業主檔案管理制度

時間：2025-11-30 10:11:58 好文

業主檔案管理制度

　　在快速變化和不斷變革的今天，制度使用的頻率越來越高，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編幫大家整理的業主檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

業主檔案管理制度

業主檔案管理制度1

　　(20xx年x月x日業委會會議通過)

　　第一條所有檔案資料,由業主委員會指定專人負責保管。

　　第二條各種檔案資料應分類進行登記、編號,妥善保管。

　　第三條檔案室設在物業樓二層。

　　第四條檔案資料主要包括:

　　(一)各類會議記錄、紀要;

　　(二)業主大會、業主委員會作出的決議、決定等書面材料;

　　(三)各屆業主委員會產生、備案的.材料;

　　(四)山莊內所有建筑物產權清冊及業主聯系方式;

　　(五)訂立的物業管理服務合同;

　　(六)山莊標識,有關法律、法規和業務往來文件;

　　(七)業主和使用人的書面意見、建議書;

　　(八)維修資金收支情況清冊;

　　(九)會議錄音、錄像、照片等;

　　(十)竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;

　　(十一)設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料;

　　(十二)物業工程驗收和質量保修文件,物業使用說明文件;

　　(十三)物業管理所必需的其他資料,包括物業交費統計表、物業經營開支統計表、物業服務人員花名冊等;

　　(十四)其它有關材料。

　　第五條委員因工作需要須查閱檔案資料,并認真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。

　　第六條業主查閱檔案資料,須經兩名業委會委員簽字同意,并辦理查閱手續,不得將資料帶出檔案室。

　　第七條查閱檔案的委員和業主應尊重業主的隱私權,依法保守秘密,若泄密依法承擔全部責任。

　　第八條因管理不當,發生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應承擔相應責任并賠償由此產生的損失。

　　第九條本制度經業主委員會會議通過,按照《議事規則》第二十六條公示后生效。

業主檔案管理制度2

　　管理處業主檔案管理程序

　　一.目的

　　規范客戶檔案的管理工作。

　　二.適用范圍

　　適用于管理處業主檔案的動態管理。

　　三.職責

　　1.物業部主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

　　2.行政接待人員負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

　　四.程序要點

　　1.業主檔案內容。

　　1)經業主簽署的《業主公約》。

　　2)經業主簽署后的《消防安全責任書》。

　　3)《業主家庭情況登記表》。

　　4)《鑰匙領用登記表》。

　　5)《業主證領用登記表》。

　　6)《業主入住驗房表》。

　　7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

　　8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　9)業主的有關證件復印件。

　　10)業主產權確認登記(產權證書)。

　　11)其他應保存的資料。

　　2.檔案盒(夾)的制作。

　　1)根據檔案盒(夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。

　　2)在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業主檔案:表示物業管理公司××管理處物業部管理的業主檔案。

　　3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

　　3.業主檔案袋的制作。

　　1)準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

　　2)將寫有'棟號、樓層號、房號'的標貼紙貼在檔案袋封面上。

　　4.將業主的有關資料存放在相應的檔案袋內。

　　5.將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的`先后順序排列在檔案盒(夾)內。

　　6.按檔案盒(夾)內的各業主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

　　7.業主檔案的跟蹤。

　　1)當發生下列情況變化時,行政接待人員應將變化情況記錄在業主檔案中:

　　a)通訊電話聯絡方式發生變化時;

　　b)業主發生更替時。

　　2)業主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,行政接待人員應至少每隔15天對業主的聯系方式跟蹤一次。

　　3)對產權發生變更的業主,管理處應及時為新業主建立'業主檔案',同時對原業主的檔案另置保管,保管期三年。

　　8.業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經理批準,經物業部檔案行政接待人員辦理登記手續后方可查閱。

　　9.業主檔案應永久保存。

　　10.具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。

　　11.本規程執行情況作業物業部檔案行政接待人員績效考評的依據之一。

　　12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;

　　13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;

　　14.借閱檔案要經過批準,并做好記錄。

業主檔案管理制度3

　　一、業委會檔案內容

　　(一)《業主大會議事規則》、《管理規約》、《專項維修資金管理規約》文本;

　　(二)業主委員會、業主大會會議記錄、紀要;

　　(三)業主委員會、業主大會作出的決議、決定等書面材料、公示、公告及圖片、照片;

