批復(fù)與函寫(xiě)作要求
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批復(fù)與函寫(xiě)作要求
批復(fù)
(一)批復(fù)及其適用范圍
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用‘批復(fù)’”。這一規(guī)定表明了以下兩個(gè)特點(diǎn)：第一，批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)行文，不用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間;第二，批復(fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)給予具體答復(fù)的指示性公文，具有明確的針對(duì)性與指示性。例如中國(guó)煙草總公司、國(guó)家物價(jià)局《關(guān)于調(diào)整貴州省青、黃烤煙收購(gòu)價(jià)格的批復(fù)》就是針對(duì)貴州省物價(jià)局、貴州省煙草公司關(guān)于調(diào)整該省烤煙收購(gòu)價(jià)格的請(qǐng)示事項(xiàng)而發(fā)的。
在實(shí)際運(yùn)用中，常見(jiàn)將批示與批復(fù)混淆，或以領(lǐng)導(dǎo)批示代批復(fù)的現(xiàn)象。
批示與批復(fù)有以下幾點(diǎn)區(qū)別：
①批復(fù)是國(guó)務(wù)院規(guī)定的10類(lèi)15種公文之一，而批示不是正式公文，僅僅是書(shū)面意見(jiàn)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的精神可擬定指示、批復(fù)、決定等指定性公文;
�、谂鷱�(fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示而發(fā)。批示適用面較寬，除請(qǐng)示外，還可對(duì)報(bào)告、通報(bào)等公文以及總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等事務(wù)文書(shū)做批示;
③批復(fù)答復(fù)面窄，只限于原請(qǐng)示機(jī)關(guān);批示答復(fù)面寬，除主送原請(qǐng)示機(jī)關(guān)外，還可轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位參照?qǐng)?zhí)行。
(二)批復(fù)的寫(xiě)作要求
1.標(biāo)題。批復(fù)的標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、公文種類(lèi)三部份組成。事由要明確表示出批復(fù)的針對(duì)性。以便收文機(jī)關(guān)(即原請(qǐng)示的發(fā)文機(jī)關(guān))一目了然是針對(duì)他的答復(fù)、指示，而不致貽誤工作。例如《國(guó)務(wù)院關(guān)于將輕工業(yè)部煙草專(zhuān)賣(mài)局改為國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)局的批復(fù)》，又如《商業(yè)部關(guān)于毛竹經(jīng)營(yíng)分工問(wèn)題給四川省供銷(xiāo)社的批復(fù)》，不僅批復(fù)的事由十分明確，而且標(biāo)題里明確寫(xiě)出受文單位。這一點(diǎn)不同于其它公文標(biāo)題。
2.引述來(lái)文的格式與要求。批復(fù)的開(kāi)頭都要引述來(lái)文，以使受文單位知道，這份批復(fù)是針對(duì)自己的哪一份請(qǐng)示而發(fā)來(lái)的。引述來(lái)文有時(shí)比較簡(jiǎn)略，可以只引述來(lái)文文號(hào)，也可引述來(lái)文中提出的問(wèn)題要點(diǎn)，又可兩者俱全。有時(shí)來(lái)文請(qǐng)示的問(wèn)題比較復(fù)雜，難以一言蔽之，則引述來(lái)文就要詳細(xì)一些，經(jīng)過(guò)歸納、概括，簡(jiǎn)要復(fù)述來(lái)文主要內(nèi)容。如果這樣仍不能表達(dá)盡原請(qǐng)示之意，則可以只引文號(hào)，而將來(lái)文附于“批復(fù)”之后。總之，引述來(lái)文的原則是闡明原來(lái)文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)批復(fù)的針對(duì)性，鮮明性。
