快遞物流行業(yè)代收貨款資金管理論文
1引言
國家郵政局早在2010年就已經(jīng)頒布了《關(guān)于加強(qiáng)快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)管理的通知》，其中的主要內(nèi)容是要求我國各個(gè)地區(qū)的郵政管理局必須加強(qiáng)對(duì)快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)的監(jiān)督管理，促進(jìn)快遞企業(yè)向著更加規(guī)范化的方向發(fā)展；快遞企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循“誰經(jīng)營，誰負(fù)責(zé)”的原則來對(duì)內(nèi)部管理進(jìn)行有效的加強(qiáng)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)具體操作流程和風(fēng)險(xiǎn)防控措施進(jìn)行有效的制定和完善；代收貨款業(yè)務(wù)的市場(chǎng)發(fā)展需求和一些有關(guān)政策的制定，主要是為了更好地滿足對(duì)代收貨款業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化管理的需求，所以一定要注意快遞企業(yè)代收貨款資金管理中存在的一些問題，并予以解決。
2資金管理對(duì)代收貨款業(yè)務(wù)發(fā)展所起到的具體作用
代收貨款業(yè)務(wù)是目前快遞企業(yè)發(fā)展眾多業(yè)務(wù)中的一種延伸服務(wù)項(xiàng)目，它所起到的主要作用是為寄件人和收件人提供更加方便的條件，快遞公司在給賣方提供商品快遞服務(wù)的過程中，也在向買方進(jìn)行商品貨款的收取，然后在進(jìn)行統(tǒng)一的款項(xiàng)結(jié)算，并把結(jié)算后的款項(xiàng)返還給賣方；從快遞企業(yè)的日常規(guī)定中可以看出，快遞公司為客戶提供代收貨款服務(wù)的時(shí)候，是會(huì)對(duì)客戶進(jìn)行手續(xù)費(fèi)的收取，而且快遞公司在向買方收取貨款的時(shí)間與付給賣方結(jié)算款項(xiàng)的時(shí)間存在著一定的差距，所以這些情況能夠給快遞企業(yè)帶來不錯(cuò)的資金沉淀，現(xiàn)在已經(jīng)是快遞公司非常態(tài)融資手段的其中一種，可以將快遞企業(yè)業(yè)務(wù)所帶來的資金時(shí)間價(jià)值充分地體現(xiàn)出來，這也是快遞企業(yè)對(duì)代收貨款業(yè)務(wù)進(jìn)行廣泛應(yīng)用的一個(gè)主要的原因。
代收貨款資金雖然可以將快遞企業(yè)的資金時(shí)間價(jià)值充分地體現(xiàn)出來，但是同時(shí)也會(huì)給快遞企業(yè)帶來很大的資金管理風(fēng)險(xiǎn)；DDS與深圳豐達(dá)速遞公司在2010年1月份左右就先后因?yàn)槌霈F(xiàn)代收貨款不規(guī)范操作等情況，導(dǎo)致公司內(nèi)部出現(xiàn)資金隱患，DDS出現(xiàn)這種情況的主要原因是因?yàn)楣驹谶\(yùn)營的過程中，把原本的代收貨款資金挪用到了其他的地方，使企業(yè)的資金鏈?zhǔn)艿綋p壞，進(jìn)而導(dǎo)致公司資金運(yùn)轉(zhuǎn)不開，最后DDS公司只能面臨著倒閉；深圳豐達(dá)速遞公司出現(xiàn)這種情況的主要原因是因?yàn)槠髽I(yè)分公司的負(fù)責(zé)人將所有的款項(xiàng)都卷走了，讓分公司失去了高達(dá)上百萬的代收貨款資金，給企業(yè)帶來了不小的損失；所以，資金管理即可以幫助快遞企業(yè)在代收貨款業(yè)務(wù)獲取一定的發(fā)展，也可以給快遞企業(yè)帶來一定的資金管理風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)發(fā)展的一把雙刃劍，如果可以進(jìn)行妥善的利用，那么會(huì)給快遞企業(yè)帶來不小的一筆現(xiàn)金流，對(duì)推動(dòng)企業(yè)資金周轉(zhuǎn)效益具有非常積極作用，但是如果利用不好，會(huì)造成資金把控過程中出現(xiàn)一定的漏洞，那么這會(huì)給企業(yè)帶來不可避免的巨大的資金損失，嚴(yán)重時(shí)企業(yè)甚至要接受面臨倒閉的這種嚴(yán)重的后果，所以企業(yè)想要保持可持續(xù)發(fā)展，就必須對(duì)代收貨款資金管理中的關(guān)鍵問題給予重視。
3快遞企業(yè)代收貨款的具體處理流程分析
對(duì)快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)的具體處理流程上進(jìn)行分析可以看出，資金流與其他普通快遞業(yè)務(wù)相比是代收貨款業(yè)務(wù)最顯著的特征，想要實(shí)現(xiàn)讓代收貨款資金得到更加有效管理的目標(biāo)，其中最重要的一點(diǎn)就是與代收貨款業(yè)務(wù)的整個(gè)操作流程進(jìn)行有效的結(jié)合，從代收貨款業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行入手，以此來達(dá)到對(duì)資金流、實(shí)物流和信息流進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控的目的。
3.1代收貨款業(yè)務(wù)中的實(shí)物流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)
