行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化創(chuàng)建研究論文
摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展, 社會的進(jìn)步, 行政事業(yè)單位在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著愈為重要的地位。對此, 加強行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理, 促進(jìn)信息現(xiàn)代化建設(shè)的快速提升, 成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其中, 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化是《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范 (試行) 》實施和落地的重要途徑。文章就行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)思路進(jìn)行詳細(xì)的分析, 并針對其中可能存在的問題提出相應(yīng)的解決方案, 以促進(jìn)內(nèi)部控制管理質(zhì)量的提升, 促進(jìn)行政事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展。
關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位; 內(nèi)部控制; 信息化建設(shè)
一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)需要解決的問題
1.內(nèi)部控制信息化的覆蓋面比較小。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制主要包含單位層面內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制。其中, 前者主要是對部門職能、崗位職責(zé)分工等職權(quán)進(jìn)行控制, 主要通過加強日常規(guī)范管理及文化建設(shè)進(jìn)行管控;而對于后者, 則是需要利用強制手段進(jìn)行完成, 主要涉及預(yù)算業(yè)務(wù)的處理、收入業(yè)務(wù)的管控等, 將控制的核心點與具體業(yè)務(wù)運營系統(tǒng)進(jìn)行相互融合, 提升控制的效率。此外, 行政事業(yè)單位還可以通過規(guī)范中的“評價與監(jiān)督”手段對內(nèi)部控制進(jìn)行有效的反饋, 同時著重加強對內(nèi)部審計的管控, 以便在最大程度上發(fā)揮審計的行政職能, 控制風(fēng)險。單位進(jìn)行系統(tǒng)化的信息管理, 對于事業(yè)單位的評價與整改起著關(guān)鍵性的作用。
2.內(nèi)部控制信息化與現(xiàn)存系統(tǒng)存在矛盾的關(guān)系。在開展內(nèi)部控制信息化建設(shè)之前, 事業(yè)單位已經(jīng)存在建成的業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)并, 例如辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等, 這些系統(tǒng)基本上已經(jīng)是可以滿足單位內(nèi)部控制的基本管理需求。但是, 由于行政事業(yè)單位工作的特殊性及技術(shù)環(huán)境的變化、市場的進(jìn)步與發(fā)展等因素, 導(dǎo)致了這些系統(tǒng)在管理過程中與采用的信息技術(shù)框架產(chǎn)生了一定的矛盾。因此, 單位需要采取一定的措施以保障內(nèi)部控制信息化建設(shè)與現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行一個整合, 并對內(nèi)部控制信息化建設(shè)進(jìn)行重組與整改。
3.內(nèi)部控制信息化建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)不完善, 責(zé)任沒有進(jìn)行明確的落實。由于我國體制的建設(shè)與發(fā)展, 行政事業(yè)單位與市場多數(shù)以盈利為目的的企業(yè)不同, 通常沒有設(shè)置專門的內(nèi)部控制管理部門, 而是交由財務(wù)部門進(jìn)行集中的管理。但是實際上單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)與財務(wù)部門的管理是存在一定區(qū)別的。針對這一情況, 單位內(nèi)部控制部門應(yīng)當(dāng)是由單位負(fù)責(zé)人牽頭, 財務(wù)部門、行政部門、信息部門共同參與的專門職能組織。內(nèi)部控制部門具有一定的獨立性, 擁有一定的獨立權(quán)利以便可以保證在最短時間內(nèi)將問題進(jìn)行解決, 這樣才可以保障內(nèi)部控制信息化建設(shè)的順利完成。
二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的主要思路探討
行政事業(yè)單位內(nèi)部信息控制管理在長期的發(fā)展中存在一定的問題, 將從以下幾方面對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的主要思路進(jìn)行有效性探討。一是從信息化控制的對象進(jìn)行探討, 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的控制對象一般是單位日常的經(jīng)濟(jì)活動。其中, 經(jīng)濟(jì)活動主要是涉及業(yè)務(wù)活動, 既包含單位日常的管理活動, 也包含單一具體的經(jīng)濟(jì)運行活動, 例如材料采購、資產(chǎn)管理或是費用報銷等。業(yè)務(wù)流程貫穿部門預(yù)算系統(tǒng)、政府采購系統(tǒng)等等核心管理系統(tǒng)當(dāng)中, 連接著整體與部分的關(guān)系, 通過物流和資金流的運作形成對應(yīng)的信息流。二是從采集系統(tǒng)方面進(jìn)行分析。采集系統(tǒng)是收集控制對象行動結(jié)果信息的子系統(tǒng), 在管理活動中大范圍采集有效的信息和及時獲取單位運營過程產(chǎn)生的信息, 這些信息通過分析及論證之后會將有用的數(shù)據(jù)存儲于數(shù)據(jù)庫中, 借此為分析風(fēng)險來源提供有效的依據(jù)支持。由于采集信息的速度與質(zhì)量直接影響到控制的效率與質(zhì)量, 所以在信息化環(huán)境下, 應(yīng)當(dāng)確定需要采集的內(nèi)容, 并定期對數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行清理, 以保障采集經(jīng)濟(jì)活動信息的深度、廣度、及時性。三是從規(guī)則庫系統(tǒng)方面進(jìn)行分析。規(guī)則庫系統(tǒng)顧名思義是由內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等具體詳細(xì)的準(zhǔn)則所規(guī)定的控制指令和程序組成的數(shù)據(jù)庫。在規(guī)則庫系統(tǒng)中, 可通過結(jié)構(gòu)化語言或是非結(jié)構(gòu)語言對其進(jìn)行描述并嵌入信息系統(tǒng)中以支持自動控制。