3.批復(fù)意見(jiàn)要具有針對(duì)性、明確性和單一性。引述來(lái)文之后，要表明態(tài)度，根據(jù)黨和政府的政策、法令及實(shí)際情況，對(duì)請(qǐng)示的問(wèn)題做出有針對(duì)性的答復(fù)，同意、不同意、或部份同意。有的還要對(duì)答復(fù)意見(jiàn)略加說(shuō)明，申明理由或依據(jù)，以使下級(jí)機(jī)關(guān)更好地理解上級(jí)機(jī)關(guān)的意圖。答復(fù)的意見(jiàn)要單一，請(qǐng)示什么答復(fù)什么，不要連帶其它無(wú)關(guān)或關(guān)系不大的事。答復(fù)的語(yǔ)言要明確、肯定、周?chē)?yán)，力避冗長(zhǎng)、累贅。
4.結(jié)尾。批復(fù)的結(jié)尾有的用簡(jiǎn)潔的文字提出希望或要求，有的僅簡(jiǎn)單表明態(tài)度，用“批復(fù)”、“特此批復(fù)”等語(yǔ)收柬全文。
批復(fù)語(yǔ)言要求言簡(jiǎn)意賅，結(jié)尾如提出希望要求，也要高度凝煉，體現(xiàn)很強(qiáng)的針對(duì)性。
在日常運(yùn)用中，批復(fù)多用于對(duì)一些具體工作請(qǐng)示的答復(fù)。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于北京市建設(shè)總體規(guī)劃方案的批復(fù)》，《國(guó)務(wù)院關(guān)于××省設(shè)立××自治縣的批復(fù)》、《××省人民政府關(guān)于×市在企業(yè)中試行浮動(dòng)工資制度請(qǐng)示的批復(fù)》等。因此，答復(fù)要及時(shí)，不要推批，造成公文旅行。批復(fù)的措詞要莊重、準(zhǔn)確，不要用一些象征性的語(yǔ)言。即使不同意，甚至反對(duì)，也要措辭恰當(dāng)，語(yǔ)勢(shì)得體。
函
(一)函及其適用范圍
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“相互商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用‘函’”。函，即信，是機(jī)關(guān)之間聯(lián)系、商洽工作的公用信件。這種公用信件由于用途不同，又分為公函和便函兩大類(lèi)。用來(lái)商洽、詢(xún)問(wèn)、答復(fù)一般工作事項(xiàng)的，稱(chēng)為公函。公函屬于國(guó)家規(guī)定的正式公文，用以處理某些事務(wù)性事項(xiàng)。我們所說(shuō)的函系指公函。
函是運(yùn)用廣泛、使用靈活方便的文種。首先，函無(wú)論對(duì)上級(jí)、對(duì)下屬，還是平行機(jī)關(guān)、不相隸屬單位都適用，而其它文種則要考慮行文關(guān)系，區(qū)分上行文、平行文、下行文。其次，函不受公文規(guī)格的嚴(yán)格限制，行文比較靈活多樣。但在實(shí)際運(yùn)用中，由于對(duì)函的作用和寫(xiě)作缺乏足夠的了解，在公文中較少用函，不少可以而且應(yīng)該用函的卻用報(bào)告代之。例如某建筑部門(mén)因蓋高樓訂購(gòu)電梯，本來(lái)只要發(fā)一份函即可，卻用了《關(guān)于申請(qǐng)訂購(gòu)高層綜合辦公樓電梯的報(bào)告》。又如某小學(xué)校門(mén)口有個(gè)公交車(chē)站，由于車(chē)輛擁擠，嚴(yán)重影響了小學(xué)生進(jìn)出學(xué)校的安全。學(xué)校決定與公交公司交涉，寫(xiě)了一份《關(guān)于要求公交站臺(tái)移位保障師生安全的報(bào)告》。而公交公司即向?qū)W校發(fā)出了《關(guān)于對(duì)要求站臺(tái)移位保障師生安全的報(bào)告的批復(fù)》。兩個(gè)不相隸屬單位，如此行文，造成笑話(huà)。此外，有些本該用函的，卻不恰當(dāng)?shù)赜昧送ㄖ�、�?qǐng)示的事例也屢見(jiàn)不鮮。
那么，函的使用范圍有哪些呢?
