淺談圖書(shū)管理系統(tǒng)的作用與構(gòu)建方式論文
摘要：圖書(shū)館不斷的蓬勃發(fā)展與規(guī)模的顯著擴(kuò)大, 使得圖書(shū)館對(duì)其管理系統(tǒng)的要求進(jìn)一步提高, 既包括對(duì)管理系統(tǒng)本身的自動(dòng)化水平, 也有對(duì)管理人員的管理能力等方面。新技術(shù)應(yīng)用于管理系統(tǒng)對(duì)圖書(shū)館的快速發(fā)展起著至關(guān)重要的推動(dòng)作用。
關(guān)鍵詞：圖書(shū)館; 管理系統(tǒng); 構(gòu)建; 作用; 淺析;
1 圖書(shū)館管理系統(tǒng)的需求
1.1 管理系統(tǒng)功能的需求
第一, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下幾個(gè)功能:將閱覽的讀者信息進(jìn)行錄入、修改的功能, 以及記錄每一位讀者所借書(shū)的種類、具體名稱和借閱的時(shí)間期限等借閱信息;
第二, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?qū)λ械膱D書(shū)信息進(jìn)行錄入與修改, 以及每一書(shū)籍所屬的類型和對(duì)應(yīng)的條形碼信息等;
第三, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)能夠?qū)λ钑?shū)籍與歸還書(shū)籍的借、還日期、所借者、書(shū)籍的類別條形碼等信息做及時(shí)且詳盡的記錄。
1.2 管理系統(tǒng)性能的需求
第一, 書(shū)籍流通的方式多樣。對(duì)于圖書(shū)館里書(shū)籍的借與歸還都能夠采用通過(guò)書(shū)籍條形碼借還、漂流書(shū)架形式以及常見(jiàn)的借還書(shū)籍的方式等等, 多種借還書(shū)籍的方式為廣大讀者提供了閱覽書(shū)籍的便利途徑, 在方便圖書(shū)館書(shū)籍管理的同時(shí)也促進(jìn)了讀者對(duì)讀書(shū)的熱情。
第二, 書(shū)籍檢索速度快。圖書(shū)館管理系統(tǒng)以其快速檢索的優(yōu)勢(shì)能夠幫助讀者在短時(shí)間里從上百萬(wàn)的藏書(shū)里檢索到所需書(shū)籍, 這將在很大程度上有利于讀者節(jié)省找書(shū)時(shí)間, 他們能夠在更短時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題或困惑, 并探究問(wèn)題的本質(zhì)。
第三, 系統(tǒng)功能設(shè)置要靈活。圖書(shū)館管理系統(tǒng)在管理上做到全部管理與分部管理的恰當(dāng)結(jié)合與適應(yīng), 管理系統(tǒng)要有著靈活的功能設(shè)置, 整個(gè)管理系統(tǒng)由多個(gè)不同的子系統(tǒng)構(gòu)成, 以具有不同功能的`系統(tǒng)來(lái)適應(yīng)不同人員的使用。
第四, 安全可靠的數(shù)據(jù)管理。圖書(shū)館管理系統(tǒng)需要對(duì)包含書(shū)籍以及讀者相關(guān)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行安全的維護(hù), 避免外界病毒的破壞與入侵。而且對(duì)于工作人員內(nèi)部管理用戶的權(quán)限及設(shè)置, 使得工作人員只能對(duì)自己管理范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行設(shè)置與維護(hù), 防止圖書(shū)館管理系統(tǒng)內(nèi)部的破壞。
2 圖書(shū)館管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)
2.1 門禁系統(tǒng)
在圖書(shū)館的門口或是出口處安裝門禁 (監(jiān)控) 設(shè)備, 只有讀者在出口處經(jīng)過(guò)管理人員辦理借書(shū)、還書(shū)手續(xù)后, 才可以將書(shū)籍帶離圖書(shū)館, 或者離開(kāi)還書(shū)處。門禁系統(tǒng)的設(shè)置可以監(jiān)控書(shū)籍日常流通情況, 這樣有助于書(shū)籍的安全, 防止由于監(jiān)管不力造成書(shū)籍丟失。
2.2 卡禁系統(tǒng)
在圖書(shū)館的入口安裝刷卡裝置, 教師與學(xué)生可以使用校園一卡通在刷卡裝置上“刷”一下才能進(jìn)入圖書(shū)館。這樣不僅可以確保圖書(shū)館的安全穩(wěn)定和有效管理, 與此同時(shí), 通過(guò)刷卡也能對(duì)進(jìn)入圖書(shū)館的教師與學(xué)生做一個(gè)詳細(xì)的記錄, 有助于學(xué)校統(tǒng)計(jì)不同學(xué)院進(jìn)入圖書(shū)館的人數(shù)。
2.3 磁條管理
