公司文件的管理制度

時間：2022-03-09 14:55:42 公司文件的管理制度我要投稿

公司文件的管理制度

　　公司管理制度的作用

　　公司管理制度是實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的有力措施和手段。它作為員工行為規(guī)范的模式，能使員工個人的活動得以合理進行，同時又成為維護員工共同利益的一種強制手段。

　　因此，企業(yè)各項管理制度，是企業(yè)進行正常經(jīng)營管理所必需的，它是一種強有力的保證。優(yōu)秀企業(yè)文化的管理制度必然是科學(xué)、完整、實用的管理方式的體現(xiàn)。

　　公司管理制度是企業(yè)員工在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中共同須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則的總稱，公司管理制度的表現(xiàn)形式或組成包括企業(yè)組織機構(gòu)設(shè)計、職能部門劃分及職能分工、崗位職責(zé)工作說明，專業(yè)管理制度、工作或流程、管理表單等管理制度類文件。

　　公司管理制度的制定要依照企業(yè)自身的實際情況進行，制度的目的是讓企業(yè)更加高效、穩(wěn)定的運行，但由于每家企業(yè)在行業(yè)、組織結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)等各方面都存在著差異。

　　公司文件的管理制度（通用10篇）

　　在不斷進步的時代，越來越多人會去使用制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編精心整理的公司文件的管理制度（通用10篇），希望能夠幫助到大家。

　　公司文件的管理制度1

　　1、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　3、職責(zé)

　　3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

　　3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

　　3.4.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2財務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財務(wù)管理制度文件。

　　3.4.3客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。

　　3.4.5質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導(dǎo)書等文件。

　　3.4.6設(shè)計部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件（設(shè)計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測試）等文件。

　　3.4.7工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。

　　3.4.8公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

　　4、定義

　　4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。

　　4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件。

　　4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）

　　5、工作程序

　　5.1文件的分類

　　5.1.1文件屬性分類

　　（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　　（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。

　　（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。

　　（5）外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。

　　5.1.2文件階層分類

　　（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。

　　（2)二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

　　（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。

　　（4)四階文件：各記錄表單、報表等。

　　公司文件的管理制度2

　　（一）目的

　　為規(guī)范管理本企業(yè)的安全生產(chǎn)規(guī)章制度，確保符合國家相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，符合本企業(yè)的特點，具有實際的指導(dǎo)意義，制訂本制度。

　　（二）適用范圍

　　本制度適用于xx水泥有限公司安全生產(chǎn)規(guī)章制度，安全操作規(guī)程及其他安全生產(chǎn)文件的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等管理。

　　（三）規(guī)范性引用文件

　　《文件控制程序》

　　（四）職責(zé)

　　1.總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織制定、審核、簽發(fā)并落實本單位安全生產(chǎn)規(guī)章制度和、崗位安全操作規(guī)程和崗位生產(chǎn)責(zé)任制。

　　2.生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)實施對安全規(guī)章制度、崗位安全操作規(guī)程和崗位生產(chǎn)責(zé)任制文件的編制組織、審核修訂，包括與安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的外來文件。

　　3.各分廠、處室在職權(quán)范圍內(nèi)分工負(fù)責(zé)本單位的安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程和崗位生產(chǎn)責(zé)任制的編制和管理。

　　(五)管理要求

　　1.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的分類、編號

　　1.1本企業(yè)的安全標(biāo)準(zhǔn)化文件主要包括：安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制、事故應(yīng)急救援預(yù)案等。

　　1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的受控狀態(tài)

　　安全標(biāo)準(zhǔn)化文件分“受控”和“非受控”兩種形式。“受控”文件的發(fā)放對象為本公司與標(biāo)準(zhǔn)化運行有關(guān)的部門或個人。“受控”文件發(fā)放時其封面加蓋“受控”章，進行統(tǒng)一編號，并對持有者進行登記，必要時蓋xx水泥有限公司專用章。“非受控”文件只進行編號和記錄，可作為一次性文件提供給顧客，發(fā)出后不再進行管理。

