的記錄表格

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