什么是公文
公務(wù)文書，又叫公務(wù)文件，簡(jiǎn)稱公文，是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式，經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料（包括電報(bào)，下同），是傳達(dá)貫徹黨和國家政策、方針，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。以下是小編收集整理了公文方面的資料，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
公文的概念
公文是在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的文書材料，離開公務(wù)活動(dòng)就不存在公務(wù)文書。法定機(jī)關(guān)和組織以公務(wù)文書作為實(shí)現(xiàn)其職能的重要手段的依據(jù)；公務(wù)文書必須反映和處理公務(wù)。這就是公務(wù)文書區(qū)別于私人文書的本質(zhì)所在。
公文有廣義和狹義之分。廣義公務(wù)文書的指稱范圍包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的各種文件、電報(bào)、報(bào)表、會(huì)議文件、調(diào)查材料、記錄、登記表冊(cè)等。它們都是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的，具有法定效力和規(guī)范體式并須經(jīng)過一定處理程序處理的文書材料。
狹義公務(wù)文書的指稱范圍包括通用公文與專用公文。通用公文指《公文處理辦法》中規(guī)定的十二類十三種公文，專用公文指除通用公文外由外事、軍事、司法等機(jī)關(guān)根據(jù)本部門需要而使用的專用公文。
公文的類別
依不同標(biāo)準(zhǔn)，不同角度，公文有多種分類方式。
�。�1）通用公文與專用公文。
根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域（即通常所說的按公文形成和使用范圍）劃分，通用公文是各類各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都使用的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、函等，專用公文是在一定專業(yè)機(jī)關(guān)、部門和業(yè)務(wù)范圍專門使用的文件，如外交文件、司法文件、會(huì)議文件、軍事文件等。
（2）對(duì)外公開文件、限國骨公開文件、內(nèi)部使用文件、秘密文件、機(jī)密文件、絕密文件。
這是根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的國家秘密程度劃分的。對(duì)外公開文件，內(nèi)容不涉及國家秘密，可以直接對(duì)國內(nèi)外公開發(fā)布；限國內(nèi)公開文件，內(nèi)容雖不涉及國家秘密，但其內(nèi)容不宜或不必向國外公布；內(nèi)部使用文件，內(nèi)容不涉及國家秘密，但不宜對(duì)社會(huì)公開，只有在本系統(tǒng)或本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用；秘密文件，內(nèi)容含有一般國家秘密，泄露會(huì)使國家安全、利益遭受損害；機(jī)密文件，是指內(nèi)容含有最重要的國家秘密，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害；絕密文件，是指內(nèi)容含有最重要的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全、利益遭受特別嚴(yán)重的損害。
�。�3）上行文、平行文、下行文。
是公文制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)行文方向而劃分的。上行文，指向有隸屬關(guān)系的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文；平行文，是指向同一組織系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)或非同一組織系統(tǒng)的任何機(jī)關(guān)發(fā)送的公文；下行文，向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。
�。�4）規(guī)范性文件、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件、公布性文件、陳述呈請(qǐng)性文件、商洽性文件、證明性文件。