　　1.3安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編號規(guī)則：

　　1.3.1公司自行編制的安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編號規(guī)則：

　　注：

　　“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代碼

　　“WN”是，“威寧”的拼音第一個字母縮寫；

　　“XN”，指公司名稱“西南”；

　　“R”是指“記錄”；

　　“AQ”，指各安全文件的編號，安全生產(chǎn)規(guī)章制度WNXN-AQZD，操作規(guī)程WNXN-CZGC，安全責(zé)任制WNXN-AQZRZ等開始編，需保留文件控制的相關(guān)記錄。

　　1.3.2國家行業(yè)地方等標(biāo)準(zhǔn)采用原編號。

　　2.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編制

　　2.1生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)組織編寫《安全生產(chǎn)管理制度匯編》，包括《應(yīng)急救援預(yù)案》《崗位安全操作規(guī)程》《崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制》等文件的編寫，按照安全標(biāo)準(zhǔn)化的13個要素進行分解，各分廠、處室按照職權(quán)范圍負(fù)責(zé)本部門所涉及的安全標(biāo)準(zhǔn)化要素進行安全文件的編寫。

　　2.2《安全生產(chǎn)管理制度匯編》至少包含下列內(nèi)容：安全目標(biāo)管理、安全生產(chǎn)責(zé)任制管理、法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理、安全投入管理、文件和檔案管理、風(fēng)險評估和控制管理、安全教育培訓(xùn)管理、特種作業(yè)人員管理、設(shè)備設(shè)施安全管理、建設(shè)項目安全“三同時”管理、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗收管理、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報廢管理、施工和檢維修安全管理、危險物品及重大危險源管理、作業(yè)安全管理、相關(guān)方及外用工（單位）管理、職業(yè)健康管理、勞動防護用品（具）和保健品管理、安全檢查及隱患治理、應(yīng)急管理、事故管理、安全績效評定管理等。

　　2.3制度內(nèi)容要符合國家相關(guān)法律、法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，應(yīng)符合本企業(yè)的實際，不能照抄照搬。

　　2.4制度的編寫人員應(yīng)了解國家相關(guān)法律、法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，熟悉本企業(yè)的組織架構(gòu)和管理特點，確保合規(guī)性。制度的格式建議包括以下內(nèi)容：目的、適用范圍、規(guī)范性引用文件、職責(zé)、管理要求、記錄等。

　　2.5《崗位安全操作規(guī)程》要涵蓋本企業(yè)的所有崗位（或設(shè)備），內(nèi)容要基于特定的危險源（危害因素）辨識和風(fēng)險分析評價和控制。其格式建議包括以下內(nèi)容：目的、范圍、主要風(fēng)險及控制措施、操作規(guī)程、安全注意事項、應(yīng)急處置、附件等。

　　2.6應(yīng)急預(yù)案的編寫應(yīng)符合《生產(chǎn)經(jīng)營單位安全生產(chǎn)事故應(yīng)急預(yù)案編制導(dǎo)則》的要求，應(yīng)按規(guī)定評審，并報安監(jiān)部門備案。

　　3.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的會簽

　　3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化文件草稿編制結(jié)束后，生產(chǎn)技術(shù)處應(yīng)將草稿發(fā)放到相關(guān)部門，或組織相關(guān)部門、人員討論，廣泛征求各部門人員的意見。

　　3.2各部門人員提出的意見，生產(chǎn)技術(shù)處應(yīng)做好記錄，斟酌采納后融入到其中。

　　4.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的審批

　　4.1《安全生產(chǎn)管理制度匯編》由生產(chǎn)技術(shù)處組織編寫，生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)人審核后報請主管領(lǐng)導(dǎo)，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.2各部門負(fù)責(zé)編制的安全標(biāo)準(zhǔn)化文件由各單位自行起草，生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)人審核后報請主管領(lǐng)導(dǎo)，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.3安全標(biāo)準(zhǔn)化文件在發(fā)布前，審核時規(guī)定發(fā)放范圍。

