企業(yè)內(nèi)部采購審計報告范文

　　審 計 報 告

　　(供銷部采購職能審計)

　　編號：

　　導(dǎo) 言

　　根據(jù)我們的年度工作計劃和總經(jīng)理辦公會議安排，我們自X年X月X日至X年X月X日，就供銷部X年X—X月份的采購職能履行情況進行了審計。我們的審計工作是按照國際內(nèi)部審計師協(xié)會頒布的內(nèi)部審計實務(wù)標準開展的，同時在對該部門的內(nèi)部控制審計時，參照了由C0SO發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制框架》的相關(guān)標準。本報告分為導(dǎo)言、摘要、聲明、正文、附件等四個部分。

　　聲 明

　　以下的聲明是我們出具審計報告的前提假設(shè)，我們認為認真閱讀本聲明，有助于準確理解報告內(nèi)容，特別是審計發(fā)現(xiàn)和審計建議：

　　1、建立健全采購業(yè)務(wù)的控制制度，最小化控制風險，并有效履行采購職能，是供銷部管理層及全體員工的責任;我們的責任是通過實施必要的審計程序，對采購職能控制制度的健全性、執(zhí)行有效性、采購職能的經(jīng)濟性和效果進行確認，并提供相應(yīng)的改進建議。

　　2、在審計過程中，我們從洛礦動供科、財務(wù)部、供銷部收集了一些相應(yīng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的真實性、完整性由提供單位承擔;我們在對數(shù)據(jù)進行分析性復(fù)核的基礎(chǔ)上決定是否采用。

　　3、鑒于審計時間比較緊張及內(nèi)部審計權(quán)限的限制，我們未執(zhí)行對個別采購品種采購價格的經(jīng)濟性進行外調(diào)的程序。

　　4、對于已經(jīng)多次提到的控制缺陷，比如供應(yīng)商檔案建立、供應(yīng)商評價、專業(yè)能力等，我們已經(jīng)從審計發(fā)現(xiàn)中刪除或者未展開討論。

　　5、除特別指明的日期外，其他業(yè)務(wù)的審計截止日期為X年X月X日，審計報告日期為X年X月X日。

　　6、由于審計報告不是采購業(yè)務(wù)工作總結(jié)，所以在報告中更多關(guān)注的是控制缺陷，而未探討其經(jīng)驗和先進做法，這并不表明供銷部的工作沒有值得推廣的經(jīng)驗和做法。

　　7、對采購預(yù)算的強調(diào)并非針對資金支付的及時性，而主要是其編制的準確性，以及對預(yù)算控制的損害。

　　正 文

　　一、供銷部的基本情況

　　供銷部是我公司的一個重要部門，承擔著全公司生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)所需材料物資、機械設(shè)備的采購供應(yīng)以及電解銅、銅精礦、粗銅等產(chǎn)成品及其副產(chǎn)品硫酸、伴生品鐵粉的銷售工作。

　　目前，供銷部共有從業(yè)人員11名，平均年齡40歲，平均學歷為大專，平均為五龍服務(wù)71個月。

　　據(jù)統(tǒng)計，供銷部采購的各類物資設(shè)備共47大類，約4200個不同規(guī)格的品種。從X年元月自X年10月末，供銷部共采購各類物資設(shè)備14683萬元，平均勞動生產(chǎn)率350萬元/人.年。供銷部的全體員工通過艱辛努力，基本上完成了正常生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)的材料物資、機械設(shè)備供應(yīng)任務(wù)，認真履行了控制制度賦予的部門職責。

　　二、審計目的、依據(jù)

　　在編制采購職能審計方案中確定的審計目的主要包括：

　　1、確定采購業(yè)務(wù)的控制制度是否健全、合理;

　　2、確定采購業(yè)務(wù)控制制度的執(zhí)行是否有效;

　　3、確定目前采購業(yè)務(wù)存在的缺陷并提出相應(yīng)的改進建議。

　　我們參照以下標準開展采購職能審計工作：

　　1、公司內(nèi)部控制制度文本中與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的政策、程序;