1.互相商洽工作，多用于平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間。例如財(cái)政部給輕工業(yè)部的《關(guān)于國(guó)家儲(chǔ)備上、中等烤煙所需資金和貸款利息問(wèn)題的函》，針對(duì)1982年烤煙超收，由國(guó)家儲(chǔ)備500萬(wàn)擔(dān)上、中等烤煙所需資金和貸款利息問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)意見(jiàn)。
2.詢(xún)問(wèn)情況或征詢(xún)意見(jiàn)，上下級(jí)之間催辦工作事宜。如某市紀(jì)委向所轄區(qū)紀(jì)委查詢(xún)某一走私案件或問(wèn)題，可以發(fā)函。區(qū)紀(jì)委接到這個(gè)函件，可用函回復(fù)對(duì)方，也可用報(bào)告回復(fù)。一般來(lái)說(shuō)，比較簡(jiǎn)單的、一般性的問(wèn)題用函回復(fù);涉及內(nèi)容比較重要，人物情節(jié)比較復(fù)雜的問(wèn)題，以報(bào)告回復(fù)為好。
平級(jí)間的詢(xún)問(wèn)往往與聯(lián)系或商洽工作交織在一起。
3.請(qǐng)示一般較小的工作事項(xiàng)。函具有與請(qǐng)示類(lèi)似的“向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)”的作用(請(qǐng)示的規(guī)定是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”)。國(guó)務(wù)院沒(méi)有對(duì)兩者做嚴(yán)格的限定。一般來(lái)說(shuō)函不具有指揮或指示作用，該用請(qǐng)示、報(bào)告的還應(yīng)當(dāng)用請(qǐng)示、報(bào)告。函所“請(qǐng)求批準(zhǔn)”的問(wèn)題，往往是具體工作中不甚主要不甚復(fù)雜的問(wèn)題。例如某省人民政府向國(guó)務(wù)院請(qǐng)示縣以上各級(jí)人民政府懸掛國(guó)徽的'問(wèn)題;某學(xué)院向上級(jí)主管部門(mén)申請(qǐng)加入某學(xué)會(huì)等，均用函件。
4.答復(fù)問(wèn)題。處理詢(xún)問(wèn)函，一般用函回復(fù)。但對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)，多用“報(bào)告”答復(fù)。例如財(cái)政部《關(guān)于煙草專(zhuān)賣(mài)許可證收費(fèi)問(wèn)題的復(fù)函》即是對(duì)中國(guó)煙草總公司(1983)煙專(zhuān)字316號(hào)函的回復(fù);國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)局《關(guān)于四川省名晾(曬)煙有關(guān)問(wèn)題的函》是針對(duì)四川省廣安縣物價(jià)局詢(xún)問(wèn)該縣毛柳煙是否屬專(zhuān)賣(mài)管理范圍的函而發(fā)的。
5.對(duì)其它事務(wù)，如對(duì)原發(fā)文件有小的更正、補(bǔ)充等。
(二)函的性質(zhì)特點(diǎn)
1.函的使用比較廣泛、靈活。從行文方式、等級(jí)、內(nèi)容上看，凡不宜于或不必要使用其它固定公文種類(lèi)的事宜，都可以采用“函”的形式。例如，詢(xún)問(wèn)、答復(fù)某些工作事項(xiàng)，使用“批復(fù)”沒(méi)有必要，使用“通知”也不恰當(dāng)，就可以使用“函”。又如修改補(bǔ)充原發(fā)文件內(nèi)容，在國(guó)家規(guī)定的其它正式公文里，找不出較為適宜的行文樣式，只有用“函”比較恰當(dāng)。函的靈活性使它的適用范圍非常廣泛。它可以起其它公文的作用，如詢(xún)問(wèn)答復(fù)問(wèn)題就有類(lèi)似于請(qǐng)示、批復(fù)、通知的作用;又可以起其它公文不能起的，處理一般工作事務(wù)的作用。
2.具有指導(dǎo)和商洽的特色。函雖然是法定的公文，與其它公文有共同的格式要求，但實(shí)際上其等級(jí)較低，不具有指示作用。即便上級(jí)對(duì)下級(jí)的函件也沒(méi)有其它公文那樣強(qiáng)的指令性和行政約束力。它較多地表現(xiàn)出指導(dǎo)性和商洽性。因此，重大事項(xiàng)、嚴(yán)肅的問(wèn)題一般不使用函的方式行文。
(三)函的寫(xiě)作要求
1.函的寫(xiě)作格式基本和書(shū)信一樣，作為公文，其文體格式與其它公文相同。要有標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)等一系列格式要求。
2.函的內(nèi)容必須單一、集中，不能象個(gè)人書(shū)信那樣無(wú)所不談。對(duì)于詢(xún)問(wèn)、商洽工作的函要有問(wèn)有答，有的放矢。
3.函的正文沒(méi)有固定格式。一般的函件以陳述為主，應(yīng)直敘其事，表明意見(jiàn)。工作事宜、問(wèn)題較復(fù)雜的，可以先寫(xiě)緣由，后敘過(guò)程，最后做結(jié)論。
4.函的語(yǔ)言應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要。敘事要簡(jiǎn)潔，表達(dá)意見(jiàn)要直接。無(wú)論詢(xún)問(wèn)、答復(fù)、商洽，不必寒喧、客套，尤其不要空發(fā)議論，篇幅要盡量短小。
5.語(yǔ)氣要得體。發(fā)函都是有求于對(duì)方，詢(xún)問(wèn)、商洽工作，請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)都要求對(duì)方協(xié)助、回答。因此，函的口氣要懇切。即使上級(jí)機(jī)關(guān)給下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)函，也要用平等的商量的口氣，使對(duì)方樂(lè)于幫助，樂(lè)于回答。
函的結(jié)尾，可選用“此復(fù)”“即請(qǐng)函復(fù)”、“特此函達(dá)”等詞語(yǔ)，不宜用“此致革命敬禮”“順致敬禮”等一般信件祝頌語(yǔ)做結(jié)尾。
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