　　4.4各分廠、處室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核部門起草的文件，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的`發(fā)布

　　5.1受控文件由行政人事處根據(jù)文件的發(fā)放范圍統(tǒng)一發(fā)放。

　　5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事處文件發(fā)放程序發(fā)放，發(fā)放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺發(fā)放到相關(guān)部門，相關(guān)部門應(yīng)及時查閱，獲取存檔。

　　5.1．2一般的安全文件，由擬定文件部門，按文件發(fā)放程序發(fā)放，發(fā)放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺發(fā)放到相關(guān)部門或本部門，相關(guān)部門或本部門應(yīng)及時查閱，獲取存檔。

　　5.2安全標(biāo)準(zhǔn)化文件發(fā)放應(yīng)在《文件發(fā)放/回收登記表》上登記，受控文件應(yīng)記錄發(fā)放號，并有文件接收人簽名，保留發(fā)放記錄。

　　5.3各分廠編制的安全生產(chǎn)管理制度及崗位安全操作規(guī)程應(yīng)由行政人事處發(fā)放到相關(guān)崗位，并組織培訓(xùn)考核，保留記錄資料。

　　5.4安全標(biāo)準(zhǔn)化文件應(yīng)以公司正式文件發(fā)布。

　　5.5各分廠、處室應(yīng)嚴(yán)格按照安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的要求執(zhí)行。

　　6.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的使用

　　6.1文件使用人的受控文件破損嚴(yán)重影響使用時，應(yīng)向辦公室辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。補發(fā)新文件，分發(fā)號不變。

　　6.2文件使用人丟失受控文件應(yīng)向行政人事處報告，說明丟失原因，經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后補發(fā)新文件。

　　6.3行政人事處保存相關(guān)《受控文件目錄》。

　　7.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的評審

　　7.1公司每年至少組織一次對安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度和操作規(guī)程、崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制的執(zhí)行情況及適用情況進行全面檢查和評估，并編寫評估報告。

　　7.2個別文件因可操作性等原因需要臨時評審的，由使用單位提出，生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)組織安全標(biāo)準(zhǔn)化文件評審，以確定是否需要修改。

　　7.3出現(xiàn)下列情況時，評審工作可以立即開展，確保安全規(guī)章制度和安全操作規(guī)程的適用性和有效性：

　　7.3.1國家安全生產(chǎn)新的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及其他要求在官方媒體公布或通過文件精神下達時。

　　7.3.2省市等上級部門安全生產(chǎn)行政管理部門新下發(fā)的安全管理相關(guān)文件通知時。

　　7.3.3公司新工藝新技術(shù)、新裝置、新產(chǎn)品和新方法的投入使用時。

　　7.3.4當(dāng)發(fā)生事故時，工藝技術(shù)材料等發(fā)生變更時。

　　7.3.5企業(yè)發(fā)生并購重組時。

　　8.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的修訂

　　8.1制定文件修訂的計劃，并根據(jù)文件評審結(jié)果、安全檢查反饋的問題、生產(chǎn)安全事故案例和績效評定結(jié)果等，對安全生產(chǎn)規(guī)章制度及崗位安全操作規(guī)程進行修訂，確保其有效和適用；

　　8.2安全標(biāo)準(zhǔn)化文件需要更改時，應(yīng)有文件更改人書面說明原因及更改內(nèi)容；重大更改（如技術(shù)等）還應(yīng)附有充分的理由和依據(jù)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字，文件主管部門審核后，報原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。原批準(zhǔn)人發(fā)生變化或其職能發(fā)生變化時，應(yīng)報接替其職能的人員批準(zhǔn)。