　　(四)各屆業主委員會備案證等材料;

　　(五)業主清冊及聯系方式;

　　(六)訂立的物業服務合同以及共有部分利用形成的協議;

　　(七)與物業服務企業之間業務往來的文件;

　　(八)業主和使用人的書面意見、建議書;

　　(九)維修資金收支情況清冊、賬目公告文本及審計報告;

　　(十)公共收益收支情況清冊、帳目公告文本及審計報告;

　　(十一)經業主大會表決審定的改建、重建建筑物及其附屬設施的方案;

　　(十二)其他涉及到業主共同利益的有關材料。

　　二、業委會檔案的形成

　　檔案資料包括一切文字資料，影像資料和實物;委員同意簽字的各類原始文件和蓋章文本或復印件。

　　三、檔案使用后需及時移交

　　業委會各委員在工作當中形成的`文件在使用完畢后應及時移交檔案管理人員。

　　四、檔案由專人管理

　　本屆業委會由業委會秘書責檔案管理工作。檔案管理人員要忠于職守、自覺遵守檔案管理制度，做好檔案收集、整理、歸檔工作。

　　五、檔案借閱實行登記制度

　　不可將檔案借離業委會辦公室，借閱完畢后要及時歸放至檔案柜原存放位置。由于借閱人原因造成文件損毀的，由借閱人承擔相應責任。

　　六、檔案分類保管

　　檔案管理人員按照保管期限或類別項目進行保管，并應排列有序，柜門上鎖。

　　七、檔案的移交

　　新一屆業委會選舉產生后，在十日內辦理檔案移交手續，同時做好移交清單，交接雙方應當面按移交清單逐一清點清楚。拒不履行正常移交義務的，新一屆業主委員會可以請求街道辦事處督促移交，公安機關協助督促移交。

業主檔案管理制度4

　　一、目的

　　規范業主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。

　　三、職責

　　1、服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

　　2、服務中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點

　　1、業主檔案內容

　　(1)經業主簽署后的《業主公約》。

　　(2)經業主簽署后的《消防安全責任書》。

　　(3)《業主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領用登記表》。

　　(5)《業主證領用登記表》。

　　(6)《業主入住驗房表》。

　　(7)《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　(9)業主的有關證件復印件。

　　(10)其他應保存的資料。

　　2、檔案盒(夾)的制作

　　(1)根據檔案盒(夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。

　　(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:

　　×××-××-sw-業主檔案:表示物業管理有限公司××管理處公共事務部管理的業主檔案。

　　(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

　　3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。

　　4、按檔案盒(夾)內的`各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

　　5、業主檔案的跟蹤:

　　(1)當發生下列情況變化時,服務中心副主管應將變化情況記錄在業主檔案中:

　　a、通訊電話聯絡方式發生變化時;

　　b、業主發生更替時。

　　(2)業主檔案跟蹤管理:由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

　　6、業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經服務中心副主管辦理登記手續后方可查閱。

　　7、業主檔案應永久保存。

　　8、具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。

　　9、本規程執行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。

　　五、記錄

　　《業主檔案目錄》

　　六、相關支持文件

　　《檔案管理標準作業規程》

業主檔案管理制度5

　　（1適用范圍

　　適用于小區管理處對投訴的處理.確保業主的投訴能及時、準確、合理地得到解決。其職責包括:

　　小區管理處負責對業主投訴的記錄和協調處理工作.

　　被投訴的`部門按照小區管理處對投訴處理的安排具體解決有關問題.

　　物業中心經理負責對投訴處理的效果進行檢查.

　　（2工作程序

　　小區物業部接到業主投訴后，應首先向業主表示歉意，并在《業主投訴記錄》上做好登記。

　　管理處根據投訴內容通知相關部門限期解決，特殊情況應向管理公司領導匯報，按C]進行處理。

　　針對業主較嚴重的投訴，物業部應及時向管理處經理匯報，由經理組織相關人員進行檢討，落實解決措施及責任人，限期進行處理。

　　相關部門在處理完投訴后，要迅速將處理結果報物業部，由物業助理安排回訪。

　　物業部負責將投訴處理結果填寫在《業主投訴記錄》中，并由具體解決部門的負責人簽字認可。

　　投訴記錄由管理處文件管理員進行統一管理。

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