是根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)所劃分的。規(guī)范性文件指強(qiáng)制性推行的，用以規(guī)定行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章等；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的用于頒布方針政策、法規(guī)與規(guī)章，指導(dǎo)、布置工作，闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則的文件；公布性文件是指直接向國內(nèi)外公開發(fā)布的文件；陳述呈請(qǐng)性文件指用于匯報(bào)工作，陳述情況，提出建議，請(qǐng)求指示或請(qǐng)求批準(zhǔn)的文件；商洽性文件是指探討、協(xié)商一般事項(xiàng)的文件；證明性文件是指對(duì)某組織或個(gè)人的使命、身份、經(jīng)歷或某事件提供證據(jù)和對(duì)有關(guān)各方面權(quán)力、義務(wù)、責(zé)任作出規(guī)定的文件。
（5）平件、急件、特急件。
是依據(jù)對(duì)處理時(shí)限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時(shí)間要求，按常規(guī)處理的文件；急件是指因?yàn)閮?nèi)容重要、緊急而需要優(yōu)先傳遞處理的文件；特急件是指內(nèi)容非常重要并特別緊急，需立即優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。
�。�6）收文、發(fā)文。
機(jī)關(guān)內(nèi)部根據(jù)文件來源劃分的。收文指本機(jī)關(guān)收到的來自外部的文件；發(fā)文是指本機(jī)關(guān)制作發(fā)往外部的文件，本機(jī)關(guān)制成只供內(nèi)部使用的也稱發(fā)文。
公文的功能
公文是能夠逾越時(shí)間與空間的限制，有效傳遞公務(wù)活動(dòng)所需信息的重要工具，這一功能主要表現(xiàn)在下述方面：
（l）公文用于傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策和各項(xiàng)指令。
在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用，是加強(qiáng)集中領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)政令統(tǒng)一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。
�。�2）公文是下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯(lián)系的基本手段。
通過公文，使下情上達(dá)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定決策提供依據(jù)，同時(shí)，有利于對(duì)發(fā)生的問題予以及時(shí)處理。
（3）公文用于發(fā)布行政法規(guī)與規(guī)章，在國家行政管理與維護(hù)社會(huì)主義建設(shè)秩序方面發(fā)揮著規(guī)范作用。它使國家各項(xiàng)管理活動(dòng)有法可依，有規(guī)可循，從而逐步實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化。
（4）公文是溝通機(jī)關(guān)之間橫向聯(lián)系的紐帶。
它比其它信息溝通形式具有更強(qiáng)的精確性、權(quán)威性與憑證性。通過公文，機(jī)關(guān)之間能夠相互交流信息、商洽事務(wù)，在工作中取得協(xié)調(diào)與配合。
�。�5）公文具有較強(qiáng)的政策性、理論性，在各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮著闡明事理、啟發(fā)覺悟和提高認(rèn)識(shí)水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。
�。�6）公文是社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄。
它印證了公文作者的`合法身份；記錄了各項(xiàng)管理活動(dòng)的性質(zhì)、狀態(tài)；因此，具有重要的憑證作用。
公文格式寫作指導(dǎo)
公文格式，簡(jiǎn)言之就是公文的表現(xiàn)形式。它是人類在漫長(zhǎng)的社會(huì)歷史發(fā)展過程中，通過實(shí)踐，從語言到文字，不斷的總結(jié)完善，提高發(fā)展，在約定俗成的基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，逐步形成和產(chǎn)生的書面語言文字表述形式。
換言之，公文格式就是把人類在社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)中的思想。感情和行為，用文字從結(jié)構(gòu)、內(nèi)容到文字編寫要求，通過一定介質(zhì)一一書面形式表達(dá)出來。公文格式一般由公文標(biāo)題、主要內(nèi)容、結(jié)尾三部分內(nèi)容組成。