　　8.3安全標(biāo)準(zhǔn)化文件經(jīng)修改后應(yīng)注明修改狀態(tài)，自0開始順序編號，修改頁超過2/3時應(yīng)換版。

　　8.4安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的換版和文件的作廢及銷毀要進行登記。

　　9.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的管理

　　9.1經(jīng)批準(zhǔn)的文件應(yīng)按文件的編號規(guī)則予以編號登記。文件起草部門應(yīng)將文件原稿和批文交辦公室保存。以媒體形式存放文件應(yīng)加密/將磁盤標(biāo)識存檔。

　　9.2需臨時借閱安全標(biāo)準(zhǔn)化文件時，應(yīng)經(jīng)安全文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并予以登記，借閱者應(yīng)在規(guī)定的日期時間內(nèi)歸還文件。文件原稿不對外借閱。

　　9.3文件復(fù)印和拷貝需填寫申請單，由行政人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自打印復(fù)印和拷貝。

　　公司文件的管理制度3

　　一、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

　　三、職責(zé)

　　1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

　　2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門備案。

　　四、內(nèi)容

　　1、文件資料的收集

　　安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

　　（1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求；

　　（2）上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等；

　　（3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；

　　（4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等；、

　　（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

　　（6）供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；

　　（7）安全設(shè)施檢測、檢驗報告、記錄等；

　　（8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等；

　　2、立卷歸檔

　　（1）、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；

　　（2）、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

　　（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存；

　　（4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄；

　　（5）、不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨立卷；

　　3、檔案保管

　　（1）、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；

　　（2）、應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　　（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；

　　（2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；

　　（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

　　5、檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

　　五、相關(guān)記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋，自發(fā)布之日起實施。

　　公司文件的管理制度4

　　1、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

　　3、定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

　　4、職責(zé)

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

　　4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

　　4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

　　5、文件分級分類

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。

　　5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

　　6、文件編號、標(biāo)識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　6.2文件的標(biāo)識與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標(biāo)識；如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識；

　　長期有效的文件予以編號和標(biāo)識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本；

　　一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7、文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

　　7.2文件歸檔、發(fā)放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發(fā)放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門；

　　(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門；

　　(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件；行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。

　　(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當(dāng)超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認(rèn)更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。

　　7.4文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

　　7.5外來文件管理

　　7.5.1外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)；上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。

　　7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：

　　文件密級發(fā)放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象

　　機密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象

　　秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象

　　公司文件的管理制度5

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的管理。

　　二、管理業(yè)務(wù)與分工

　　1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。

　　2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。

　　三、管理內(nèi)容與要求

　　1.技術(shù)文件的種類

　　（1）技術(shù)類文件

　　由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。

　　（2）管理類文件

　　由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項目的合同；項目資料；項目預(yù)算單、決算單等。

　　2.文件登記

　　（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應(yīng)包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。

　　（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　　（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。

　　（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計更改單》。

　　《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：

　　（a）技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　　（b）更改理由；

　　（c）會審意見、會審簽名；

　　（d）設(shè)計、工藝負(fù)責(zé)人簽名；

　　（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。

　　（3）技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)

　　一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進行xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會議通過審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。

　　（4）技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記）。

　　（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時應(yīng)作出標(biāo)記）。

　　公司文件的管理制度6

　　一、目的

　　為加強公司文件、檔案管理，增強文件、檔案安全性和保密性，規(guī)范公司文件、檔案格式，統(tǒng)一文件、檔案程序，特制定公司文件、檔案管理辦法。

　　二、格式的規(guī)范

　　公司文件、檔案的格式包括：臺頭、字體、編碼，要做到統(tǒng)一、規(guī)范，公司對外聯(lián)系、內(nèi)部行文按照統(tǒng)一的格式，一律要求計算機打印后發(fā)送，不得手寫。

