前臺文秘工作職責

時間：2021-04-02 17:30:10 文秘資料我要投稿

前臺文秘工作職責

　　前臺文秘要熟悉工作中常用及重要的各類電話號碼，按工作程序迅速、準確地轉接每一個電話，保證通訊工作暢通，并做好各項記錄。以下是小編整理的前臺文秘工作職責，歡迎閱讀。

前臺文秘工作職責

　　前臺文秘工作職責1

　　1.負責公司來訪人員的接待、登記、引導。拒絕與公司業務無關的上門推銷者。

　　2.負責公司電話總機的接線工作。電話接人準確及時,使用禮貌用語、聲音清晰、態度和藹。做好未能聯系上的電話記錄并及時轉告。

　　3.負責信函、包裹的收發工作。

　　4.負責公司高管分配的文檔處理工作。

　　5.負責公司會議室計劃安排。

　　6.負責管理監視器、廣播音響、文體用品。

　　7.協助環保員做好白天公司消防、電力、防盜等安全事項的工作。

　　8.完成上級交辦的其他工作。

　　前臺文秘工作職責2

　　1. 負責前臺服務熱線的.接聽和電話轉接，做好來電咨詢工作，重要事項認真記錄并傳達給相關人員，不遺漏、延誤；

　　2. 負責來訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴格執行公司的接待服務規范，保持良好的禮節禮貌；

　　3. 對客戶的投訴電話，及時填寫登記表，并于第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經理；

　　4. 負責公司前臺或咨詢接待室的衛生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；

　　5. 接受行政經理工作安排并協助人事文員作好行政部其他工作；認真執行目標卡的管理規定，完成本部門分配的工作和任務

　　前臺文秘工作職責3

　　1、接待工作：訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好,請問找誰?”,并請訪客入坐，請示后引入相關區域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸;

　　2、衛生清潔工作：煙缸不得超過五個煙蒂，訪客離去后，三分鐘內清洗好煙缸、茶杯;

　　3、總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，“您好，‘XX公司‘。”;若自動轉撥，三分鐘內必須轉為人工;來電找“總經理”，判定是廣告類，不應直接轉入，應問清何事后轉接相關部門;

　　4、傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員;

　　5、負責收發管理報紙、信函;

　　6、安全工作：下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗;

　　7、接受行政助理(助理招聘)安排的其它工作。

　　前臺文秘工作職責4

　　1、熟悉各部門的各項服務項目及辦卡的種類、優惠政策、所用產品；

　　2、負責接待顧客，并對顧客提出的各項咨詢進行解答；

　　3、接聽咨詢、預約電話，準確記錄客人咨詢的問題。預約客人的預約時間，并通知預約員工作好準備工作；

　　4、持卡消費客人，接待員工將客人送到相應部后，拿客人消費卡到前臺領取顧客資料表交服務員工，以便服務員工更好地為客人服務；

　　5、接待顧客時要主動、禮貌、熱情、迅速，并作到微笑服務；

　　6、協助其他部門搞好接待工作。

　　【前臺文秘服務規范】

　　造訪：

　　1．客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。

　　單個人問候標準語如下：

　　“先生，您好！”或“先生，早上好！”

　　“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

　　“您好！歡迎來到XX公司。”

　　來者是二人，標準問候語則為：

　　“二位先生好！”

　　“二位小姐好”

　　“先生、小姐，你們好！”

　　來者為三人以上，標準問候語則為：

　　“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”

　　“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”

　　對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下：

　　“X先生好！”

　　“X小姐好！”

　　對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用“單個人問候標準語”并看到客戶點頭或聽到客戶跟說“你好”之后，還可選用如下標準問候語：

　　“先生，我記得您前不久（以前）來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”

　　a) 引導客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；

　　b) 當場解答或電話通知相關業務接待人員出現，介紹時先介紹主人，后介紹客人；

　　c) 引領客戶或來訪者接觸相關人員，行走時走在客戶或來訪者側前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；

　　d) 進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入后，回手關門；

　　e) 介紹雙方，退出。如相關人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。

　　7．當值前臺為女性，著職業套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領帶。

　　禁忌：頭發臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛生。

　　電話：

　　1．聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；

　　2．聽話時先問候，并自報公司、部門。標準語如下：

　　“您好，XX公司！”或

　　“您好，這里是XX公司！”

　　對方講述時留心聽并記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨后根據對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標準回話。

　　咨詢家裝業務：先生（小姐），關于這方面情況（家裝咨詢），讓我們公司客戶顧問X先生為您服務吧，他可以全面、專業地解釋您所想了解的問題，我把電話轉過去，請稍等。

　　聯系業務：與本公司關聯的業務則轉接相關部門相關人員；無關聯業務，則直接回答：先生（小姐），我們公司現在沒有這方面需要，請您聯系其他公司吧，謝謝！

　　找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）預約了嗎？請您稍等。（然后接通本公司X先生的電話，詢問轉接與否。）

　　不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上把電話轉給能處理的人，在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要地告訴接話人；

　　通話簡明扼要，不應長時間占線。

　　結束時應說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。

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