公文寫作基礎知識講義:公文的格式要素

時間：2024-09-04 17:48:19 歐敏寫作基礎我要投稿

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公文寫作基礎知識講義:公文的格式要素

　　公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。下面是小編收集整理的公文寫作基礎知識講義:公文的格式要素，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

公文寫作基礎知識講義:公文的格式要素

　　公文的格式要素一般包括：

　　(一)發(fā)文機關(版頭)

　　發(fā)文機關即公文的作者，發(fā)文機關應寫機關全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個機關聯(lián)合行文，應將主辦機關排列在前。

　　版頭是發(fā)文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

　　1、由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

　　2、由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“xx市教育委員會(函)”。

　　3、印有發(fā)文機關全稱的公函紙，作為版頭。

　　至于幾個機關聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關的版頭。

　　(二)公文份號〖HT〗公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數(shù)字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

　　(三)秘密等級〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，后標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、10年認定。

　　(四)緊急程度

　　緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。

　　(五)發(fā)文字號〖HT〗發(fā)文字號是指發(fā)文機關編制的公文代號，簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發(fā)的第12號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標題右上側(cè)。幾個機關聯(lián)合發(fā)文，一般只標明主辦機關發(fā)文字號。

　　(六)簽發(fā)人簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報送上級機關的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側(cè)：“簽發(fā)人：xxx”。為使公文顯得對稱，發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發(fā)。

　　(七)標題

　　公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區(qū)別標志。如一份公文沒有版頭，標題置于公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

　　公文標題由發(fā)文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務院”是發(fā)文機關;“關于加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關于”和表達主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。

　　擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

　　1、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機關名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，應杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關于”的“關于”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。

　　2、事由應簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發(fā)文時如將這些廢止的規(guī)范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”，就顯得既明確又簡潔。

　　3、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。

　　4、標題排列要對稱、美觀，除字數(shù)較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

　　5、公文標題中除書名號的使用有明確規(guī)定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：國務院關于依靠科技振興農(nóng)業(yè)

　　(八)主送機關

　　加強農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定

　　主送機關是發(fā)文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。除了直接面向社會發(fā)布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。

　　確定主送機關應注意：

　　1、政府各部門應根據(jù)本級政府授權和職權規(guī)定，方可對下一級人民政府直接行文。

　　2、請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送;除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。

　　3、批復下級請示，只能主送原請示機關(單位)，對相關機關(單位)，用抄送。

　　4、普發(fā)公文，主送機關應寫規(guī)范化統(tǒng)稱，如xx省人民政府普發(fā)文件，主送機關寫為“各市、縣人民政府，各地區(qū)行政公署，省政府直屬各單位”。

　　(九)正文

　　正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機關之后，提行空兩格書寫。(寫法見后)

　　(十)附件

　　附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

　　(十一)印章

　　印章是機關權力的象征。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規(guī)類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。

　　(十二)成文時間

　　一般就是公文的簽發(fā)日期，標注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時間，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)時間為準。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。

　　(十三)附注〖HT〗附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定，還應用六角括號括入，如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團級〕等。

　　(十四)主題詞〖HT〗主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。

　　(十五)抄送機關

　　民工抄送機關是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內(nèi)容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內(nèi)。

　　(十六)印發(fā)機關和時間

　　印發(fā)機關，為發(fā)文機關的辦公部門;印發(fā)時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。

　　以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現(xiàn)，格式要素和編排更為嚴格規(guī)范，同時還將新增一些格式構(gòu)成要素。

　　公文寫作格式

　　公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

　　（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

　　（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

　　（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

　　（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。