　　三、文檔分類管理

　　公司建立各類文檔的目的，一是通過文檔可了解公司整個發(fā)展情況，二是便于查找、使用。根據(jù)公司經(jīng)營范圍，文檔可分為幾類，如下：

　　1、行政類

　　1）公司內(nèi)部管理制度、交流文件、會議紀(jì)要、重要函件；

　　2）機要文件:股東會/董事會會議紀(jì)要、決議等材料；審計報告、商業(yè)密件以及不可隨意復(fù)印的文件或傳閱的文件等；

　　3）公司的宣傳材料、簡介、刊物等；

　　4）公司人事檔案，各項人事記錄；

　　5）行政產(chǎn)生的各項記錄，資產(chǎn)、設(shè)備說明書、驅(qū)動盤等。

　　2、技術(shù)類

　　1）技術(shù)文檔/產(chǎn)品代碼/產(chǎn)品研發(fā)測試過程文檔和記錄；

　　2）技術(shù)資料：與工作有關(guān)的開發(fā)工具及技術(shù)參考、學(xué)習(xí)資料。

　　3、商務(wù)類

　　1）非經(jīng)營協(xié)議：公司之間合作、協(xié)作協(xié)議；

　　2）經(jīng)營合同：用于公司的租賃、通訊以及辦公方面的合同、協(xié)議；商務(wù)經(jīng)營活動合同，包括正式合同、內(nèi)部合同、采購合同及合同執(zhí)行過程記錄等；客戶檔案，以客戶為單位，自與該客戶建立聯(lián)系開始，除基本情況外，記錄每一次活動及每一項合同執(zhí)行情況。媒介檔案：每一家媒介建立獨立檔案，除基本情況外，記錄每次合作或采購活動情況。

　　4、項目文檔

　　從銷售立項到完成全過程的項目正式文件和溝通備忘文件，全部獨立存檔。

　　四、文檔編號規(guī)則

　　1、常規(guī)文件編號規(guī)則：

　　公司名稱縮寫（CF）+科目名稱+具體類別+年份+順序號（3位）

　　如：公司行政管理會議紀(jì)要一份：CF-AM-會議紀(jì)要-2021-005

　　2、項目文檔編號規(guī)則：

　　項目編號+具體類別+順序號（3位）

　　如：xx項目溝通會議紀(jì)要一份：20211009-XS-溝通會議紀(jì)要-003

　　3、公司運營管控文檔編號規(guī)則：

　　公司名稱縮寫+科目+順序號（3位）+版本號

　　如：考勤管理制度：CF-HR-005-1.0,“CF”代表公司，“HR”代表所屬科目-人力資源管理，“005”代表序號，“1.0”代表版本號。

　　五、本規(guī)定自制定之日起執(zhí)行，人事行政部負(fù)責(zé)修訂和解釋。

　　公司文件的管理制度7

　　一、總則

　　第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3、為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

　　1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等；

　　2、各種專業(yè)例會記錄；

　　3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果；

　　5、企業(yè)日志和大事記。

　　第十條立卷要求

　　1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　六、附則

　　第十二條本制度解釋權(quán)歸行政部。

　　第十三條本制度自公布之日起執(zhí)行。

　　公司文件的管理制度8

　　（一）總則

　　第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1、凡來廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管

　　1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

　　2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。

　　3、爲(wèi)加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

　　5、兩辦機要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

　　6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　　（三）發(fā)文的管理

　　第八條發(fā)文的規(guī)定

　　1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2、各群衆(zhòng)團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

　　3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　第九條發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：

　　（1）公布全廠規(guī)章制度；

　　（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；

　　（3）公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

　　（4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

　　（6）其他有關(guān)全廠的重大事項；

　　3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：

　　（1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

　　5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

　　6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。

　　（四）發(fā)文程式與要求

　　第十條發(fā)文程式規(guī)定：

　　1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；

　　5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；

　　6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；

　　7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；

　　9、文稿審核會簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

　　10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列印；

　　11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

　　12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

　　（五）文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

　　第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲(wèi)月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

　　第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　（六）文件的.立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：

