客服檔案管理制度

時(shí)間：2023-02-07 19:31:44 制度我要投稿

客服檔案管理制度

　　在不斷進(jìn)步的社會(huì)中，接觸到制度的地方越來越多，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編精心整理的客服檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。

客服檔案管理制度

客服檔案管理制度1

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是'服務(wù)'。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢跟進(jìn);

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的`資料:

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶報(bào)修記錄

客服檔案管理制度2

　　1、制度

　　1.1文件資料的形成與歸檔

　　1.1.1資料的形成:

　　⑴各部工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須歸檔,并由專人進(jìn)行管理;

　　⑵文件資料的形成和積累必須納入各部門工作計(jì)劃,在部門文員崗位職責(zé)中予以明確。

　　1.1.2資料的歸檔:

　　⑴文件資料的歸檔范圍

　　①物業(yè)管理

　　a.業(yè)戶資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴記錄等);

　　b.清潔衛(wèi)生管理;

　　c.綠化管理;

　　d.值班記錄;

　　e.樓宇巡檢記錄;

　　f.公共區(qū)域維修記錄。

　　②質(zhì)量管理

　　a.質(zhì)量體系文件;

　　b.質(zhì)量管理資料。

　　③其他資料

　　⑵歸檔要求

　　①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨筆等書寫材料。

　　②歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。

　　③歸檔的文件必須是原件。

　　④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。

　　檔案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。

　　⑤案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

　　⑥文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。

　　⑦所有文件資料必須及時(shí)歸檔。

　　⑧有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　1.1.3每月底進(jìn)行一次庫藏檔案清理,核對(duì)和保管質(zhì)量的檢查工作,做到帳物相符。對(duì)破損或變質(zhì)檔案,要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。

　　1.1.4檔案柜要注意'七防'(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫)。

　　1.1.5檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

　　1.2檔案借閱

　　1.2.1公司員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案,并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。

　　1.2.2文書檔案只閱不借。

　　1.2.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。

　　1.2.4服從文員的管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,保密檔案不供查閱。

　　1.2.5借出與歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù),由部門文員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

　　1.2.6檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,須立即寫出書面報(bào)告,按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。

　　1.2.7調(diào)離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　1.2.8外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,辦理有關(guān)查閱手續(xù)后查閱。

　　1.2.9上級(jí)公司借閱本公司檔案,須辦理有關(guān)借閱手續(xù)后借閱。

　　1.3檔案管理人員職責(zé)

　　1.3.1忠于職守,嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度及本細(xì)則,積極開展工作。

　　1.3.2負(fù)責(zé)收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料,做好職守、補(bǔ)充、配套、保管和提供查閱。

　　1.3.3及時(shí)立卷歸檔,編制總目錄,卷內(nèi)目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。

　　1.3.4熟練掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。

　　1.3.5妥善管理檔案,嚴(yán)格執(zhí)行檔案供閱制度,建立借閱登記,對(duì)借出資料按期催還。

　　1.3.6定期清理,由次年初進(jìn)行全部檔案的'清理核對(duì)。核對(duì)后將公司所有檔案集中存放、保管。

　　1.3.7嚴(yán)守機(jī)密,確保檔案安全;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

　　1.3.8做好各種資料的保管工作,并對(duì)有些文件進(jìn)行定期封存。

　　1.4公司內(nèi)外檔案文件管理:

　　1.4.1公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)按照部門進(jìn)行分開存檔。

　　1.4.2公司對(duì)外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開,每個(gè)單位都應(yīng)有一個(gè)獨(dú)立的檔案。

　　1.4.3所有存入檔案應(yīng)按照日期先后進(jìn)行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。

　　1.4.4相關(guān)檔案存放一年后,應(yīng)統(tǒng)一放進(jìn)檔案袋封存,以便日后復(fù)查。

　　1.4.5對(duì)于一些涉及公司秘密的文件,應(yīng)單獨(dú)存放于帶鎖的文件柜內(nèi),以免發(fā)生意外。

　　1.5檔案銷毀

　　1.5.1如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。

　　1.5.2保密文件應(yīng)使用碎紙機(jī)處理,如是普通文件且文件較多,應(yīng)撕毀后處理。

　　1.5.3所有存檔的文件均應(yīng)定期進(jìn)行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。

　　2、規(guī)定

　　為完整系統(tǒng)地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項(xiàng)工作服務(wù),特制定本規(guī)定。

　　2.1檔案管理范圍:

　　2.1.1政府部門頒布的政策性、指令性文件;

　　2.1.2政府部門、集團(tuán)公司針對(duì)本公司的批復(fù)、指示、通知、要求等;

　　2.1.3公司文件;

　　2.1.4物業(yè)的管理、維修、保養(yǎng)計(jì)劃、記錄等資料;

　　2.1.5治安保衛(wèi)、消防、安全等相關(guān)資料;

　　2.1.6公司領(lǐng)導(dǎo)講話和年終總結(jié);

　　2.1.7其他經(jīng)濟(jì)、外包合同;

　　2.1.8音像、圖片資料;

　　2.1.9其他要求歸檔的重要文件。

　　2.2第4、5、6、8、9項(xiàng)由相關(guān)部門妥善保管,其余各項(xiàng)均由總經(jīng)理秘書歸檔保管,任何部門和個(gè)人不得以任何理由據(jù)為己有。

　　2.3在外參加各種會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)移交公司秘書歸檔,不得自行保管、銷毀。

　　2.4負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編制索引和目錄。

　　2.5借閱檔案時(shí),必須遵守以下規(guī)定:

　　2.5.1辦理登記手續(xù),限期歸還,不得帶出公司;

　　2.5.2愛護(hù)檔案,所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁涂寫、更改檔案;

　　2.5.3借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚;

　　2.5.4檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當(dāng)事人的責(zé)任;

　　2.5.5檔案借閱按

　　閱檔批準(zhǔn)權(quán)限借閱;

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