會(huì)議餐飲服務(wù)策劃步驟范例
好的餐飲安排是會(huì)議的一大亮點(diǎn)。
細(xì)則：將下列的核對(duì)清單交給我們能幫助活動(dòng)圓滿順利：
1．預(yù)計(jì)多少人?
2．選擇什么顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?
3．主桌和其他桌要如何擺飾?
4．多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺(tái)上嗎?
5．主桌是否需要講臺(tái)和麥克風(fēng)?
6．講臺(tái)位置在哪里?需要哪種麥克風(fēng)?
7．主桌是否也要供餐，還是哪些名流在餐后才來?
8．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，還是請(qǐng)服務(wù)人員先給他們盤子?
9．是否需要預(yù)留其他位子給貴賓(如果需要，在邀請(qǐng)函中就要告訴他們桌號(hào)或者派人在門口迎接)?
10．是否要收取餐券?事先告訴宴會(huì)經(jīng)理并提供"餐券樣本"。
11．如果來的人沒有餐券應(yīng)如何處理?
12．是否在主桌的人也要求給餐券?
13．是否在宴會(huì)廳外面放置報(bào)到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎(jiǎng)品桌?
14．晚宴的菜單、節(jié)目表是否放在桌上或是在入口處分發(fā)?
15．是否另外需要一個(gè)房間讓貴賓們?cè)谕聿颓靶菹?
16.有人節(jié)食、素食等特別安排，如果有最好事先告知。
17．是否要掛banner?
18．是否需要衣帽間?
19．受獎(jiǎng)人坐在主桌還是臺(tái)下，如果是后者，是否要替他們預(yù)留位子?他們?nèi)绾紊吓_(tái)?
20．當(dāng)受獎(jiǎng)人上臺(tái)時(shí)是否需要投射燈，燈光打在演講者或司儀?
21．是否要演奏國歌?如果需要，可能要國旗。
22．是否要安置視聽設(shè)備?
23．是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞臺(tái)上?
24．是否有表演節(jié)目，舞臺(tái)大小是否足夠，如果有表演，舞臺(tái)尺寸和高度多少?
25．舞臺(tái)四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預(yù)演?何時(shí)?
27．什么時(shí)候開門讓客人進(jìn)來?
28．每一程序的時(shí)間安排、前奏音樂或表演、用餐時(shí)間、正式節(jié)目和演講、跳舞等。
29．洗手間在哪里，如果門口仍有人看守時(shí)，如何讓上洗手間的人回來?
主題節(jié)目：主題節(jié)目可以很簡(jiǎn)單只有一個(gè)樂隊(duì)表演，或盡心安排特別節(jié)目。如果預(yù)算允許，就可以特別設(shè)計(jì)，有時(shí)常以會(huì)議當(dāng)?shù)靥厣髦黝}，飯店或會(huì)議中心宴會(huì)人員可能留存一些當(dāng)?shù)刂黝}的東西，如果你需要可借用。
與宴會(huì)經(jīng)理討論"主題"，他們有各種不同主題的活動(dòng)，可建議你以前做得很成功的案例，同樣地創(chuàng)新概念，如果你對(duì)布置或娛樂節(jié)目沒有概念，宴會(huì)人員可以一起包辦。如果由自己負(fù)責(zé)，通知宴會(huì)人員所有安排都是外包，如節(jié)目、背景、特殊家具、燈光、視聽設(shè)備，并告訴他們什么時(shí)候會(huì)來布置、舞臺(tái)放在哪里、什么時(shí)候拆除。
主題活動(dòng)的位置圖(1ayout)特別重要，避免擁擠在入口，餐飲部分也要畫一份平面圖，顯示每個(gè)位置需要多少空間。以主題來設(shè)計(jì)通知、邀請(qǐng)函和指示牌。
