企業文件管理制度

時間：2022-06-29 10:30:47 管理制度我要投稿

企業文件管理制度

　　在現實社會中，各種制度頻頻出現，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。擬起制度來就毫無頭緒？下面是小編整理的企業文件管理制度，希望對大家有所幫助。

企業文件管理制度

企業文件管理制度1

　　1、目的

　　為了規范公司各部門和各管理體系文件的編號及文件的日常管理工作，使文件在使用過程中不發生內容重復、遺留，便于文件的檢索和存檔，特制定本辦法。

　　2、適用范圍

　　適用于公司所有文件和制度的編號。

　　3、術語

　　根據文件性質分為質量體系文件、技術文件、合同文件、文書文件四類。

　　3.1體系文件指質量手冊、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、質量記錄等與質量體系有關的文件。

　　3.2技術文件指產品技術文件、工藝技術文件、檢驗技術文件、外來技術文件和其它技術文件五大類。

　　3.3合同文件指除技術、質量合同以外的配套協議、準時供貨協議、各種供方行為規范承諾書、價格協議等配套合同和營銷合同等。

　　3.4文書文件指公司行政文件、行政規章、各種請示、一次性的通知等其它與質量體系無直接關聯的文件，但以公司級文件頒布的列入公司行政文件類。

　　4、職責

　　4.1辦公室負責行政文書、各種文件的編號和歸口管理。

　　4.2財務部、供銷部負責合同文件的編號和歸口管理。

　　4.3生技部、研發部負責技術、工藝以及質量體系文件的編號和歸口管理。

　　5、正文

　　5.1文件編號規則

　　5.1.1外來文件執行原編號。

　　5.1.2體系文件編號管理

　　5.1.2.1文件類別

　　5.1.2.2部門簡稱

　　5.1.2.3質量手冊編號（Q/SXKXR-QM9001-××××）

　　發布年號

　　質量手冊代號

　　公司標準代號

　　5.1.2.4程序文件編號（Q/SXKXR-QP-××××-××××）

　　Q/SXKXR –-

　　發布年號

　　順序號

　　程序文件代號

　　公司標準代號

　　5.1.2.5管理文件編號（SXKXR-GW-××-×××-××××）

　　- -

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　管理文件代號

　　公司代號

　　5.1.2.6作業文件編號（SXKXR-ZW-××-×××-××××） ××-×××-××××

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　作業文件代號

　　公司標準代號

　　5.1.2.7管理通知編號（SXKXR-T-××-×××-××××）

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　管理通知代號

　　公司標準代號

　　5.1.2.8質量記錄（SXKXR-JL-××-×××）

　　順序號

　　記錄文件順序號

　　質量記錄代號

　　5.1.2.9表單編號（SXKXR-BD-××-×××-××××）

　　××-×××- ××××

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　管理通知代號

　　公司標準代號

　　5.1.3文件分類：一階文件（質量手冊）二階文件：（程序文件）三階文件：（體系支持文件、作業文件、技術文件、制度管理文件等）四階文件：（表單、

　　記錄等）；一階、二階文件以及公司級通用文件無需注明部門代號，三階文件及各部門發布的內部文件需注明部門代號。

　　5.1.4文書文件編號

　　5.1.4.1一般文書類別簡稱表（如有文件類別未在此限定內，可納入綜合類）

　　5.1.4.2紅頭文件編號（辦公室【××××】×××號）

　　順序號

　　發布年號

　　部門代號

　　5.1.4.3一般文書編號（SXKXR-××-×-××××-××-×××）如：SXKXR-03-J-20xx-06-001表示辦公室20xx年6月發出的第一份會議紀要

　　5.2文件編寫規范

　　5.2.1文件分為標題→編號→目的→適用范圍→術語→職責→正文→接口文件→記錄→附則等十部分（嚴格執行以上編寫順序），可依據文件性質進行適當刪減。

　　5.2.2體系文件編寫規范（見附件一）

　　5.2.3技術文件根據技術文件編寫規范進行編寫，技術文件簡稱JW，文件編號格式：

　　年號

　　順序號

　　部門代號

　　技術文件代號

　　公司標準代號

　　5.2.4合同文件根據合同文件編寫規范進行編寫，合同文件簡稱HW。文件編號格式：

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　合同文件代號

　　公司標準代號

　　5.2.5文書文件編寫規范

　　5.2.5.1紅頭文件編寫規范（見附件二）

　　5.2.5.2報告/請示編寫規范（見附件三）

　　5.2.5.3會議紀要編寫規范（見附件四）

　　5.2.5.4一般性通知編寫規范（見附件五）

　　5.2.5.5通報編寫規范（見附件六）

　　6、附則

　　6.1本辦法從20xx年6月1日開始執行。

　　6.2本辦法的解釋權歸公司辦公室。

企業文件管理制度2

　　(一)總則

　　第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2.對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的"四對口"核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管

　　1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上"文件處理傳閱單"，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。

　　2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第六條公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

　　5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的`責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　　(三)發文的管理

　　第八條發文的規定

　　1.全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。

　　3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。

　　第九條發文的范圍：

　　1.凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2.黨委、廠部下發文件主要用于：

　　公布全廠規章制度;

　　轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;

　　公布工廠體制機構變動或干部任免事項;

　　公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　　發布有關獎懲決定和通報;

　　其他有關全廠的重大事項;

　　3.黨委、廠部上行文、外發文主要用于：

　　對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　　同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

　　5.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文。

　　(四)發文程序與要求

　　第十條發文程序規定：

　　1.各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請;

　　2.黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

　　3.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

　　4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級;

　　5.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;

　　6.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);

　　7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚;

　　8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽;

　　9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發;

　　10.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印;

　　11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名;

　　12.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。

企業文件管理制度3

　　各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。

　　.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。

　　九條發文的范圍：

　　.凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　.黨委、廠部下發文件主要用于：

　　()公布全廠規章制度；

　　()轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

　　()公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

　　()公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　()發布有關獎懲決定和通報；

　　()其他有關全廠的重大事項；

　　.黨委、廠部上行文、外發文主要用于：

　　()對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　()同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

　　.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文。

　　(四)發文程序與要求

　　十條發文程序規定：

　　.各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　.黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

　　.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；

　　.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印；

　　.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。，

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