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英文書信的正確格式
在日常學(xué)習(xí)、工作和生活中，大家對書信都不陌生吧，書信是向親人、朋友、同志問候、談話、聯(lián)系事宜的一種應(yīng)用文書。書信要怎么寫才能發(fā)它的作用呢？以下是小編為大家整理的英文書信的正確格式，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
英文書信的格式1：
英語書信的格式與結(jié)構(gòu)基本上是固定的,一旦選定其中一種便不能隨意更改。下面是小編幫大家整理的英文書信的正確格式，希望大家喜歡。
商務(wù)英語的內(nèi)容與其結(jié)構(gòu)相應(yīng),其中七項(xiàng)是必不可缺的。熟練掌握商務(wù)英語書信的格式與結(jié)構(gòu)是從事對外貿(mào)易工作的必備技能。下面是小編幫大家整理的正確的英語書信格式，希望大家喜歡。
我國實(shí)行對外開放以來,對外貿(mào)易得到迅速發(fā)展。WTO的成功加入,使我國的對外貿(mào)易事業(yè)有了突破和發(fā)展。作為對外貿(mào)易中的一種基本的通訊聯(lián)絡(luò)方式,商務(wù)英語書信也得到廣泛應(yīng)用。對于外貿(mào)專業(yè)的學(xué)生以及從事對外貿(mào)易的工作者來說,熟練掌握商務(wù)英語書信的格式與結(jié)構(gòu)并加以應(yīng)用,是不可或缺的一項(xiàng)技能。
商務(wù)英語書信有自己獨(dú)特的格式與結(jié)構(gòu)。雖然現(xiàn)在的人們喜歡標(biāo)新立異,喜歡以一種更隨意、更友好的方式進(jìn)行交往,但是,為了避免寄信方和收信方之間由于格式、結(jié)構(gòu)的不統(tǒng)一而引起的混亂,以及由此而帶來的查找不便、使雙方花費(fèi)不必要的時間,所以,最安全、最有效的方法就是遵循國際上常用的、約定俗成的格式與結(jié)構(gòu)。一旦選定一種格式與結(jié)構(gòu),最好是堅(jiān)持使用,不能想改就改,想換就換,否則就會給對方一種不穩(wěn)定、不踏實(shí)的感覺,會引起一些意想不到的麻煩,有可能最后導(dǎo)致交易的失敗。
一般來說,現(xiàn)在使用的商務(wù)英語書信的格式主要有兩種:傳統(tǒng)的縮頭式(the conventionalindented form) 和現(xiàn)代的齊頭式(the modern blocked form) 。
根據(jù)英國傳統(tǒng)做法,縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個字母的空間,有時可能會縮進(jìn)更多。現(xiàn)在,齊頭式在商務(wù)英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點(diǎn)就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開始,段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行,以便于區(qū)分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form) 。但是,有時把日期放在信紙的左邊會給查找?guī)聿槐?所以,人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右邊,而把其他內(nèi)容放在左邊。
一般來說,我們通常使用單行距來布局一封信,這會使我們所寫的信有一種緊湊感,但有些人在寫短信的時候,更喜歡用雙行距。
根據(jù)個人或公司的喜好,可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式,一般商務(wù)英語書信的結(jié)構(gòu)都包括以下幾部分內(nèi)容:
(1) 信頭(the letter - head)
(2) 案號和日期(the reference and date)
(3) 封內(nèi)名稱和地址(the inside name and address)
(4) 開頭稱呼語(the salutation)
(5) 信文(the message or the body of the letter)
(6) 結(jié)尾敬語(the complimentary close)
(7) 寫信人簽名或簽署(the writer’s signature and designation)
(8) 注意事項(xiàng)(the attention line)
(9) 事由、標(biāo)題(the subject line)
(10) 經(jīng)辦人代號(the reference notation)
(11) 附件(the enclosure)
(12) 抄送(the carbon copy notation)
(13) 附言(the postscript)
在商務(wù)英語書信中,上述每一部分內(nèi)容都有自己固定的位置,包含自己獨(dú)特的內(nèi)容,它們是不能隨意互換的。
信頭所包含的是寫信人的基本情況,包括他的姓名、地址、電話號碼、電傳號碼以及傳真號碼甚至E - mail 地址。信頭在信紙的最上方,有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量優(yōu)良的信紙以及一個整潔、勻稱的信頭,可以展示一個公司的風(fēng)采,增強(qiáng)公司的信譽(yù)。
案號是寫信時所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般把日期放在右端,這可起到行尾的作用,使信看上去更整齊。在商務(wù)英語書信中,日期一定要寫全,不能用數(shù)字的形式,因?yàn)槊绹陀娜掌跇?biāo)示法是不同的。英國的日期標(biāo)示法是“24thMarch. 2002”, 而美國的日期標(biāo)示法則是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗號,年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。
封內(nèi)名稱和地址即收信人的名稱和地址,要放在信紙的左上方,在日期以下三行或更多行,這可根據(jù)信的長短來定。
封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式,緊靠信紙的左邊,這樣會使信看上去整齊。
開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語,一般商務(wù)英語書信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且獨(dú)立成行,在封內(nèi)名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號,而在Gentlemen 后面用冒號。
信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容,信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確,切中要點(diǎn);段落劃分明確,每段集中于一個話題;打印準(zhǔn)確,布局要有藝術(shù)性,使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄,它是信文的框架。信文多用單行距,有些短信可用雙行距。