快遞企業(yè)在進(jìn)行郵件實(shí)物流轉(zhuǎn)的過程中，郵件需要經(jīng)過快遞員收寄，然后達(dá)到快遞企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行處理，最后進(jìn)行投遞環(huán)節(jié)，大體上和普通快遞的郵件流轉(zhuǎn)沒有什么差別，但是需要對(duì)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行特別的注意：
郵件收寄環(huán)節(jié)；郵件在進(jìn)行收寄環(huán)節(jié)的時(shí)候，快遞人員需要對(duì)收寄詳情單進(jìn)行仔細(xì)的檢查，看收件人是否填寫正確，應(yīng)付款額是否填寫正確，字跡是否是清晰沒有進(jìn)行涂改的，如果進(jìn)行了涂改需要換一張新的收寄詳單。郵件投遞環(huán)節(jié)；郵件在進(jìn)行投遞環(huán)節(jié)之前，需要讓投遞部門遵照代收貨款郵件的形式進(jìn)行詳細(xì)的登記，并且對(duì)每個(gè)郵件的應(yīng)收貨款金額進(jìn)行重點(diǎn)登記，以減少出現(xiàn)金額錯(cuò)誤的現(xiàn)象。
投遞人員對(duì)郵件進(jìn)行代收貨款的.時(shí)候，可以按照收寄詳情單進(jìn)行收款，收款方式可以使用現(xiàn)金收款方式或者是刷卡支付的方式，投遞人員在確認(rèn)收取的代收款項(xiàng)準(zhǔn)確無誤以后，就可以讓收件人在收寄詳情單上簽字進(jìn)行收寄貨確認(rèn)。
3.2代收貨款業(yè)務(wù)中的資金流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。
投遞人員在開始進(jìn)行代收貨款的時(shí)候，代收貨款資金就已經(jīng)流入進(jìn)了投遞企業(yè)的內(nèi)部流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中，然后通過企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一的結(jié)算，將最后的款項(xiàng)返還給收寄人，快遞企業(yè)資金內(nèi)部流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的操作流程具體可以分為以下幾個(gè)方面：終端繳款環(huán)節(jié)；根據(jù)以上內(nèi)容提出的收款方式，投遞人員在進(jìn)行終端繳款的時(shí)候，可以使用現(xiàn)金收款或者是銀聯(lián)卡收款等方式。內(nèi)部流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；內(nèi)部流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)主要分為兩個(gè)部分：
一是投遞管理人員在完成收款以后，可以把收取來的現(xiàn)金或者是銀行回單、詳情單交換到投遞管理部門進(jìn)行核對(duì)，并且對(duì)核對(duì)內(nèi)容進(jìn)行有效的確認(rèn)，以保證內(nèi)容的準(zhǔn)確性；二是投遞部門需要把款項(xiàng)向上級(jí)進(jìn)行繳款，繳款的上級(jí)機(jī)構(gòu)被稱之為分公司管理部門，由于收款會(huì)被分布到我國的各個(gè)地區(qū)，所以分公司管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個(gè)地區(qū)的快遞公司管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)立。對(duì)外結(jié)算環(huán)節(jié)；資金在被歸集到省或者是市分公司以后，由這些分公司進(jìn)行集中統(tǒng)一的結(jié)算，這個(gè)時(shí)候資金流就不會(huì)在快遞企業(yè)內(nèi)部存在。
3.3代收貨款業(yè)務(wù)中的信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。
每個(gè)快遞企業(yè)中通常都會(huì)帶有相應(yīng)的信息系統(tǒng)，對(duì)來往的郵件進(jìn)行跟蹤調(diào)查，如果是代收貨款業(yè)務(wù)中的信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，那么信息系統(tǒng)需要在郵件開始進(jìn)行收寄環(huán)節(jié)直至接收到投遞回款情況這一整個(gè)過程中實(shí)施閉環(huán)管理；代收貨款中的信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)主要包括實(shí)物流轉(zhuǎn)和資金流，可以對(duì)未投遞的信息、未回款信息的催投以及催繳警示進(jìn)行有效的實(shí)施，而且還可以在一定的時(shí)期內(nèi)對(duì)預(yù)警信息進(jìn)行有效的設(shè)置，有利于投遞部門、分公司等各級(jí)管理部門對(duì)整個(gè)操作流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
4加強(qiáng)快遞企業(yè)代收貨款資金管理的主要措施
4.1重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)投遞終端繳款方面的管理。