公文格式既然是一種文章的表現(xiàn)形式，它是人類借助進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的工具。由于人們的生產(chǎn)勞動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)涉及到社會(huì)的方方面面，所以公文的種類很多，而且每類公文又都有自己獨(dú)特的表現(xiàn)方法、表述規(guī)律也就是表述形式，這些表述形式既相互聯(lián)系又相互制約。
現(xiàn)在社會(huì)中，每一個(gè)國家都是使用公文這種工具來實(shí)施管理，公文則以其特有的文章功能，幫助行政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)對(duì)行政管理的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。
我國的國家行政機(jī)關(guān)公文，正是利用公文的文章功能，來充當(dāng)行政工作的工具，領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)政府的工作的。
公務(wù)員考試申論公文寫作指導(dǎo)倡議書
倡議書作為一種宣傳動(dòng)員類的公文，在歷年公務(wù)員考試過程中多次測(cè)查�？疾爝^程中，對(duì)情境性要求較高，倡議書要求具有現(xiàn)場(chǎng)感，具備號(hào)召力，能夠號(hào)召廣大民眾參與其中。把握倡議書的寫法，不論是在應(yīng)對(duì)考試時(shí)，還是在日后的實(shí)際工作中，都具有很大作用。
一、題型釋義
倡議書指的是由某一組織或社團(tuán)擬定、就某事向社會(huì)提出建議或提議社會(huì)成員共同去做某事的書面文章。它作為日常應(yīng)用寫作中的一種常用文體，在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中有著較廣泛的使用。在公職類考試中，倡議書是為倡議、發(fā)起某項(xiàng)活動(dòng)而寫的號(hào)召性的公開提議性的專用書信。
二、書寫格式
倡議書一般由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾、落款五部分組成。
1、標(biāo)題：居中書寫
�。�1）單獨(dú)寫文種“倡議書”三個(gè)字居中。
（2）關(guān)于+主題+文種。（例：關(guān)于節(jié)約用水的倡議書）
（3）單獨(dú)寫主題（例：節(jié)約用水人人有責(zé)）
2、稱呼（即倡議對(duì)象）：根據(jù)所處的題目情景，確定合適的稱呼，要注意符合題干要求。
3、正文：倡議書的主體部分。包括倡議目的以及倡議內(nèi)容。
�。�1）倡議目的：倡議書的發(fā)出貴在引起廣泛的響應(yīng)，只有交待清楚倡議活動(dòng)的原因，以及當(dāng)時(shí)的各種背景事實(shí)，并申明發(fā)布倡議的目的，人們才會(huì)理解和信服，才會(huì)自覺的行動(dòng)。倡議目的主要介紹倡議書發(fā)布后所要達(dá)到的效果，在答題過程中，在題干和材料中會(huì)有倡議目的的相關(guān)表述。
（2）倡議內(nèi)容：倡議的內(nèi)容一定要具體化。開展怎樣的活動(dòng)，都做哪些事情，具體要求是什么，它的價(jià)值和意義都有哪些均需寫。倡議的具體內(nèi)容一般是分條列項(xiàng)的，這樣寫往往清晰明確，一目了然。
4、結(jié)尾
結(jié)尾要表示倡議者的決心和希望或者寫出某種建議。倡議書一般不在結(jié)尾寫表示敬意或祝愿的話。
5、落款
落款即在右下方寫明倡議者單位、集體或個(gè)人的名稱或姓名，署上發(fā)倡議的日期。在作答時(shí)根據(jù)題目要求，一般情況下用XX年XX月XX日代替即可。
三、注意事項(xiàng)
1、書寫倡議書時(shí)注意倡議對(duì)象，根據(jù)倡議對(duì)象確定倡議書的用語，如果倡議對(duì)象為廣大民眾，書寫時(shí)語言需要通俗易懂；如果倡議對(duì)象是政府官員，則應(yīng)該規(guī)范用語。
2、落款的書寫注意不要透漏個(gè)人真實(shí)信息，涉及具體部門及人名、日期時(shí)一般用“xx年xx月xx日、xx部門”代替。
提醒大家，倡議書在不論在公職類考試中還是在日常工作中出現(xiàn)的頻率都比較高，掌握倡議書的寫法對(duì)日后工作有一定積極意義。
公文寫作指導(dǎo)
（1）明確行文目的與要求
每一件公文的制發(fā)都是有其具體目的的。為了確保公文的目的能夠得到實(shí)現(xiàn)，公文撰稿人在寫作之前對(duì)這些目的應(yīng)該具有真正、深入的了解，以免無的放矢，文不對(duì)題。對(duì)此，撰稿人還要明確有關(guān)寫作的具體要求。因?yàn)�，在公文寫作中，文章主題的確立、材料的取舍，以及表達(dá)方式的確定和文種的選擇都是以行文目的及行文要求為依據(jù)的。