　　2、COSO發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制框架》;

　　3、財政部發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范-采購與付款》和《企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范-存貨》;

　　4、國際內(nèi)部審計師協(xié)會(IIA)發(fā)布的內(nèi)部審計實務(wù)標準與公告。

　　三、審計范圍、程序

　　審計方案確定的審計范圍包括：

　　1、供銷部2009年1—10月的采購業(yè)務(wù)，含采購合同、招標文件、采購結(jié)算文件、資金預(yù)算等;

　　2、對于分析性復(fù)核所需數(shù)據(jù)，則追溯至以前年度;

　　我們按照以下審計程序開展審計工作，以收集充分、相關(guān)與可靠的審計證據(jù)：

　　1、審閱相關(guān)的內(nèi)部控制制度，以確定采購制度的健全性、合理性;

　　2、對關(guān)鍵控制制度進行穿行測試、并行測試、觀察，以確定制度執(zhí)行的有效性;

　　3、詢問業(yè)務(wù)人員，為初步審計意見提供佐證，尋求改進采購工作的建議;

　　4、收集整理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進行分析性復(fù)核。

　　四、審計發(fā)現(xiàn)

　　(一)控制制度的健全性與合理性

　　公司對采購業(yè)務(wù)的制度規(guī)范主要在《公司章程》、《財務(wù)管理制度》、《采購管理制度》、《工程項目管理制度》、《資金管理辦法》、《采購與付款管理辦法》中有所體現(xiàn)。這些制度分別就采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)中的請購與預(yù)算、供應(yīng)商確定、合同訂立、采購與驗收、采購付款與記錄、報告分析等關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)作了相應(yīng)規(guī)定，同時對于內(nèi)部控制中的共性問題比如組織結(jié)構(gòu)、職責分離、職業(yè)道德也作出了初步規(guī)范。詳見后附的《現(xiàn)行控制制度中關(guān)于采購業(yè)務(wù)的規(guī)定一覽表》。

　　對照由財政部頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范――采購與付款》的相關(guān)規(guī)定，我們可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)行控制制度中對于采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)的主要環(huán)節(jié)均作出了規(guī)定，但在以下幾方面未涉及或規(guī)定不夠明確：1、供應(yīng)商確定環(huán)節(jié)的詢價、比價程序，招標程序過于籠統(tǒng)，可操作性不強;2、未規(guī)定業(yè)務(wù)員的定期輪崗;3、對于采購?fù)素浀南嚓P(guān)業(yè)務(wù)未規(guī)定;4、對供應(yīng)商的檔案管理、供應(yīng)商評價雖有提及，但未制定詳細規(guī)則;5、對采購質(zhì)量的鑒定及責任劃分未規(guī)定。

　　(二)控制制度執(zhí)行的有效性

　　正如在《現(xiàn)行控制制度中關(guān)于采購業(yè)務(wù)的規(guī)定一覽表》中所列舉的一樣，供銷部在履行采購業(yè)務(wù)的相關(guān)制度時，有25項能有效執(zhí)行，有效率為58.14%，未執(zhí)行的條款7項，占比重16.28%，雖執(zhí)行但效果或效率不明顯的11項，占比重25.58%。其中：

　　1、未執(zhí)行“對庫存存貨的管理要根據(jù)――重要的少數(shù)和次要的多數(shù)――原則進行分類，實行ABC管理”

　　針對這一問題，我們就五龍實業(yè)與五龍銅業(yè)的平均采購金額按照ABC管理的原則進行了分類梳理，在所有采購的39大類物品(不包括設(shè)備類)中，可以將生產(chǎn)用藥劑等5類物資作為A類管理，采購金額約1041萬元，占總比重約73.5%，對于A類物資應(yīng)當重點關(guān)注，由供銷部負責人投入最多的精力和資源，密切掌握其合理庫存、供應(yīng)商、價格變動等信息;象電機車等15類物品作為B類管理，采購金額約308萬元，占采購總比重約21.7%，對于B類物品應(yīng)當關(guān)注，但力度可以略低于A類;象軸承、工具等19類物品作為C類物品，對于C類物品可以交由一般人員管理和關(guān)注，供銷部門負責人則投入較小的精力和關(guān)注。通過實行ABC管理能夠讓管理者從紛繁的業(yè)務(wù)中解脫出來，將更多的資源分配到對生產(chǎn)經(jīng)營起著關(guān)鍵作用的物品上。

