城市建設(shè)工程檔案收集難點及策略研究論文
摘要：為了更好的進行市政工程檔案收集工作，首先要認(rèn)識到城市建設(shè)工程檔案的重要性。城市建設(shè)工程涉及的單位和人員較多，對檔案存管重視不夠，收集過程中都都在諸多困難。本文對城市建設(shè)工程檔案收集工作現(xiàn)狀進行了具體分析，提出市政工程檔案收集與管理工作存在的問題，以及相應(yīng)的應(yīng)對策略。
關(guān)鍵詞：市政工程檔案；收集工作；城市建設(shè)
城市建設(shè)是百年大計，各地政府都非常重視，各地工程一個接一個上馬。同時，城市建設(shè)工程竣工檔案的收集、歸檔問題也日趨突出。城建工程檔案的收集是基礎(chǔ)，是反映城建工程建設(shè)過程的第一手資料；城市建設(shè)工程涉及的單位和人員較多，由于他們對檔案管理的法律法規(guī)認(rèn)識不足，普遍不重視檔案的收集與整理，出現(xiàn)了一些偏差。因此，加強檔案的產(chǎn)法和宣傳，強化建設(shè)及施工單位和人員的檔案法律意識，重視城建工程檔案的收集和歸檔，為我國城市發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。
一、檔案收集的難點
1.1、相關(guān)法規(guī)不健全長期以來，我國出臺了20多部有關(guān)城市建設(shè)管理的法律及規(guī)章，涉及到城市重點建設(shè)、河道管理、城市綠化、拆遷、古跡保護等領(lǐng)域，但真正涉及到市政工程檔案管理的不多。目前只有建設(shè)部頒布《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等少數(shù)法規(guī)具有明確的針對性，但僅這此法規(guī)也還有很大缺陷，存在很多問題。由于沒有相關(guān)法規(guī)作保障，因此在工程檔案預(yù)驗收通過后，城建檔案館再沒有能力去約束設(shè)計、施工和建設(shè)單位，要想將與工程相關(guān)的檔案收集起來非常困難。無論是國家頒布的《檔案法》還是地方相關(guān)法規(guī)都不能克保市政公用工程檔案完整、準(zhǔn)確及時地進館。
1.2、未能有效地保障歸檔率。不同類型的工程檔案的預(yù)驗收與歸檔，存在一些差別，國有企業(yè)稍好一點，有些民辦企業(yè)或者聯(lián)辦的工程就差一些，資料難以收齊和歸檔。工程竣工驗收或備案后，由建設(shè)單位將工程準(zhǔn)備階段文件、地勘材料、監(jiān)理說明報告、施工圖紙及竣工圖等全套資料向檔案館移交。而有些市政工程主是地方政府主導(dǎo)的工程或者部門的自建工程，基本不需要辦理房地產(chǎn)確權(quán)，也就不愿意移交相關(guān)檔案，且對檔案管理部門的要求置之不理了。
1.3、建設(shè)單位歸檔意識不強原建設(shè)部2001年修改頒布發(fā)的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》中明確規(guī)定：由建設(shè)單位收集、建設(shè)工程項目各環(huán)節(jié)的文件資料，等全項目檔案，在建設(shè)工程全部竣工驗收后，及時向城建檔案館報送。但是，部分工程的建設(shè)單位所關(guān)注的是工程形象、進度和質(zhì)量，對檔案不太關(guān)注，重視程度不夠，在建設(shè)過程中至驗收后，未能按照要求形成檔案并歸檔，多數(shù)將由施工單位代為負(fù)責(zé)，因此出現(xiàn)與檔案管理部門不和諧的情況。
二、完善城市建設(shè)檔案收集工作的策略
