會展管理信息系統論文

　　古典文學常見論文一詞，謂交談辭章或交流思想。當代，論文常用來指進行各個學術領域的研究和描述學術研究成果的文章，簡稱之為論文。以下是小編整理的會展管理信息系統論文，歡迎閱讀！

　　[摘要] 本文對會展管理信息系統的基本模式進行了仔細的研究，認為對于開放式會展系統如果采取傳統的業務處理的模式，不能對會展活動進行有效控制，因此提出了面向管理的應用模式，其主要思想是構建會展系統的階段性控制，通過局部控制從而實現對整個系統管理的一種機制，這種機制將會展的管理工作轉換成為對會展的項目的管理和控制。

　　[關鍵詞] 會展管理會展信息管理會展管理信息系統

　　一、前言

　　會展是信息密集型的活動，具有前期準備時間長，實施時間短的特點，在整個會展期間，尤其是在臨近開始的短暫時間內，將會涌現出大量的、高密度的信息，這些信息必須要及時準確的進行處理。我們把它們又可以分成財務信息、接待信息、會議進程信息、人員信息、場館信息、物流信息、住宿信息等，通過這些信息流貫穿整個會展期間。

　　會展本身是很大概念的集合，按形式包括會議、展覽會、節慶等活動；按它們涉及和輻射的地域范圍，可分為本地的、全國的、國際性的；按組織規模和參觀人數分類，有小型的、中型的、大型的和特大型的，按會展的規格，可分成普通的、行業的、政府的和國際性的。小的會展則可以是本地的一個行業、組織或企業的活動，甚至是個人舉辦的類似于婚宴等。大型展覽會的參觀者可達數萬人以上，小型的會議僅僅幾十人。由于規模上具有明顯的差異、重要程度不同、主辦方等級、與會人數的多少，所有這些綜合因素使得在會展的組織管理上、運作上有多種模式，這樣不能用一個會展管理信息系統涵蓋所有類型的會展活動，所以會出現多種不同形式的會展管理信息系統，各種系統的信息處理的內容和流程也不盡相同。

　　會展活動具有非常鮮明的階段性，對于會議系統系來講，可分成策劃階段、接待階段、會議期間、結束階段、休會期間；而對于展會系統，又可以分成展前、展中和展后三個階段。兩者在前期工作方面具有很多相似之處，對每個階段的信息流程進行剖析，研究它們在不同環節的特點，不僅是設計會展管理信息系統的基礎，也是做好管理工作、組織工作的基礎。

　　二、信息管理模式的研究

　　由于會展形式的多樣性，為會展管理信息系統的研究內容、系統設計帶來很大困難，同時因為會展本身的特點，如果采用一般性的業務處理的模式，很難采用較為一致的框架來設計具有通用意義的會展管理信息系統。從業務處理層面來看，能夠處理的信息是相當有限的，僅僅限于客戶關系管理、會員管理、登記參會情況、場館展位預訂和租用等業務層面的信息。從信息處理流程來看，由于會展活動是一次性發展進程，從策劃到結束基本上屬于線性的過程，因此可以將會展信息系統看作一個開放式系統，不具有明顯的反饋和系統狀態控制的環節。這種面向業務層面的會展管理信息系統的生命力是不強的。

　　為解決上述矛盾，我們認為會展信息系統應突破以往管理信息系統設計基本模式，即一開始就應當設計一個為會展項目管理為目的，以會展項目管理、會務管理服務為主要研究內容，提供會展的項目策劃、進程管理上需要的信息。從這個意義講，雖然會展系統總的看來是一個仍然是一個開放式系統，但是在各個階段的管理方式上可以加強階段性、局部性的控制和管理，使會展系統和會展過程得到良好的控制，能夠達到系統預定的目標，因此這樣的會展系統不再是簡單的開放式，而是若干個良好控制的閉環子系統的在時間進程上有機地結合。

　　面向管理應用的會展系統，能夠很好的解決一般性和特殊性的問題，雖然會展活動的形式多樣性和多變性，但是從會展的管理和進程的角度來看，都可以劃分成策劃階段、接待階段、會展階段、結束階段、休會階段，完全可以忽略每次活動形式的差異，把各個階段的工作抽象成策劃、組織、落實和檢查的研究內容，因此信息處理工作就轉換成把會展各個階段的項目的管理工作，系統的使用人員的主要工作就是制訂所要完成的工作列表（項目），并對項目的執行情況監督和控制。在會展活動期間的所有業務處理工作都融會在系統管理中來，即在項目管理的前提下實現業務數據的處理，提升業務數據處理內涵、意義和針對性。