圖書(shū)館里圖書(shū)被永久使用后有可能發(fā)生消磁現(xiàn)象, 因而, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)的工作人員需要對(duì)所有圖書(shū)批量管理書(shū)籍的磁條, 并且管理人員還要對(duì)日常情況新書(shū)進(jìn)入圖書(shū)館后進(jìn)行相關(guān)的充磁以及消磁, 或者對(duì)部分使用時(shí)間較久的書(shū)籍進(jìn)行部分充磁與消磁。
2.4 自助借還的機(jī)器
自主借還機(jī)器即為機(jī)器代替人工進(jìn)行圖書(shū)館里借書(shū)與還書(shū)的操作。通過(guò)該自助機(jī)讀者可以方便地對(duì)書(shū)籍完成借書(shū)與還書(shū)過(guò)程, 一方面縮短了等候人工操作的時(shí)間, 節(jié)約了排隊(duì)時(shí)間;另一方面有助于學(xué)生方便地借閱、使用以及歸還書(shū)籍。
3 圖書(shū)館管理系統(tǒng)的管理
圖書(shū)館管理系統(tǒng)優(yōu)化的管理能夠?qū)W(xué)校的實(shí)際發(fā)展與圖書(shū)館的管理服務(wù)環(huán)境相結(jié)合, 更好地為圖書(shū)館管理系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用提供前提與保障。
第一, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)新軟件、新系統(tǒng), 從而可以容納更加大容量的數(shù)據(jù)信息, 在運(yùn)行過(guò)程中能夠更加穩(wěn)定、持久, 軟件與系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)還可以促進(jìn)不同圖書(shū)館之間資源與信息的共享與傳遞。
第二, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)以更為開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)接口可以適應(yīng)新環(huán)境下新型先進(jìn)技術(shù)和新裝置設(shè)備 (例如門禁系統(tǒng)、卡進(jìn)系統(tǒng)等) 的使用條件、必備要求, 以便于對(duì)圖書(shū)館進(jìn)出人員的高效管理。
第三, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的軟件在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息方面快捷有效, 對(duì)于復(fù)雜的讀者信息、書(shū)籍使用情況等等的信息錄入都能夠保證在短短十秒內(nèi)的時(shí)間里迅速完成, 高效率的錄入與讀取過(guò)程能夠促進(jìn)圖書(shū)館的快速發(fā)展。
第四, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)使用最新的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)編目, 從而為書(shū)籍的采購(gòu)提供便利, 尤其是當(dāng)書(shū)籍的采購(gòu)總量較大時(shí), 較高的數(shù)據(jù)庫(kù)編目效率對(duì)于圖書(shū)館的管理工作顯得尤為重要。
第五, 設(shè)置更為靈活的圖書(shū)館管理報(bào)表時(shí)能夠?qū)?bào)表的順序、整體結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目等方面按照讀者的具體實(shí)際需求進(jìn)行自由的設(shè)計(jì), 以便更好地適應(yīng)用戶的使用習(xí)慣, 增強(qiáng)圖書(shū)館書(shū)籍管理的高效性。
第六, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)對(duì)于館內(nèi)的書(shū)籍、資料、文獻(xiàn)、期刊等頁(yè)面全真打印, 能夠有效滿足用戶在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中不同的打印要求。
4 圖書(shū)管理系統(tǒng)的維護(hù)
圖書(shū)館管理系統(tǒng)在確保其能夠穩(wěn)定順暢地運(yùn)行時(shí), 需要投入大量的人力資源進(jìn)行維護(hù), 因而, 對(duì)于圖書(shū)館管理系統(tǒng)的管理工作人員要重視對(duì)其管理能力的培養(yǎng), 館內(nèi)定時(shí)組織管理人員之間進(jìn)行相互交流與分享管理經(jīng)驗(yàn)的活動(dòng), 促進(jìn)管理人員管理工作水平的提升。
除此之外, 圖書(shū)館在購(gòu)買管理系統(tǒng)時(shí)要明確購(gòu)買的不僅僅是管理系統(tǒng)的本身, 更為關(guān)鍵的是大量管理工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí), 還有科學(xué)先進(jìn)的圖書(shū)館的管理方式與管理方法, 因此, 我們?cè)谝雸D書(shū)館管理方式方法后, 當(dāng)實(shí)施或應(yīng)用先進(jìn)的圖書(shū)館管理模式的時(shí)候, 需要去規(guī)范圖書(shū)館管理的工作思路與操作流程。
