檔案流程管理制度

時間：2022-09-20 18:22:03 制度我要投稿

檔案流程管理制度

　　在我們平凡的日常里，制度使用的情況越來越多，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的檔案流程管理制度，希望對大家有所幫助。

檔案流程管理制度

檔案流程管理制度1

　　一、工程技術(shù)資料:

　　1、項(xiàng)目取得資料(批文等);

　　2、各類建筑許可證;

　　3、各類圖紙;

　　4、開竣工、綜合驗(yàn)收等報(bào)告、通知、會議紀(jì)要;

　　5、物業(yè)接管驗(yàn)收記錄;

　　6、其他合同、資料。

　　二、客戶資料:

　　1、前期服務(wù)協(xié)議;

　　2、交房清單;

　　3、業(yè)主(客戶)入住驗(yàn)房表;

　　4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);

　　5、家庭情況登記;

　　6、租戶資料。

　　三、維修資料:

　　1、任務(wù)單;

　　2、報(bào)修、約修記錄。

　　四、安全維護(hù)管理資料:

　　1、值勤記錄;

　　2、交接班記錄;

　　3、物品出入登記;

　　4、外來人員出入登記

　　5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。

　　五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):

　　1、購銷合同;

　　2、安裝圖紙;

　　3、說明書;

　　4、養(yǎng)護(hù)計(jì)劃;

　　5、運(yùn)行、維修、養(yǎng)護(hù)、巡查記錄。

　　六、綠化管理資料:

　　1、圖紙;

　　2、承包合同;

　　3、養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃

　　;4、檢查記錄。

　　七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:

　　1、工作計(jì)劃;

　　2、檢查記錄。

　　八、社區(qū)文化資料:

　　1、活動計(jì)劃;

　　2、活動通知;

　　3、活動圖片。

　　九、業(yè)主反饋資料:

　　回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。

　　十、行政文件資料:

　　1、規(guī)章制度;

　　2、總結(jié)、通知、通報(bào)、決定等相關(guān)文件資料。

　　十一、業(yè)主委員會資料:

　　1、籌備、成立等文件資料;

　　2、會議紀(jì)要、決議等。

　　十二、財(cái)務(wù)管理資料:

　　各種收費(fèi)資料(包括綜合服務(wù)費(fèi)、日常維修費(fèi)、車輛管理費(fèi)等報(bào)表、單)。

　　●資料整理、歸檔:

　　按照市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的.規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進(jìn)行整理,然后歸檔立卷。

　　●檔案借閱:

　　文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　●檔案的銷毀:

　　根據(jù)文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。

檔案流程管理制度2

　　物業(yè)項(xiàng)目業(yè)戶檔案管理流程

　　1、職責(zé)

　　(1)客服部負(fù)責(zé)業(yè)戶身份資料相關(guān)信息管理。

　　(2)工程部做好業(yè)戶裝修資料、各種圖紙管理。

　　(3)保安部做好業(yè)戶物品出入申請、車輛等相關(guān)資料管理。

　　2、工作程序

　　(1)管理要求

　　①.業(yè)戶情況發(fā)生變更時,應(yīng)及時修訂檔案。

　　②.業(yè)戶文件資料屬秘密級文件,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關(guān)借閱記錄。

　　③.文件、資料要進(jìn)行合理歸檔,分類整理。

　　④.檔案要經(jīng)常進(jìn)行清理,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理。

　　⑤.部門須指定專人負(fù)責(zé),做到業(yè)戶檔案資料既服務(wù)于工作,又不向無關(guān)人員泄露。

　　⑥.業(yè)戶的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。

　　3、檔案管理

　　(1)當(dāng)業(yè)戶的第一份資料(含內(nèi)部流轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)戶的信息及業(yè)戶本身填報(bào)信息)轉(zhuǎn)到項(xiàng)目管理中心相關(guān)部門后,按一戶一檔的原則,立即建立相應(yīng)業(yè)戶檔案。

　　(2)為便于管理,每一份業(yè)戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關(guān)信息增減時,需同時修改目錄。

　　(3)主管部門可依據(jù)本部門所存檔案資料的特點(diǎn)及性質(zhì),選擇適用于本部門的業(yè)戶檔案管理存放方式:

　　①.客服部可采用掛牢分類存放等方式,便于日常頻繁的查閱。

　　②.工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

　　③.保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。

　　④.各部門需依據(jù)要求,于當(dāng)日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業(yè)戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。

　　(4)業(yè)戶發(fā)生變更后,原業(yè)戶的相關(guān)資料單獨(dú)存放,確認(rèn)保管年限。超過保管年限后,經(jīng)部門主管查閱后審批后銷毀,并做好相關(guān)銷毀記錄。

　　(5)客服部主管每周一對照《業(yè)戶檔案一覽表》,對本部門上周建立的檔案進(jìn)行全面檢查或抽查,發(fā)理問題及時予以指導(dǎo),簽署相應(yīng)評語。

　　(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書面報(bào)告,由部門主管批閱后,上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理。

　　(7)項(xiàng)目經(jīng)理組織每半年對下屬部門進(jìn)行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。

　　(8)相關(guān)部門借閱檔案時,需經(jīng)部門主管同意,辦理相關(guān)手續(xù)。

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