結(jié)尾敬語是信件結(jié)束時的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語,在信中沒有實(shí)際意義,傳統(tǒng)使之成為必須,并已成為習(xí)慣,所以一直沿用至今。傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美國) 等,也有人用倒裝的Faithfullyyours , Truly yours 等。結(jié)尾敬語必須和信文緊連一起,不能分開,更不能把它單獨(dú)放到另一頁。如遇此種情況,則信件必須重新安排、打印。
簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標(biāo)記。公司名稱可以打印,而主管人簽名則必須是手寫,兩者都不可用印章代替。這部分在結(jié)尾敬語以下三行,大約留出五行或更多的空間。
注意事項(xiàng)的習(xí)慣用語是:For the attention of 或簡單的Attention ,下面一般要加上橫線。當(dāng)信件是寫給特定的人或主辦部門時,則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外,可放在信文以上中間。
事由或標(biāo)題在開頭稱呼語以下兩行,下加橫線,除齊頭式外,一般放在信文以上中間。經(jīng)常是用一詞或簡單的幾個詞來表示信文的主題,讓收信人先對所談內(nèi)容有所了解。
經(jīng)辦人代號在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫,可用小寫,也可用大寫。
附件在經(jīng)辦人代號以下兩行。寫信人可標(biāo)示出一個或多個信中所提到的附件。經(jīng)常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。
抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標(biāo)記為cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和復(fù)印件上。暗示的標(biāo)記為bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在復(fù)印件上,并且只有寫信人和收信人知道。
附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內(nèi)容,可用此方式,但應(yīng)盡量避免使用。因?yàn)樗赡軙o人一種錯覺,即在寫信前,你未能很好地安排你的信件。這可能會影響到你的信譽(yù)。
在上述十三部分內(nèi)容中,前七部分是每一封商務(wù)英語信件所必需包含的內(nèi)容,而后幾部分則是可有可無的。
總之,當(dāng)你書寫商務(wù)英語書信的時候,必須謹(jǐn)記:選定一種格式,堅(jiān)持使用,不能變來變?nèi)?結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容要安排合理得當(dāng),所必需的七部分內(nèi)容一個都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開始。一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱的信件,會留給人一種良好的印象,促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來,直至交易的達(dá)成。
英文書信的格式2：
1、信頭（Heading）：
指發(fā)信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。
一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。
英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名，第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名，然后再寫日期。
標(biāo)點(diǎn)符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。
2、日期的寫法：
如：1997年7月30日，英文為：July 30，1997（最為普遍）， July 30th，1997，30th July，1997等。1997不可寫成97。
3、信內(nèi)地址（Inside Address）：
在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。
4、稱呼（Salutation）：
是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號（英國式），也可以用冒號（美國式）。
寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名（這里指名字，不是姓氏）。
例如：My dear father，Dear Tom等。
寫給公務(wù)上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。
Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。
寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。
例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr. John Smith。
5、正文（Body of the Letter）：
位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。
和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好！）正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。
每段書信第一行的第一個字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進(jìn)式。
但美國人寫信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法。
6、結(jié)束語（Complimentary Close）：
在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開始，第一個詞開頭要大寫，句末用逗號。不同的對象，結(jié)束語的寫法也不同。
寫給家人、親戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等。
寫給熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等。
寫業(yè)務(wù)信函用Truly yours（Yours truly），F(xiàn)aithfully yours（Yours faithfully）等。
對上級、長輩用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。
7、 簽名（Signature）：
低于結(jié)束語一至二行，從信紙中間偏右的地方開始，在結(jié)束語的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機(jī)打出的名字，以便識別。
職務(wù)、職稱可打在名字的下面。當(dāng)然，寫給親朋好友的信，就不必再打了。
8、附言（Postscript）：
一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方，應(yīng)于正文齊頭。
注意：在正式的信函中，應(yīng)避免使用附言。
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