公文的行文目的是指公文制發(fā)者希望通過發(fā)布公文而實(shí)現(xiàn)的結(jié)果或某種狀態(tài)。行文要求則是指為實(shí)現(xiàn)這一結(jié)果或狀態(tài)而由制作者向受文者提出的有關(guān)公文的執(zhí)行、答復(fù)等事項(xiàng)的具體規(guī)定或愿望。行文目的是公文的核心，文件的內(nèi)容都是為實(shí)現(xiàn)這一目的服務(wù)的。同時(shí)，公文的表達(dá)方式及文種的的選擇也要服從于實(shí)現(xiàn)行文目的需要。離開了行文目的，公文的內(nèi)容、表達(dá)方式及文種的確定和選擇就失去了依據(jù)和意義，文件自身也就因此而喪失了存在的價(jià)值。
在現(xiàn)實(shí)管理活動(dòng)中，公文的行文目的與要求一般是根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需要而確定的。制作者依據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意而行事。授意必須清晰具體、確定無疑。要明確交待文件的收受對(duì)象、目的要求和主要內(nèi)容。撰稿人要對(duì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意進(jìn)行認(rèn)真、細(xì)心地體會(huì)，并據(jù)此組織材料和寫作。
�。�2）確立主題
公文的主題是指公文在匯報(bào)工作、說明事物、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)或主張，也就是公文的中心思想。從根本上來說，每一件行政公文的目的都是為反映某個(gè)問題，或依據(jù)一定的主張解決某個(gè)問題的。因而，公文的目的能否實(shí)現(xiàn)，在一定程度上取決于主題是否鮮明、正確。主題沒有得到鮮明正確表現(xiàn)的文件是沒有任何實(shí)效的。它們不僅無法為受文者提供某些有益的認(rèn)識(shí)，有時(shí)甚至還會(huì)適得其反，即增加了受文者對(duì)某一問題認(rèn)識(shí)的不確定性，從而使他們迷惑不解、手足無措。
現(xiàn)實(shí)生活中，有一部分公文的主題是根據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意而確立的，還有一些公文的主題則是必須經(jīng)過全面深入的調(diào)查研究才能確立。在確立主題的過程中，撰稿人最主要的任務(wù)是使主題具有高度的針對(duì)性，符合實(shí)際工作的需要，不僅有助于解決問題，同時(shí)還應(yīng)便于受文者理解和執(zhí)行。
（3）選擇文種
文種，也就是公文名稱。它是文件的一個(gè)不可缺少的組成部分。主要用以概括公文的性質(zhì)、用途和作者的職權(quán)范圍以及行文目的。公文文種不僅決定著文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及語言表述，同時(shí)也關(guān)系到公文的權(quán)威性和有效性。在撰寫公文之前，作者必須正確地選擇文種。
選擇文種的依據(jù)主要以下四點(diǎn)：
其一，遵循國家關(guān)于公文處理法規(guī)的有關(guān)文種的規(guī)定。我國法規(guī)規(guī)定的公文種類包括命令、決定、指示、公告、通知等，公文制作者應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要從中選取，而不能生造或錯(cuò)用。
其二，依據(jù)作者與主要受文者之間的工作關(guān)系選擇相應(yīng)的文種。在選用文種時(shí)，如果不遵循機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系，在一定程度上會(huì)妨礙公文效用的發(fā)揮，嚴(yán)重的甚至?xí)䴓?gòu)成制作者的違法失職行為。
根據(jù)作者與主要受文者之的工作關(guān)系選擇文種，要求撰稿人首先對(duì)這些關(guān)系有清楚的認(rèn)識(shí)，以此來指導(dǎo)自己的行為。一般來說，當(dāng)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系不平等時(shí)，即是指導(dǎo)與被指導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)一般采用指導(dǎo)性、公布性的下行文種，如規(guī)定、決議、命令等，下級(jí)機(jī)關(guān)則使用陳述、申請(qǐng)性的上行文，往往采用商洽性文種，如函。呈請(qǐng)性或指令性的文種則不宜使用。
其三，依據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍選用恰當(dāng)?shù)奈姆N。
在現(xiàn)實(shí)管理活動(dòng)中，有一些公文文種對(duì)使用者有明確的限制條件。只有具備這些條件的機(jī)關(guān)才可以采取這些文種。如命令，它是一種領(lǐng)導(dǎo)性文件，下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文或平行機(jī)關(guān)之間相互行文是不能夠使用的。同時(shí)，也決非一切處于領(lǐng)導(dǎo)地位的機(jī)關(guān)或組織都可使用。任何機(jī)關(guān)都必須嚴(yán)格按照自身的職權(quán)范圍行文，否則，所制發(fā)的公文一律無效。
