人才檔案信息化管理的必要性論文

　　摘要：隨著社會(huì)不斷發(fā)展和人才逐漸走向市場(chǎng)，傳統(tǒng)封閉式的人事檔案管理模式已不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)變革的需要，應(yīng)建立一種開(kāi)放式的人才檔案管理模式。人才管理的社會(huì)化、信息化程序已成為國(guó)家或地區(qū)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素，也是爭(zhēng)得人才競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。而人才檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)人才管理社會(huì)化、信息化的必要條件，也是新世紀(jì)人事檔案管理的必然趨勢(shì)。

　　關(guān)鍵詞：人才；檔案；信息化

　　一、堅(jiān)持人才檔案信息化的原則

　　人才檔案的信息化，要以人才學(xué)和人力資源管理與開(kāi)發(fā)理論及人事檔案管理學(xué)為指導(dǎo)，在吸取我國(guó)傳統(tǒng)檔案制度的合理成分和借鑒國(guó)外人力資源管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)出符合時(shí)代特征、中國(guó)特色的人才電子檔案，并形成計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。人才檔案信息化研究屬于應(yīng)用研究，檔案信息系統(tǒng)的研制，在理論上要依據(jù)現(xiàn)代管理科學(xué)的原則，力求科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性，在實(shí)踐上則要解決傳統(tǒng)檔案和目前人才市場(chǎng)求職者履歷存在的問(wèn)題和實(shí)際應(yīng)用的難點(diǎn)，形成可供人才市場(chǎng)操作的.人才檔案信息系統(tǒng)，因此人才檔案的信息化應(yīng)遵循以下原則。

　　1.客觀性原則。人才檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)必須以客觀實(shí)際和需要為依據(jù)，具體地說(shuō)，要能正確描述人才個(gè)體素質(zhì)特征，符合單位擇人的需要。

　　2.實(shí)用性原則。人才檔案信息化的最終目的是為了有利于人才的評(píng)估、選拔和合理使用，因此要考慮到可操作性和實(shí)用性。有些指標(biāo)理論上是必要的，可在實(shí)踐中卻很難準(zhǔn)確地采集和科學(xué)地描述，比如社會(huì)交往能力、競(jìng)爭(zhēng)能力與合作精神等，因此這些不適用的指標(biāo)需要將其擯棄。

　　3.全面性原則。因?yàn)槿瞬艑W(xué)術(shù)背景各異，職業(yè)不同，所取得的成果和做出的貢獻(xiàn)也是多樣的，所以具體指標(biāo)設(shè)立要盡可能做到綜合、全面和系統(tǒng)，具有通用性。

　　4.以業(yè)績(jī)?yōu)橹饕�的原則。學(xué)歷只能在一定程度上反映一個(gè)人的學(xué)識(shí)水平，不能代替能力，對(duì)于能力的檢驗(yàn)主要是看一個(gè)人的工作業(yè)績(jī)。所以人才檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)容要突出業(yè)績(jī)成果。

　　二、做好人才檔案信息系統(tǒng)的措施

　　1.建立開(kāi)放人才檔案管理服務(wù)方式。開(kāi)放式人才檔案管理服務(wù)，要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)，要利于人才流動(dòng)的方便、簡(jiǎn)捷且符合新形勢(shì)下人事管理體制的要求，更要遵循檔案管理自身的規(guī)律。建立人才檔案信息系統(tǒng)最終的目的是打破人才“單位所有、部門壟斷、條塊分割”的傳統(tǒng)配置模式，實(shí)現(xiàn)人才社會(huì)所有、資源共享、市場(chǎng)配置和動(dòng)態(tài)開(kāi)放體系。為此，必須把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用到人才檔案信息系統(tǒng)中，同各種類型市場(chǎng)中介組織溝通組成全國(guó)性聯(lián)網(wǎng)的人才信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，使人才檔案信息資源真正實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，可以靈活運(yùn)用，隨時(shí)提取各種情況和數(shù)據(jù)，滿足社會(huì)需要。