　　（1）上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；

　　（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

　　（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

　　（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

　　（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

　　（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

　　（7）上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

　　（8）反映本廠生産、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

　　（9）工廠日志和大事記；

　　（10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

　　2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

　　（七）文件的銷毀

　　第十七條對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

　　公司文件的管理制度9

　　第一章總則

　　第一條為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

　　第二條負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

　　第三條堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第二章文書檔案立卷歸檔方法

　　第一節(jié)文件資料的收集管理

　　第四條凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。

　　第五條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

　　第六條公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后會計部才給予核報差旅費。

　　第七條各系統(tǒng)、部門檔案員的職責(zé)：

　　（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

　　（二）認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

　　（三）承辦人員借用文件資料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。

　　第二節(jié)歸檔范圍

　　第八條重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀(jì)要等。

　　第九條上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。

　　第十條公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　第十一條公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)。

　　第十二條公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

　　第十三條信訪工作資料。

　　第十四條公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

　　第十五條公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。

　　第十六條公司的各種規(guī)章制度、實施細(xì)則、程序文件。

　　第十七條公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第十八條公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

　　第十九條公司重要設(shè)備檔案、財會檔案材料。

　　第三節(jié)平時歸卷

　　第二十條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。

　　第二十一條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件資料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十二條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。

　　第二十三條檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件資料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)"對號入座"，并在文件處理登記薄上注明。

　　第四節(jié)立卷

　　第二十四條立卷工作由相關(guān)部門檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

　　第二十五條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十六條歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　第二十七條在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十八條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十九條卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　第三十條卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。

　　第三十一條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

　　第三十二條有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

　　第三十三條案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十四條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

　　（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

　　公司文件的管理制度10

　　為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合本公司的實際情況，特制定本規(guī)定。各部門的公文審批、管理工作，必須實行嚴(yán)格的保密制度。

　　一、公文處理程序

　　(一)收文處理

　　1、上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、資料和平級發(fā)來的文件，均由人事部統(tǒng)一簽收、開封、登記、呈閱、轉(zhuǎn)發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。

　　2、人事部應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。

　　3、凡需辦理的公文，應(yīng)先送總經(jīng)理簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理；人事部經(jīng)理在簽批公文時，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。

　　4、各部門收到急件時，應(yīng)在2天內(nèi)答復(fù)并退回文件；一般要辦理的文件，5天內(nèi)應(yīng)辦理并回復(fù)文件。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面簡要回復(fù)。

　　5、加強公文檢查催辦工作。人事部人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要登記備案，認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。

　　6、領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應(yīng)將會議文件交人事部人員立卷歸檔。

　　(二)發(fā)文處理

　　1、公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后書面形式送人事部核稿交由總經(jīng)理。

　　2、文件的簽發(fā)。公司人事公文，由總經(jīng)理簽署意見后，由人事部收發(fā)。

　　3、簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。

　　4、公文簽發(fā)后，由人事部負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。

　　5、公文校對以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動原文。

　　6、公文處理完畢后要及時送交人事部整理立卷，不得私自泄露相關(guān)文件。

　　7、公司內(nèi)部非公文性的文件，交人事部審核，人事部根據(jù)文件具體事項交總經(jīng)理審閱，由人事部負(fù)責(zé)逐級送達，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示，交經(jīng)辦人辦理。

　　(三)傳遞過程中文件的管理

　　1、人事部由專人負(fù)責(zé)文件的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強對相關(guān)人員大的保密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場所或家中。

　　2、文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收注銷等手續(xù)，并按照收文登記簿檢查歸檔，以防遺漏。

　　二、文件的立卷歸檔管理

　　(一)立卷歸檔的范圍

　　1、各類公文、收文、各部門工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、及音像資料等有保存價值的資料，由經(jīng)辦人收集齊全，分類整理，移交人事部整理核對后，于次月送交人事部檔案室立卷歸檔。各部門、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。

　　2、沒有存檔價值和存查必要的公文，由人事部鑒別登記后銷毀。

　　3、人力資源部及財務(wù)部的重要文件資料由本部門自行保管。

　　(二)文件的借閱、復(fù)制

　　1、一般性歸檔文件的借閱、復(fù)制均需經(jīng)過登記后方可進行。

　　2、秘密文件必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意后，方可登記并借閱、復(fù)印。

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