其四，依據(jù)行為目的選擇文種
各機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)公文的行文目的及表現(xiàn)主題的需要來選用文種。所選議程應(yīng)該有助于實(shí)現(xiàn)行為目的和行為要求，有助于使公文主題得到正確、鮮明表現(xiàn)。在上行文中，報(bào)告和請(qǐng)示在性質(zhì)上比較相近，但在表現(xiàn)主題、表明行文目的和要求等方面的作用卻是不同的。報(bào)告可用于匯報(bào)工作、反映情況和提出建議，卻不能表現(xiàn)有關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的工作匯報(bào)或情況反映。文種選擇不當(dāng)，將會(huì)影響行文目的及行為要求的實(shí)現(xiàn)。
�。�4）調(diào)查研究、收集材料
材料對(duì)于公文寫作來說是必不可少的，它既要確立公文主題的基礎(chǔ)，同時(shí)又是表現(xiàn)主題的重要手段或工具。沒有材料的支持，公文的主題就無法有效地表達(dá)出來，并為受文者很好地理解和接受。
在明確了行文目的與要求、選定公文文種之后，撰寫者便應(yīng)該通過深入調(diào)查研究來收集和占有材料。收集材料是占有材料的基礎(chǔ)和前提，在收集過程中，材料的數(shù)量越大越好，要全面收集各種類型的材料。只有材料豐富、翔實(shí)，撰寫人才有可能準(zhǔn)確的把握事物的來龍去脈及其發(fā)展規(guī)律和條件。從而使文章具有較強(qiáng)的針對(duì)性及直接應(yīng)用性。占有材料則是在廣泛收集材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認(rèn)真分析或篩選而獲得、吸收有用材料。
材料的來源除了現(xiàn)成的檔案資料外，主要的是撰寫人通過廣泛、深入的調(diào)查研究所獲得的第一手材料。在調(diào)查研究過程中，作者應(yīng)該注意防止或消除各種主觀因素的干擾。調(diào)查可采用會(huì)議、訪問、問卷等方式來進(jìn)行。對(duì)于調(diào)查所獲得的資料，要進(jìn)行認(rèn)真的分析和整理，從中篩選出符合主題要求的材料，以求實(shí)現(xiàn)觀點(diǎn)與材料的統(tǒng)一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的說服力和有效性。
�。�5）選擇恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式
說明、敘述、議論是公文常用的三種表達(dá)方式。在寫作之前，撰稿人需要根據(jù)公文的性質(zhì)、行為目的與要求以及受文對(duì)象的實(shí)際狀況等因素，確定一種或幾種符合主題表現(xiàn)要求的表達(dá)方式。
撰擬文稿
必要的準(zhǔn)備工作完成以后，撰擬文稿的工作便可以進(jìn)行了。它包括安排結(jié)構(gòu)、擬寫提綱、書定文稿三個(gè)步驟。
�。�1）安排結(jié)構(gòu)
公文的結(jié)構(gòu)即公文的組織構(gòu)造，它是指公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成。在公文寫作中，安排結(jié)構(gòu)的涵議是指具體確定公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的表達(dá)次序、相互間的銜接酴以及正文開頭結(jié)尾的方式等進(jìn)行籌劃。
其一，確定公文數(shù)據(jù)構(gòu)成
為維護(hù)公文的權(quán)威性和有效性，公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)目必須完整有效。各項(xiàng)數(shù)據(jù)的確立應(yīng)以使公文發(fā)生效用的各種要求為依據(jù)，絕對(duì)不能把一切與有效實(shí)現(xiàn)行文目的無關(guān)的數(shù)據(jù)也強(qiáng)扯進(jìn)來，數(shù)據(jù)的確立應(yīng)該堅(jiān)持少而精的原則，并且構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一、完整的體系。
為保證公文的質(zhì)量，各項(xiàng)數(shù)據(jù)所表達(dá)的信息必須完整正確，使受文者能夠準(zhǔn)確把握作者的意圖，同時(shí)消作思想認(rèn)識(shí)上的不確定性。其次，數(shù)據(jù)項(xiàng)目的選擇也還應(yīng)參照公文的具體情況而進(jìn)行，不可生搬硬套。
其二，確定正文的表述次序