其中主要的不同點在于非結(jié)構(gòu)語言并沒有嚴(yán)格的評判標(biāo)準(zhǔn), 不具備一定的強制性。四是從風(fēng)險分析系統(tǒng)進(jìn)行分析。主要是將風(fēng)險分析的結(jié)果與規(guī)則庫系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)控制進(jìn)行比對, 若是控制對象與控制標(biāo)準(zhǔn)偏差過大, 則可以將信息傳遞至控制系統(tǒng)進(jìn)而阻止該經(jīng)濟(jì)活動繼續(xù)進(jìn)行或提示該經(jīng)濟(jì)活動已經(jīng)不具備有效的實際操作性能, 可實施性能降低不利于行政單位的進(jìn)步與發(fā)展。五是從控制監(jiān)督系統(tǒng)進(jìn)行分析。控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)基于單位當(dāng)前實際的經(jīng)濟(jì)運行情況, 在了解行政單位管控中出現(xiàn)的問題之后進(jìn)行針對性的系統(tǒng)控制, 在保持管理系統(tǒng)整體性的基礎(chǔ)上進(jìn)行有效性管理, 保證信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。同時, 在控制系統(tǒng)的運行過程中也絕不能離開監(jiān)督系統(tǒng)的輔助。監(jiān)督系統(tǒng)能夠進(jìn)一步排除其中可能存在的風(fēng)險, 及時發(fā)現(xiàn)問題, 以便及時解決, 避免問題的堆積造成不必要的風(fēng)險與危害。六是從決策管理系統(tǒng)方面進(jìn)行分析。決策管理系統(tǒng)是行政單位進(jìn)行內(nèi)部控制管理的核心, 對于單位的長期發(fā)展與進(jìn)步起著至關(guān)重要的作用。因此, 管理者在進(jìn)行決策的過程中, 決不能僅僅根據(jù)自己的主觀認(rèn)識及經(jīng)驗進(jìn)行主觀判斷, 必須建立在有效數(shù)據(jù)的`基礎(chǔ)之上進(jìn)行, 才能保障決策的準(zhǔn)確性。
三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)過程
1.完善組織的結(jié)構(gòu)及具備良好的人事關(guān)系。在這部分建設(shè)過程的分析中, 主要以交通部某單位為例子進(jìn)行具體的闡述。該單位成立了以局長為負(fù)責(zé)人的項目領(lǐng)導(dǎo)小組及建設(shè)小組, 輔以財務(wù)部門及信息部門等部門進(jìn)行管理, 業(yè)務(wù)部門參與, 軟件公司負(fù)責(zé)研發(fā)。這些部門應(yīng)當(dāng)具備其本身獨立的職權(quán), 有獨立作為的主動權(quán), 但同時這些部門也應(yīng)當(dāng)是互力互助, 共同保證內(nèi)部控制的順利進(jìn)行。在該行政單位內(nèi)部控制管理的前期, 項目小組分別赴各地進(jìn)行考察, 并涵蓋預(yù)算管理、收支管理、政府采購管理及資產(chǎn)管理為主要內(nèi)容進(jìn)行主要的調(diào)研, 以保障信息收集的有效性。
2.落實詳細(xì)的內(nèi)部控制流程。在這一塊內(nèi)容中, 首先, 需要建立起一套內(nèi)控信息化體系, 并將單位的內(nèi)部制度、崗位職責(zé)、崗位分工等內(nèi)控信息歸集、整理錄入系統(tǒng)中, 并在系統(tǒng)中形成相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文檔。其次, 對辦公自動化系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等按照內(nèi)控規(guī)范進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)流程梳理, 盡可能根據(jù)業(yè)務(wù)的范圍進(jìn)行風(fēng)險分析, 將經(jīng)濟(jì)活動的決策與執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制充分融合入實際的業(yè)務(wù)流程中, 強化內(nèi)部控制信息化建設(shè)進(jìn)程。再次, 單位需要對內(nèi)部控制在運行的過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)的記錄與報告, 以方便后期進(jìn)行修改和及時解決相關(guān)問題, 同時也需要跟蹤和監(jiān)督缺陷的整改過程, 隨時監(jiān)督, 持續(xù)改進(jìn), 確保內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。最后, 需要采取多樣的評價方法多角度評價, 通過多方面人員共同參與評價的方式進(jìn)行全面評價, 按照業(yè)務(wù)抽取、風(fēng)險點索引等方式建立內(nèi)控自我評價報告制度, 以確保相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門可以及時獲取內(nèi)控評價的相關(guān)數(shù)據(jù)和報告。
3.規(guī)范化管理單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu), 保障各部門之間的交流與合作。信息化建設(shè)的控制主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)資源、業(yè)務(wù)平臺、內(nèi)控服務(wù)項目等。其中, 數(shù)據(jù)資源層的數(shù)據(jù)來源的渠道各異, 其中包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。同時, 將服務(wù)總線與內(nèi)部控制服務(wù)進(jìn)行交互的融合, 這主要是將內(nèi)部控制的管理平臺與信息服務(wù)的總線進(jìn)行有效連接, 在最大程度上保障信息數(shù)據(jù)的資源共享。系統(tǒng)應(yīng)基于XML的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)作為標(biāo)準(zhǔn)的的分布式調(diào)用協(xié)議, 確保單位現(xiàn)有的系統(tǒng)可以與數(shù)據(jù)進(jìn)行相統(tǒng)一。
四、總結(jié)
行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)是受到多方面制約的, 例如單位內(nèi)部的管理環(huán)境及市場的發(fā)展情況, 與時代信息化的發(fā)展密切相關(guān)。因此, 行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)以長遠(yuǎn)發(fā)展的眼光為切入點, 盡可能在單位內(nèi)部建立起信息化系統(tǒng), 并且保障多方部門系統(tǒng)的統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性, 共同為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。
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