　　需要說明的是：一、上述分析是基于洛礦的材料物資系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都真實準確的假設(shè)上的，如果數(shù)據(jù)有所出入，則需另行對ABC分類;二是鑒于時間、數(shù)據(jù)取得等因素的制約，我們僅僅按大類進行了ABC分析，如果從便于管理出發(fā)，則需要根據(jù)這一原則將采購物品ABC分類到具體品種上去;三是我們的分析僅僅考慮了采購金額這一因素，在實際操作中還應(yīng)當綜合考慮單次采購成本、采購周期、物品的易取得性等其他因素;這正是供銷部門下一步應(yīng)當考慮的工作。

　　2、未有效執(zhí)行“應(yīng)當參考上月品種單價，并結(jié)合貨款拖欠的實際情況，編制采購資金預(yù)算表”

　　準確編制預(yù)算是實施控制活動的重要方法之一，物資采購資金支出平均每年約3000多萬元，占公司資金總流出的30%以上，采購預(yù)算編制的準確與否直接關(guān)系著公司總體資金預(yù)算，目前，不僅是供銷部的資金預(yù)算編制不準確，財務(wù)部在編制總體資金預(yù)算時，也未遵照規(guī)范的編制程序，使得預(yù)算的作用大打折扣，并未真正發(fā)揮預(yù)算的控制職能。以下是X年—X年1-10月的采購資金預(yù)算及其執(zhí)行情況表：

　　(略)

　　從上表可以看出，采購預(yù)算的執(zhí)行情況不是太好，經(jīng)分析：資金短缺并非主要原因，因為在X-X年公司的資金實際上是寬裕的，而其完成率也僅僅是61.3%和66.7%;拖延供應(yīng)商貨款也不是主要原因，因為如果經(jīng)常的拖延貨款，那么我們應(yīng)付給供應(yīng)商的貨款就應(yīng)高達8000余萬元，而實際上每年平均應(yīng)付供應(yīng)商貨款在300萬元左右。通過進一步深入了解，采購預(yù)算完成率之所以這樣低的原因是未規(guī)范地編制預(yù)算，其中包括兩個方面：一是對于上月已經(jīng)列入預(yù)算，但未支付的貨款，在編制當月預(yù)算時又重新增加預(yù)算，這樣就無形中虛列了大筆預(yù)算;另一個是在編制預(yù)算時的公式――當月采購預(yù)算額=本月采購總額+以前月份采購當月應(yīng)當支付的資金-當月采購應(yīng)當以后月份支付的資金，遺憾的是供銷部在編制預(yù)算時并未采用規(guī)范的方式。

　　3、未有效執(zhí)行“10萬元以上大型設(shè)備和材料必須組織招標”

　　我們對2009年1—10月份所有超過10萬元的采購合同進行了分析，發(fā)現(xiàn)：在此期間單次采購金額在10萬元以上的合同共45宗，涉及金額1327.62萬元，其中通過招標確定供應(yīng)商的23宗，合同金額890.2萬元，占總金額的67.05%;通過比價程序確定供應(yīng)商的20宗，合同金額364萬元，占總金額的27.4%。

　　4、未有效執(zhí)行“供應(yīng)商確立后，1000元以上的材料物資必須簽訂合同”

　　X年1—9月份，供銷部共簽訂各類采購合同335份，我們通過隨機方式抽取了52份合同，分別就合同是否進行了比價程序、合同簽訂是否逐級審批、實際采購數(shù)量是否與合同數(shù)量存在較大出入等方面作了認真審查，經(jīng)審查發(fā)現(xiàn)：合同訂立程序執(zhí)行有效的份數(shù)計37份，金額569919元，分別占到樣本總數(shù)的71%和73.6%，那么根據(jù)統(tǒng)計學原理，我們可以有95%的把握確定――當年按規(guī)定程序簽訂的有效采購合同在235份至306份之間，合同金額在1213至1682萬元之間。