　　2.建立多元化的信息采集機(jī)制。人才檔案信息系統(tǒng)是否擁有信息量，直接關(guān)系到該系統(tǒng)的權(quán)威性和功能的發(fā)揮，但是傳統(tǒng)模式下的人才歸屬條塊分割、單位所有的體制仍嚴(yán)重阻礙著人才檔案信息化的實(shí)施和推行，而對(duì)人才實(shí)行統(tǒng)籌管理和管用分離，又是一個(gè)極其復(fù)雜的進(jìn)程�；�于此，人才電子檔案實(shí)施應(yīng)采取先易后難、先點(diǎn)后面以及錯(cuò)落推進(jìn)的策略。首先，可實(shí)行會(huì)員制，會(huì)員單位義務(wù)提供其專業(yè)技術(shù)人員的有關(guān)信息，并有查詢電子檔案相關(guān)信息的優(yōu)惠權(quán)，也可為會(huì)員單位提供人事管理的跟蹤服務(wù)；其次，可與有關(guān)高校合作，在有關(guān)高校中推行畢業(yè)生檔案登記制度。

　　3.實(shí)行雇傭單位人才推薦證明責(zé)任制度。凡流動(dòng)人才，其求職前必須提供雇傭單位負(fù)責(zé)人或直屬主管的推薦證明材料，統(tǒng)一按人才檔案指標(biāo)要求填寫(xiě)，并承諾推薦責(zé)任，以防止徇情作假。

　　三、人才檔案信息化在人才管理中發(fā)揮的作用

　　1.為人才建設(shè)提供信息保障。黨中央明確提出人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，加強(qiáng)人才資源能力建設(shè)，深化人才工作體制改革，優(yōu)化人才資源配置，建立完善人才市場(chǎng)服務(wù)體系。人才檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是達(dá)到這一目標(biāo)的有效途徑，為政府了解、掌握人才信息提供基本平臺(tái)，為人才在更大范圍內(nèi)的合理使用和流動(dòng)提供信息渠道。

　　2.為健全人才資源市場(chǎng)化配置體系提供條件。傳統(tǒng)的人事檔案制度以服從政治和組織的需要為重點(diǎn)，特別是封閉式的檔案管理方式事實(shí)上已成為制約人才流動(dòng)的瓶頸。人才檔案的信息化要實(shí)行人才信息社會(huì)化集中管理，推行信息采集與分離的會(huì)員制度，這就克服了因單一的政治性檔案造成對(duì)人才合理流動(dòng)的障礙性的局限，從而為建立社會(huì)化、開(kāi)放化以及信息化的人才資源市場(chǎng)配置體系提供了條件。

　　3.為用人單位選人提供可信有用的信息依據(jù)。一直以來(lái)，傳統(tǒng)的人事檔案制度為人員的使用、培養(yǎng)和流動(dòng)提供了支持，發(fā)揮了重要作用，但其不足也是顯而易見(jiàn)的。首先，以政治表現(xiàn)內(nèi)容為主的評(píng)語(yǔ)式的鑒定具有相當(dāng)主觀性。其次，缺乏對(duì)人才知識(shí)、才能、成果與業(yè)績(jī)的信息存錄。

　　4.為人才流動(dòng)提供便捷的途徑。目前人才信息的傳遞方式主要有人才招聘會(huì)、廣告和中介機(jī)構(gòu)提供等，但是諸如此類的信息傳遞方式都不同程度上受時(shí)空制約，不能適應(yīng)人才流速加快的趨勢(shì)。人才檔案信息化將突破現(xiàn)有人才信息傳遞的局限性，以大容量和高效率的信息滿足人才流動(dòng)的需要，提高市場(chǎng)交流的效率。

　　四、結(jié)語(yǔ)

　　當(dāng)前，人才檔案信息化還面臨著各方面的問(wèn)題，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，靠行政命令推行實(shí)施是不能使其健康發(fā)展的，根本對(duì)策是根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，深化人事制度改革，強(qiáng)化人才社會(huì)化管理職能和服務(wù)職能，有步驟地對(duì)人才實(shí)行統(tǒng)籌管理和管用分離，只有這樣，才能保證人才檔案信息化管理制度的順利推行。

　　作者:王利華 單位:威海職業(yè)學(xué)院

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