最先要考慮的`是會(huì)議中心廚房的位置，供菜的路線如何?在大型活動(dòng)時(shí)廚房與宴會(huì)地點(diǎn)距離很遠(yuǎn)可能是一個(gè)重大的錯(cuò)誤。討論基本服務(wù)需求如咖啡點(diǎn)心怎么安排，大型會(huì)議在短時(shí)間要提供上千人食物，詳細(xì)與會(huì)議中心代表和合約商討論，或許你可以考慮由飯店承辦外燴。
也要了解會(huì)議中心是否可供酒，有時(shí)只允許在某一時(shí)間內(nèi)使用。有些會(huì)議中心主辦單位還要申請(qǐng)臨時(shí)許可證提供啤酒和酒類。
會(huì)場(chǎng)以外地方的餐飲：有時(shí)會(huì)議籌辦人會(huì)選擇會(huì)議中心或飯店以外的地方舉辦活動(dòng)--如博物館或市政廳。這些地方可能有他們專門的餐飲服務(wù)，如果沒有，詢問以前曾經(jīng)辦過的餐飲服務(wù)，再從他們那里獲取資訊，慎選適合的餐飲服務(wù)相當(dāng)重要，因?yàn)槟切┑胤皆静挥脕碜鞑蜁?huì)的場(chǎng)地，大部分的場(chǎng)地沒有廚房與設(shè)備，如何保持食物的溫度，而且桌椅、桌巾所有東西都要運(yùn)過來。在這種地方舉行活動(dòng)不僅費(fèi)時(shí)、復(fù)雜，價(jià)格也可能較高。舉辦會(huì)場(chǎng)以外地方的活動(dòng)要考慮以下需求：
1．安排交通運(yùn)輸(如果需要)、租車費(fèi)用、活動(dòng)結(jié)束后在哪里上車?
2．要帶什么東西?他們是否有桌、椅、講臺(tái)、桌巾、餐具、衣架、冰箱、飲水器?電插頭是否足夠?
3．洗手間是否足夠?位置在哪里?
4．是否有冷暖空調(diào)設(shè)備?
5．如果在戶外，天氣惡劣時(shí)有什么備用方案?
6．是否允許供應(yīng)酒?
7．是否有足夠的準(zhǔn)備食物區(qū)?
8．是否要額外支付清潔費(fèi)用?
9．通常要支付餐飲承包商和場(chǎng)地訂金，要彼此簽約，將條款內(nèi)容詳細(xì)閱讀，最好選擇一家有經(jīng)驗(yàn)的飯店承辦外燴，他們擁有全套設(shè)備與訓(xùn)練有素的服務(wù)人員，如此餐飲的質(zhì)量才能無慮。
成本控制：餐飲成本除了食物外還包括采購、會(huì)場(chǎng)座位布置、服務(wù)、清潔和燈光、視聽設(shè)備等，所以議價(jià)空間很校要求提供幾種不同菜單，再討論菜單內(nèi)容。如果在同時(shí)間還有其他活動(dòng)，使用相同菜單是否較便宜，在茶點(diǎn)時(shí)間(coffeebreak)使用紙杯是否比使用瓷器便宜?
重要的是內(nèi)部控制，如果報(bào)名費(fèi)中包括餐飲，最好使用餐券，因?yàn)橛行┤瞬⒉灰欢▍⒓铀谢顒?dòng)，以餐券比較準(zhǔn)確。如果你能確認(rèn)出席人數(shù)，將會(huì)減少浪費(fèi)，這是一個(gè)慣例，如果人數(shù)在某一定數(shù)目之下仍要以基本數(shù)計(jì)算，預(yù)算通常在餐飲決定前編列，詢問宴會(huì)經(jīng)理這樣會(huì)比編列預(yù)算增加多少百分比。
很多沒有經(jīng)驗(yàn)的人做預(yù)算時(shí)忘了包含稅金和小費(fèi)，如果你是請(qǐng)大會(huì)重要人士來負(fù)責(zé)選擇菜單，最好價(jià)格已包括稅金和小費(fèi)。
保證數(shù)量：宴會(huì)經(jīng)理通常要求你在活動(dòng)前48小時(shí)給予保證數(shù)量，雖然有時(shí)活動(dòng)在星期一或星期二，但是要求你在周末前確定保證數(shù)量，如果需要較多時(shí)間決定名單或在現(xiàn)場(chǎng)售票，可能同意在48小時(shí)前提出保證數(shù)量，而在24小時(shí)前給最后確定數(shù)量，但是絕對(duì)不能少于24小時(shí)。慣例來說有個(gè)伸縮性，比例約3％-5％，基本上來說通常會(huì)多準(zhǔn)備5%的分量，例如保證200人會(huì)準(zhǔn)備210份，不要忘記加上主桌及工作人員。
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