最后, 在引入圖書(shū)館管理系統(tǒng)時(shí), 要邀請(qǐng)銷售廠家對(duì)所有的圖書(shū)館員工做詳細(xì)全面的講解, 對(duì)管理系統(tǒng)的操作進(jìn)行系統(tǒng)的演示, 并及時(shí)對(duì)員工的疑惑以及提出的問(wèn)題做出解答, 使員工能夠盡最大限度地掌握管理系統(tǒng)的功能操作。當(dāng)對(duì)于圖書(shū)館的管理系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)評(píng)與審核時(shí), 要邀請(qǐng)銷售廠家通過(guò)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)際的操作過(guò)程, 測(cè)試系統(tǒng)能否達(dá)到預(yù)定要求。
5 圖書(shū)管理系統(tǒng)的作用
第一, 能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)圖書(shū)館的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理, 為學(xué)生借閱、歸還書(shū)籍提供了極大的便利, 而且用戶可以在客戶端進(jìn)行對(duì)軟件的自行升級(jí), 并了解升級(jí)版本的新增功能, 由此可以及時(shí)了解到書(shū)籍的相應(yīng)信息。
第二, 管理系統(tǒng)的設(shè)置有助于管理圖書(shū)館數(shù)據(jù)信息、書(shū)籍的安全, 教師與學(xué)生依據(jù)專用卡入館、出館, 以更好地管理書(shū)籍安全、讀者借閱信息的錄入情況, 嚴(yán)格的管理有助于圖書(shū)館管理系統(tǒng)安全地運(yùn)行。
第三, 圖書(shū)館管理系統(tǒng)的實(shí)施使用能夠使讀者快速進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的檢索, 以查閱自己所需要的書(shū)籍, 快速的數(shù)據(jù)檢索, 一方面為讀者節(jié)約檢索查閱書(shū)籍的時(shí)間, 方便知識(shí)的學(xué)習(xí);另一方面, 檢索的便利能夠吸引學(xué)生與教師在學(xué)習(xí)或教學(xué)過(guò)程中遇到難題、疑惑時(shí)及時(shí)進(jìn)行查閱書(shū)籍, 進(jìn)一步探索問(wèn)題的本質(zhì)。
第四, 圖書(shū)館里對(duì)于管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠通過(guò)錄入讀者信息、書(shū)籍借閱時(shí)間、借閱書(shū)目等掌握入館人員的具體情況, 以便能夠及時(shí)統(tǒng)計(jì)各學(xué)院的學(xué)生與教師入館人數(shù), 從而方便圖書(shū)館的管理工作。
第五, 依據(jù)規(guī)則規(guī)范化進(jìn)行管理, 管理系統(tǒng)的運(yùn)行離不開(kāi)管理人員的科學(xué)管理與維護(hù), 圖書(shū)館設(shè)立相應(yīng)的規(guī)則, 據(jù)此管理人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)則, 對(duì)借閱人員的違規(guī)情況進(jìn)行規(guī)范的管理, 從而促進(jìn)圖書(shū)館的快速且平穩(wěn)地發(fā)展。
6 結(jié)論
圖書(shū)館日益蓬勃發(fā)展, 對(duì)于圖書(shū)館管理系統(tǒng)的功能需求、管理水平、自動(dòng)化程度等都有了更加深層次的要求, 書(shū)籍流通的方式多樣、書(shū)籍檢索速度快、系統(tǒng)功能設(shè)置要靈活、安全可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)管理等都是用戶對(duì)管理系統(tǒng)的性能需求。門禁、卡禁系統(tǒng)、自助借還書(shū)籍的機(jī)器、磁條管理、書(shū)籍使用規(guī)則的合理化等系統(tǒng)的設(shè)置均為圖書(shū)館管理系統(tǒng)的應(yīng)有結(jié)構(gòu)。圖書(shū)館管理系統(tǒng)以更加開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)接口、開(kāi)發(fā)的新系統(tǒng)、新軟件等來(lái)適應(yīng)新設(shè)備等多方面措施, 進(jìn)而優(yōu)化管理更好地為圖書(shū)館管理系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用提供前提與保障。在確保圖書(shū)館管理系統(tǒng)能夠穩(wěn)定順暢地運(yùn)行時(shí)也需要圖書(shū)館投入大量的人力資源進(jìn)行對(duì)系統(tǒng)的管理與維護(hù)。
參考文獻(xiàn)
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