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2015商務文書寫作基礎知識
為了更有效地學習并運用有關(guān)商務文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務文書寫作的基本內(nèi)容。
(一)商務文書的分類
在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：
1. 按形式來劃分
以形式作為劃分標準，商務文書可以大致分為以下兩類：
固定格式的商務文書
常見的固定格式的商務文書主要有：商務合同、邀請信、通知、請示以及批復。相比較而言，這類商務文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。
非固定格式的商務文書
而所謂非固定格式的商務文書，在日常工作中則往往應用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計算機和網(wǎng)絡一起興起的電子郵件。
2. 按內(nèi)容用途來劃分
以內(nèi)容以及用途作為劃分標準，商務文書則又可以分為以下兩類：
通用的商務文書
常見的通用商務文書主要有：通知、會議紀要、請示、批復、總結(jié)、備忘錄以及報告等。由于相對于禮儀性商務文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對它們的寫作方法進行專門的討論。
禮儀性的商務文書
而所謂禮儀性的商務文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。
(二)商務文書寫作的作用
正如前文所提到的，商務文書寫作是很多人工作的一部分;而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然后再將私心通過公心來實現(xiàn)——公司或單位好，個人才可以好。因此，商務文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重要的。
《福布斯》雜志的創(chuàng)始人——馬爾克姆·福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”。也就是說，寫好商務文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟利益。
【案例1】
單向溝通的表現(xiàn)
日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機開著他就會收到，并且往往根據(jù)他自己當時的心情去詮釋短信的內(nèi)容。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會和誤解。
(三)學習商務文書寫作的關(guān)鍵
商務文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成：
商務文書的寫作步驟以及相應的重點;
商務文書的寫作技巧;
商務文書寫作的注意事項;
商務文書寫作應掌握的范例。
(四)商務文書寫作的特點與要素
1. 商務文書寫作的特點。提煉出商務文書以下的特點：
簡明
正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務文書首要特點。
準確
而所謂“準確”，就是要求商務文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個意思重復三次。在意思清楚的前提下，商務文書寫作應追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達出來。
樸實
所謂“樸實”，就是指在商務文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。
莊重
所謂“莊重”，是指在商務文書中對整體風格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴肅性。
規(guī)范
商務文書寫作在很多方面還具有規(guī)范性強的特點，其中標點符號的規(guī)范性就尤為重要，但是卻往往被大家所忽視。
2. 商務文書寫作的要素
商務文書寫作有以下四個要素：
主旨
所謂“主旨”，就是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思。就是應該對方看到該商務文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。在主旨方面，應該遵循“正確、務實、集中、鮮明”的原則。
材料
好的商務文書不是一蹴而就，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。在材料方面，應該遵循“收集要多、選擇要嚴、使用要巧”的原則。
結(jié)構(gòu)
好的商務文書還應該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調(diào)的內(nèi)容則被相應的弱化。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。
語言
如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重、表達規(guī)范準確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。
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