快遞企業(yè)最終端資金的主要來源是靠資金管理中投遞員繳款來實(shí)現(xiàn)的，同時(shí)這也屬于在對(duì)資金進(jìn)行監(jiān)控過程中的一個(gè)比較薄弱的環(huán)節(jié)；所以，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)投遞終端繳款方面的管理，應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：第一點(diǎn)、對(duì)投遞員出班和歸班進(jìn)行有效的管理，投遞員在出班的時(shí)候一定要根據(jù)貨款的實(shí)際金額和實(shí)物進(jìn)行出貨登記，歸班的時(shí)候投遞員一定要按照所收到的貨款和回歸的貨物進(jìn)行登記，然后業(yè)務(wù)主管人員可以根據(jù)投遞員的登記記錄進(jìn)行核銷審核，這樣可以有效地避免出現(xiàn)一些投遞款漏繳和少繳的現(xiàn)象；第二點(diǎn)、對(duì)代收貨款超額度的情況進(jìn)行有效的管理，如果出現(xiàn)單筆代收貨款超額度的情況，要對(duì)其進(jìn)行跟班投遞制度的實(shí)施，實(shí)施跟班投遞制度可以選用主管跟班投遞或者是雙人投遞的形式，這樣可以更好的保證貨款回收的安全性；第三點(diǎn)、對(duì)于現(xiàn)金收款方式進(jìn)行合理的減少，使用現(xiàn)金收款的方式有時(shí)會(huì)出現(xiàn)投遞員收取假鈔的情況，多使用銀聯(lián)卡支付方式可以有效地減少這種情況的發(fā)生。
4.2加大欠款的及時(shí)追繳力度。
代收貨款的額度通常會(huì)比較大,如果很長的一段時(shí)間沒有對(duì)貨款進(jìn)行清繳，那么極有可能會(huì)給一些品行低劣的人員帶來作案動(dòng)機(jī)，所以，一定要加大欠款的追繳力度，及時(shí)地對(duì)代收欠款進(jìn)行跟蹤清繳，如果有這個(gè)必要，還可以組建一只專項(xiàng)的欠款管理小組，這樣有利于對(duì)下級(jí)欠款進(jìn)行及時(shí)的清理，極大程度的減少資金沉淀帶來的風(fēng)險(xiǎn)。
4.3對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行合理的完善,并加強(qiáng)管理層的溝通。
由于快遞企業(yè)所辦理的業(yè)務(wù)主要是以營利為目的,所以與賣方的關(guān)系會(huì)形成一種代理的關(guān)系,當(dāng)這種關(guān)系確立以后，那么需要雙方對(duì)自己需要履行的權(quán)利和義務(wù)及職責(zé)進(jìn)行明確,對(duì)雙方之間與業(yè)務(wù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行合理的完善,這樣有利于讓管理信息可以得到及時(shí)的溝通與協(xié)調(diào)；與此同時(shí),快遞企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)對(duì)代收貨款業(yè)務(wù)資金管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的查找,并積極的學(xué)習(xí)和嚴(yán)格的執(zhí)行代收貨款業(yè)務(wù)資金管理的相關(guān)制度；此外,還要適當(dāng)?shù)募訌?qiáng)過程管理,這樣可以讓快遞企業(yè)經(jīng)營的更加規(guī)范化,有利于企業(yè)與賣方實(shí)現(xiàn)雙贏的目標(biāo)。
4.4積極對(duì)從業(yè)人員開展相關(guān)的教育工作。
積極的對(duì)從業(yè)員工開展代收貨款資金管理相關(guān)的教育培訓(xùn),而且要重點(diǎn)對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、企業(yè)規(guī)章制度、職業(yè)技能與道德等方面的教育培訓(xùn)；從業(yè)人員中一線、外聘以及新入職的職工這幾個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)要給予重點(diǎn)的關(guān)注,加強(qiáng)他們的教育培訓(xùn)工作，可以更好地完成代收貨款資金管理；在進(jìn)行教育培訓(xùn)的過程中，可以把一些比較典型的案例作為教育培訓(xùn)的素材,這樣可以讓企業(yè)員工更加快速地了解學(xué)法、知法、守法等方面的知識(shí),讓員工的法律意識(shí)得到有效的加強(qiáng),同時(shí)也可以讓快遞企業(yè)從業(yè)人員的整體素質(zhì)得到有效的提高。
5結(jié)語
快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)主要是為了讓買賣雙方可以實(shí)現(xiàn)不用再進(jìn)行面對(duì)面交易的一種方式,很大程度上為商戶解決了產(chǎn)品配送和資金結(jié)算的問題,由于快遞企業(yè)代收貨款業(yè)務(wù)會(huì)涉及資金結(jié)算和現(xiàn)金實(shí)物流通,所以需要在關(guān)鍵環(huán)節(jié)加強(qiáng)對(duì)資金的管控,同時(shí)還要加強(qiáng)快遞企業(yè)從業(yè)人員的教育培訓(xùn),提高人員的整體素質(zhì)，更好地推進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展。
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