正文數(shù)據(jù)項(xiàng)目的次序安排一般需要撰稿人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活處理。例題的表述次序，可以使公文層次精晰、條理分明，同時(shí)也為受文者閱讀和理解公文提供方便。在現(xiàn)實(shí)生活中，有些公文依據(jù)事物發(fā)展的時(shí)間順序排列次序，其特點(diǎn)是以文件所反映的客觀事物發(fā)展的時(shí)間順序?yàn)閿?shù)據(jù)排列的主要線索。有些公文則按事物總體的各部分的性質(zhì)及相互關(guān)系進(jìn)行排列，也有的以事物構(gòu)成要素的邏輯次序?yàn)榫�索。但是，不論采用何種方式，都必須考慮到不同文種的特點(diǎn)，并根據(jù)該文種反映信息的角度及方式進(jìn)行排列。
其三，安排好層次、段落間的銜接與轉(zhuǎn)換
公文的層次及段落物銜接與轉(zhuǎn)換應(yīng)該做到前后連貫，形成一個(gè)嚴(yán)密完整的有機(jī)整體。這一問題如何處理得當(dāng)，不僅能夠使公文結(jié)構(gòu)更加周密嚴(yán)謹(jǐn)，文風(fēng)順暢通達(dá)，而且也有利于受文者閱讀和理解。
具體銜接和轉(zhuǎn)換方式的選擇，應(yīng)該視具體情況而定，盡量選取有效而又簡(jiǎn)潔的形式。同時(shí)，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用各種關(guān)聯(lián)詞，使之有效而又簡(jiǎn)潔的形式。同時(shí)，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用各種關(guān)聯(lián)詞，使之很好地發(fā)揮出承上啟下的作用，從而進(jìn)一步維護(hù)和突出公文的整體性。
其四，寫好開頭與結(jié)尾
公文的開頭和結(jié)尾也是整篇內(nèi)容的一個(gè)重要組成部分。它們的表述是否恰當(dāng)或有力，在一定程度上也會(huì)對(duì)公文的質(zhì)量產(chǎn)生影響。
公文的開頭大都采取開門見山式，直接、平實(shí)是其顯著特點(diǎn)。就其具體的表現(xiàn)形式來說，主要包括以下幾種：以簡(jiǎn)要文字交待制發(fā)公文的目的和根據(jù)；簡(jiǎn)明揭示全文主題；概述有關(guān)制發(fā)公文的背景；闡明基本觀點(diǎn)，以提問的形式表達(dá)出公文的結(jié)論；表明批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度；表示賀意、敬意、謝意等。
公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語，其功能主要在于維護(hù)公文的完整性，加深受文者對(duì)正文的理解。具有簡(jiǎn)練的特點(diǎn)。其形式也多種多樣，主要有：使用專用詞語，總結(jié)全文；對(duì)主題進(jìn)行簡(jiǎn)要概括或強(qiáng)調(diào)，以加深讀者的理解；再次強(qiáng)調(diào)行文目的或行為要求，發(fā)出號(hào)召，提出要求和希望；說明生效、施行時(shí)間或處罰措施等有關(guān)事項(xiàng)。
�。�2）擬寫提綱
提綱即指公文的寫作計(jì)劃。在動(dòng)筆之前，撰寫人對(duì)全文的結(jié)構(gòu)安排應(yīng)有通盤考慮，據(jù)此對(duì)材料及各層次、段落的銜接與轉(zhuǎn)換作出恰當(dāng)?shù)陌才拧?/p>
公文的提綱一般包括下述內(nèi)容：公文標(biāo)題；公文的開頭；公文正文的表述層次與各層次中的論點(diǎn)、論據(jù)與安數(shù)安排；各個(gè)層次、段落間的銜接、轉(zhuǎn)換、呼應(yīng)；公文的結(jié)尾及其它數(shù)據(jù)項(xiàng)目。
�。�3）書寫文稿
公文提綱擬定之后，就可以據(jù)此寫作文稿。文稿應(yīng)在各式規(guī)范的發(fā)文稿紙上形成，在寫作時(shí)，公文中的人名、地名、數(shù)字、引文必須準(zhǔn)確；引用公文需先引標(biāo)題；后引發(fā)文字號(hào)，日期應(yīng)寫具體的年月日。此外，字跡要清晰規(guī)范，公文的結(jié)構(gòu)層次也按統(tǒng)一規(guī)定書寫。
（4）審核修改
對(duì)于初創(chuàng)文稿的審核和修改也是非常重要的。審核修改的步驟是：首先由撰寫者自己仔細(xì)推敲修改，對(duì)于重要的文稿則需提交組織討論或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)核稿是最后一道關(guān)口。
公文審核修改的內(nèi)容主要是：文稿內(nèi)容是否符合國家的法律、法規(guī)、政策；文字表述的準(zhǔn)確性：文稿中所提工作原則、措施的可行性；書寫字跡及文稿格式的規(guī)范性等內(nèi)容。
�。�5）簽發(fā)定稿
簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或組織的領(lǐng)導(dǎo)人在對(duì)文稿作出終審核準(zhǔn)之后，批準(zhǔn)正式定稿并予以簽署。這是公文生效的必經(jīng)程序。它實(shí)際上是對(duì)文稿的一次全面核查。只有這項(xiàng)工作完成以后，公文才可發(fā)揮執(zhí)行效用
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