　　5、未有效執(zhí)行“對于供貨發(fā)票和入庫手續(xù)齊全的業(yè)務(wù)，供銷部應(yīng)于手續(xù)齊全之日起五個工作日內(nèi)辦理結(jié)束與財務(wù)部的結(jié)算工作”

　　根據(jù)部門職責的劃分和不相容職責分離的原則，供銷部系采購業(yè)務(wù)執(zhí)行部門，財務(wù)部系應(yīng)付帳款部門。當采購業(yè)務(wù)的相關(guān)手續(xù)齊全時，供銷部必須及時提交財務(wù)部結(jié)算，而不是象目前那樣將所有手續(xù)保管在業(yè)務(wù)員個人手中，因為這樣一方面有損于會計核算的及時性原則，另一方面手續(xù)的多頭存放不利于安全。據(jù)不完全統(tǒng)計，截止2009年12月31日，在供銷部業(yè)務(wù)員處超期存放而未及時結(jié)算的采購業(yè)務(wù)計72.52萬元，其中時間最長的157天，最短的4天。如果根據(jù)《采購與付款管理辦法》第三十條的規(guī)定，則應(yīng)處罰相關(guān)人員355元，考慮到相關(guān)部門之間未能有效溝通，不僅僅是供銷部的責任，故予以警告。

　　(三)經(jīng)營效率、效果方面

　　在對采購業(yè)務(wù)經(jīng)營效率的審計時，鑒于時間緊、權(quán)力有限、相應(yīng)數(shù)據(jù)取得成本太高等方面的制約，我們著重考慮了采購業(yè)務(wù)對材料存貨周轉(zhuǎn)率、采購質(zhì)量對生產(chǎn)成本的整體影響，而沒有就個別品種的采購價格是否過高問題作深入探討。

　　1、材料周轉(zhuǎn)緩慢，庫存成本較大

　　經(jīng)統(tǒng)計，洛礦2008年和2009年1-10月的平均材料庫存(均不含設(shè)備)分別為580.73萬元和485.79萬元，平均周轉(zhuǎn)天數(shù)達到194天和181天。這樣的周轉(zhuǎn)率是否先進合理?由于沒能獲得行業(yè)數(shù)據(jù)，我們不好下結(jié)論。不過，我們對截止2009年末，超過180天庫齡的庫存材料作了簡單統(tǒng)計，其中超過180天的庫存為111.34萬元。

　　同時，我們也分別對洛礦的選礦和冶煉環(huán)節(jié)制造成本中的材料消耗情況作了統(tǒng)計(具體數(shù)據(jù)見附表)，從表中可以看出：每生產(chǎn)一噸銅精礦含銅，需要消耗材料約3000元(占其制造成本的25%)，每生產(chǎn)一噸電解銅，需要消耗材料約2000元;如果每年的銅精礦含量和電銅產(chǎn)量分別為2200噸和3000噸的話，則年材料消耗總額約1260萬元;如果材料儲備期分別確定為3個月、4個月的話，平均材料庫存應(yīng)分別為315萬元和420萬元，那么2009年期末的實際庫存將分別超過229萬元和124萬元，除增加的保管成本、材料的貶值不便計算外，每年僅增加的利息費用約13萬元。

　　之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因，我們認為：一是材料請購時未認真考慮庫存現(xiàn)狀;二是供銷部對生產(chǎn)單位的請購計劃審核不嚴;三是截止目前，我們?nèi)晕唇�立起材料物資的合理庫存、安全庫存、經(jīng)濟訂貨批量等控制措施;四是這些庫存中仍然存在相當比例的積壓、不對路、型號不符、質(zhì)量缺陷等問題的物品。那么更深層次的原因，可能是采購業(yè)務(wù)的信息化開展嚴重滯后，采購業(yè)務(wù)員對生產(chǎn)單位的實際情況不夠了解，采購部門與生產(chǎn)使用單位溝通不夠流暢。