2.1強化檔案法規(guī)監(jiān)督,堅持依法治檔首先要出臺一批政策法規(guī)，從法律上保證城市建設(shè)工程檔案的收集與管理，要加大檔案法律法規(guī)的宣傳，要在全社會形成尊法、守法的風(fēng)氣,尤其是取消竣工檔案保證金后,應(yīng)該盡快出臺相應(yīng)的法規(guī),要配備專門的機構(gòu)和執(zhí)法人員對檔案進行監(jiān)管和控制,對移交竣工檔案不合格或不及時的單位及其法人代表,要有經(jīng)濟處罰的措施出臺，對惡意不交檔案的要提交司法處理;工程竣工驗收與竣工檔案交驗合并處置,可以采取建設(shè)單位不交竣工檔案,規(guī)劃部門不予辦理其新建工程的辦法;在工程竣工驗收方面,工程質(zhì)檢單位和城建檔案館進行聯(lián)合行政執(zhí)法，確保檔案完整才算峻工完畢。任何一項市政工程竣工以后,竣工檔案沒有移交的.者的,分清施工單位和建設(shè)單位的責(zé)任，分別處理，是施工方責(zé)任的，建設(shè)行政主管部門將視情節(jié)對施工單位采取“不分配新施工任務(wù),取消參加市政工程投標(biāo)資格”的處置;體現(xiàn)執(zhí)法監(jiān)督在城建檔案工作中的重要地位。形成良好的檔案管理法律意識,讓法律理念貫穿工程建設(shè)的每一環(huán)節(jié),努力改變城市建設(shè)工程項目檔案被動移交為主動移交，扭轉(zhuǎn)這一態(tài)勢。
2.2抓住主要矛盾，從基層做起市政工程建設(shè)檔案收集工作做的好壞，又直接影響著城市檔案管理的質(zhì)量和數(shù)量，也關(guān)系到城市建設(shè)和經(jīng)濟建設(shè)。但現(xiàn)狀卻是：中標(biāo)施工單位長期以來不重視檔案工作，管理機構(gòu)及人員不健全，技術(shù)人員配備不全，總認(rèn)為是可有可無，造成檔案丟失，資料不全等諸多問題。，缺乏檔案管理的專門設(shè)備。目前，市政工程項目檔案工作面臨的無人重視，無人管理的局面，市政工程建設(shè)從立項到施工的作業(yè)線上，各種分散的文件材料、資料、圖片流失在各有關(guān)科室、臨時聘請工程建設(shè)技術(shù)人員手中。沒有形成一整套完整的保管體系，只有在驗收時才臨時整理。一旦工程完工，人員散失，檔案資料也隨之流失。而有些工程技術(shù)人員將各種文件材料視為自己辛勤工作勞動的成果或者私人財產(chǎn)，在工程的結(jié)束后全部自行帶走。市政工程建設(shè)要形成完整檔案體系，其包括前期規(guī)劃、設(shè)計、勘察等資料，它有助于我們有重點地開展文件資料料的收集和歸檔；制訂和總結(jié)出行之有效的本專業(yè)收集措施和方法，使收集工作順利進行并卓有成效。
2.3將材料“轉(zhuǎn)化”為檔案，健全歸檔制度市政工程檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，這是事物發(fā)展的必然性的決定的。因此，文件材料的狀況直接影響著檔案的質(zhì)量。市政工程人議題、立項就會產(chǎn)生很多文件和材料，這就要求檔案人員細(xì)心去做，注意每一個環(huán)節(jié)，比如會議記錄，每一個人的發(fā)言都不可遺漏。對每個建設(shè)施工單位科室所形成文件材料，分別指派專人負(fù)責(zé)，并逐項地劃定歸檔范圍和保管年限，使立卷人了解需要收集和整理的文件材料的內(nèi)容，避免重復(fù)和遺漏。尤其是從事市政工程建設(shè)檔案工作的人員，應(yīng)掌握國家《檔案法》和地方有關(guān)部門有關(guān)檔案的法規(guī)政策，增強法制觀念，了解基本內(nèi)容，具備市政檔案專業(yè)知識，掌握檔案管理特別是現(xiàn)代計算機數(shù)字技術(shù)，要有設(shè)計和管理的能力，具備市政工程建設(shè)技術(shù)基本知識和規(guī)范。
2.4以工程檔案預(yù)驗收為手段，采取強硬手段收集整合工程檔案預(yù)驗收與歸檔環(huán)節(jié)，檔案人員必須實質(zhì)性參與驗收之中，不可充當(dāng)看客。以預(yù)驗收為手段，將市政工程檔案預(yù)驗收和檔案歸檔整合為一個程序環(huán)節(jié)，將全套工程檔案的收集齊全完整作為工程檔案預(yù)驗收的必要條件。嚴(yán)格執(zhí)行“二次歸檔”的辦理程序，首行進行建設(shè)工程檔案的預(yù)驗收，將工程立項準(zhǔn)備階段文件、地勘文件、監(jiān)理說明報告及施工竣工圖紙直接歸檔，施工文件及竣工驗收文件經(jīng)簡單裝訂后交回建設(shè)單位用以辦理工程竣工驗收和相關(guān)手續(xù)，待工程竣工驗收或備案手續(xù)辦結(jié)后再向城建檔案館移交進行二次歸檔。
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