　　這種以項目管理為主的管理信息系統的應用模式在其他管理信息系統應用中并不常見，可以認為是會展管理信息系統的獨特之處。

　　三、以階段控制為主要研究目標

　　管理信息系統系統的主要功能是通過信息對企業狀態進行控制，而開放式會展系統缺乏反饋環節，不能實施有效的控制，我們研究的會展系統是在會展的各個階段實施控制手段，在各個局部上進行階段環節上的控制，即對整個階段達到控制的目的。

　　所謂控制在信息系統中可以有多種方式，在運用于項目管理方面，應當包括如下環節：策劃、落實、監督、檢查、確認。會展項目之間具有比較強的時間和空間依賴性，時間依賴性是指項目的準備和執行過程在時間軸上具有先后順序依存的關系，如果一個項目延誤了時間，其他項目又不能超越它的時候，就有可能造成整個活動的向后推移。在會展整個期間很多工作又是并行運行的，各個部分工作完成的質量直接影響其他工作完成的好壞，當某個項目的物理屬性尚未建立或建立不完整、不完善的勢必影響其他項目的存在，這是空間上的依賴性。

　　XX會議的接待項目策劃一覽表

　　會展活動的周期可能很長，但是真正舉行活動，僅僅是很短的幾天時間，其他時間都在籌劃和準備，它們的工作直接影響會展活動的順利舉辦和觀眾的滿意度，如果出現差錯和失誤，很難有機會彌補并挽回影響，因此有必要在舉辦的前期，將所有可能發生的問題和情況進行有效的評估和認真考慮，防患于未然，做到萬無一失，因此在會展信息管理上按階段對本階段要實施的項目進行有效的管理和控制，這就體現在會展活動的各個階段都存在管理上的周期，用于對會展項目工作的策劃，組織人員對各個項目分別落實，在會展項目完成情況監督和檢查，對項目的實施的有效性進行確認，通過這種方式實現管理和控制。例如，會議的接待工作可用下表所示。

　　四、會展管理信息系統的策劃功能研究

　　會展包括會議和展會兩種形態，它們的信息管理工作有很大的區別，體現在控制的實體在形式上的不同，將其工作流程抽象成信息流之后，在很多方面具有相似之處，我們把它們歸類在基本功能之中，這里僅討論它們共同的、相似的處理功能。

　　在會展信息處理的基本功能包括：策劃功能、管理功能、營銷功能、信息發布、網絡注冊、財務管理、人力資源管理、后勤保障、邀請函管理等。其中最核心的工作是策劃功能，由于篇幅關系僅討論策劃的功能需求，對其他功能不做討論。

　　會展信息管理的策劃功能是為會議和展覽會的項目的起始階段的策劃服務的。在策劃中需要大量的信息和會展管理的經驗，根據會展項目的要求，如舉辦的時間和地點、會展的規格和性質，與會人員的級別和人數、會展覆蓋的地域范圍、最后要達成的效果，這些顯性和隱性的問題在會展策劃中是著重考慮的因素，由于會展活動具有非常明顯區別的階段性，不同階段的任務、工作重心也不同，因此策劃也應配合這樣情況，針對會展不同階段做相應的策劃。由于會展的信息量很大，因此在策劃時，必須認真對待工作出現的一些細節和可能發生的種種情況，并備有應對突發事件的緊急預案。

　　在策劃中制定的項目包括兩個方面的內容：首先是確定項目內容，制定項目的基本內容，如項目名稱、達到的目標、完成或考核的指標，項目在準備過程中、必須安排具體的負責人落實該項目，并在指定的時間內，按照考核指標進行檢查；第二是項目之間流程關系，即項目之間的在時空方面存在某種耦合關系，確定項目的任務鏈和完成的時間鏈。我們把會展的信息管理的策劃功能，按照會展的不同階段進行劃分，以階段作為不同的研究對象，按籌備階段、準備階段、會前階段、期中階段、結束階段和休會階段的順序進行，然后在針對每個具體的階段作詳盡的策劃，逐步分解到具體的功能。對于不同階段設計不同的功能需求，這也是我們研究的重點，系統的所有功能需求都圍繞著策劃的功能需求展開進行的。

　　五、結語

　　通過對會展信息管理的分析和研究，此類信息變化和跨度等很大的信息系統，開放式是其主要特點，采用面向業務數據處理的模式不能對會展信息進行有效的管理和控制，筆者采用項目管理的研究方法，以面向項目管理的模式對其各個發生階段進行局部控制，以項目的策劃、落實、監督、檢查和確認的工作環節的形式實現局部上的反饋控制，從而達到對整個項目進行控制的目的，以這種方式組織的管理信息系統能夠較好地適用于不同形式的會展信息管理的需求。

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