　　2、招標程序不夠科學，對采購質(zhì)量的重視程度有待加強

　　今年供銷部組織招標27次，涉及金額2785萬元，從招標過程來看，一方面招標的準備工作不充分，表現(xiàn)在未掌握采購物品的標底，以及對材料的技術(shù)要求(象正常的使用期限等)未明確;另一方面對投標人的資質(zhì)預(yù)審不嚴，致使一些不符合條件者參與了投標，甚至中標;再一方面對供應(yīng)商的確定過高地側(cè)重了價格。由于招標程序不夠科學，致使個別不合格供應(yīng)商中標，這就會購入一些質(zhì)量存在瑕疵的材料，從而影響到生產(chǎn)。

　　比如，在洛礦統(tǒng)計的X年度材料質(zhì)量影響生產(chǎn)的數(shù)據(jù)中，鋼板、電纜、鑄模、襯板、過濾布等物品或質(zhì)量存在瑕疵，或使用時間嚴重短于標準使得造成使用單位直接損失約26萬元。

　　五、審計意見

　　經(jīng)審計，我們認為：供銷部基本上保障了公司正常生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)的物資供應(yīng)，在相當程度上履行了部門職責;供銷部的采購業(yè)務(wù)控制環(huán)境、風險評估是合適的，控制活動、信息與溝通、持續(xù)監(jiān)控有待于加強;控制活動、信息與溝通、持續(xù)監(jiān)控的相關(guān)制度的執(zhí)行有效性仍然需要強化，主要表現(xiàn)在采購預(yù)算的準確編制、存貨的分類管理、業(yè)務(wù)員的定期輪崗、業(yè)務(wù)人員的專業(yè)勝任能力、科學招標、供應(yīng)商信息建立與完善、采購業(yè)務(wù)的報告分析、采購的信息化等方面。

　　六、審計建議

　　針對以上審計發(fā)現(xiàn)，在與供銷部充分溝通的基礎(chǔ)上，我們提出以下建議，供管理層參考：

　　1、進一步完善相關(guān)采購制度并提高其執(zhí)行的有效性

　　目前需要進一步完善的控制制度包括供應(yīng)商的確定(詢價、比價、招標規(guī)則的細化)、招標的具體辦法、采購質(zhì)量控制、采購業(yè)務(wù)的信息化(包括采購業(yè)務(wù)信息化和供應(yīng)商檔案信息化)等;

　　2、加強業(yè)務(wù)學習，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　采購業(yè)務(wù)也是一門科學，也遵循一定的規(guī)律，通過持續(xù)不斷的學習與培訓(xùn)，可以掌握科學的理論和先進理念，從而最大限度地提高采購工作的效率和效果;

　　3、科學招標，力求實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的質(zhì)優(yōu)價廉

　　質(zhì)優(yōu)價廉是采購職能的目標，其中質(zhì)優(yōu)居于首位。實現(xiàn)這一目標的方式應(yīng)當包括兩個方面：一是對使用單位的基本情況了如指掌，二是科學招標。

　　4、加強采購預(yù)算管理和信息化建設(shè)

　　一是，從采購業(yè)務(wù)信息化入手，做好采購物品的合理庫存、正常庫齡、安全庫存、經(jīng)濟訂貨量等各項基礎(chǔ)工作，從而提高采購預(yù)算編制的準確性;二是，采購資金預(yù)算由供銷部根據(jù)采購合同提出初步方案，由財務(wù)部按照規(guī)范的編制程序進行編制，以便真正發(fā)揮預(yù)算的控制職能。

　　附 件

　　1、xx年采購情況統(tǒng)計表(表4)

　　2、現(xiàn)行制度中關(guān)于采購業(yè)務(wù)的規(guī)定一覽表(表5)

　　3、供銷部xx采購預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計表(表6)

　　4、洛礦、冶煉廠近年材料消耗成本統(tǒng)計表(3)

　　5、供銷部的反饋意見

　　內(nèi)控審計部

　　X年X月X日

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