文秘基本常識

　　文秘工作的綜合性決定了秘書人員既要具有廣闊的知識面又要有深厚的專業知識。下面是小編精心為大家整理的文秘專業基礎知識大全，歡迎閱讀。

　　2017文秘基礎知識【一】

　　秘書工作的任務

　　秘書工作的任務主要有以下7個方面:

　　1.調查研究與信息收集

　　調查研究是領導者了解情況、進行決策的基礎,而領導的調查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進行,秘書應該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實的最新的全面的信息,及時提供給領導。

　　2.文書工作

　　文書工作包括收文和發文兩個方面,收到的文件要分輕重緩急交給領導批閱處理,發文要在領導的指示下按程序認真進行,很多時候秘書還要進行文件、報告的起草,所以秘書對文書的寫作規范、要求等要熟悉,處理完的文檔要及時分類歸檔。

　　3.會議籌辦

　　秘書應該按照領導的要求和會議的主題、風格等進行會議的準備、組織、后勤保障、安全保衛等工作。注意不同的會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同的籌辦要求。

　　4.來賓接待

　　秘書應負責來賓的接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位的良好形象。

　　5.檔案管理

　　如果一個單位沒有專門的檔案部門,秘書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學方法和原則進行檔案的采集、整理、保管和提取。

　　6.信訪工作

　　信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認真地對待,在領導的授權下可以作適當的處理,對自己處理不好或不在自己權限范圍內的問題,要及時向領導匯報。

　　7.日常事務工作

　　如文印、交通、生活、福利、醫療保健、物資設備管理、環境管理等工作,常常都需要秘書來處理。

　　2017文秘基礎知識【二】

　　文秘基礎知識試題（后附答案）

　　一、單項選擇題

　　1.秘書學，從學科大類來說，屬于 范疇。

　　A.社會科學 B.人文科學 C 管理科學 D 綜合科學

　　2.“秘書”的涵義，有一個 的演變過程。

　　A.由人到物 B 由小到大 C 由物及人 D 由上到下

　　3. 朝廷中出現了最早的秘書機構一一太史寮。

　　A.東周 B 商末周初 C 秦末漢初 D 隋末唐初

　　4.虞舜時的史官稱為“ ”。

　　A.納言 B 出納 C 長史 D 記言

　　5.秘書，是一種職務名稱，指處于 地位，主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務于領導的人員，是領導的參謀和助手。

　　A.中心 B 樞紐 C 中樞 D 中介

　　6.公文寫作必須以黨和國家的方針政策為指導，同時必須 。

　　A.反映作者的思維活動 B 在法律賦予的職權范圍內進行

　　C 熟練掌握修辭技巧 D 有業務目的

　　7.秘書工作的輔助性主要體現在地位的 與工作的被動性兩個方面。

　　A.被領導性 B 中介性 C 從屬性 D 隱秘性

　　8.智能結構即 和能力的綜合反映。

　　A.智力 B 智商 C 知力 D 知識

　　9.協調是一門學問，要做好協調工作，必須藝術。一是要掌握好分寸;二是要善于掌握有利時機;三是要講究一定的 。

　　A.技巧 B 技術 C 藝術 D 語言藝術

　　10. 是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。

　　A.性格 B 興趣 C 意志 D 毅力

　　11. 隨機抽樣，又叫機械隨機抽樣。

　　A.等距 B 純 C 標準 D 簡單

　　12.信訪工作的特點，一是高度的 性;二是廣泛的監督性;三是綜合的服務性。

　　A.時效 B 整體 C 政策 D 政治

　　13.按信息形式分，可分成 信息和物化信息。

　　A.內化 B 內儲 C 內存 D 內蓄

　　14.協調工作的內容主要是 協調、關系協調和事務協調。

　　A.組織 B 領導 C 政策 D 法律

　　15.從邏輯學的角度講，分類的第三條邏輯規則：分類應該按一定的 逐級進行。

　　A.層次 B 邏輯 C 子項 D 母項

　　17.下列各組文種中，屬于行政公文的一組是 。

　　A.報告 命令 議案 B 條例 辦法 章程

　　C 條例 章程 簡報 C 報告 辦法 方案

　　17.按行文關系分，報告屬于 。

　　A.上行文 B 下行文 C 平行文 D 多行文

　　18.按性質作用分，會議紀要屬于 公文。

　　A.公布性 B報請性 C指揮性 D 記錄性

　　19.某市工商局最近任免了一批干部，需要制發公文，將人事變動情況告知全局干部職工，該文種應選用 。

　　A.通告 B 命令 C 決定 D 通報

　　20.下列各結束用語中， 適用于呈轉性報告。

　　A.特此報告 B 妥否，請批復 C 敬請函復 D 如無不妥，請批轉有關部門執行

　　21.“此件發至縣團級”履行政公文 的內容。

　　A.批示域 B 正文域 C 附件域 D 附注域

　　22.行政訴訟當事人不服第一審人民法院的裁判或重新審理而提出的書狀叫 。

　　A.上訴狀 B 復議申請書 C 強制執行申請書 D 申訴狀

　　23.新聞是新近發生的、群眾所關心的重要變遷事實的報道，包括評論。這個定義最重要的是新聞的 。

　　A.收集 B傳播 C 撰寫 D 評價

　　24.經濟文書是一個大類，有各種差距極大的體裁，廣告屬于 類。

　　A.理論 B 報告 C 規約 D 文學

　　25.下列行政公文中，可以不寫主送機關的是 。

　　A.請示 B 通知 C 通告 D 批復

　　26.下列各組文種中， 組同屬于工作規約文書。

　　A.辦法 計劃 報告 B 條例 辦法 章程

　　C.條例 章程 報告 D 章程 報告 辦法

　　27.下列各組文種中， 組同屬于事務文書。

　　A.合同 簡報 經濟論文 B 簡報 合同 會議紀要

　　C.計劃 總結 調查報告 D 意見 總結 商業廣告

　　28.公文在閱辦階段的程序是： 。

　　A.審批→傳閱→擬辦→擬辦→承辦 B 傳閱→審批→批辦→擬辦→承辦

　　C.擬辦→擬辦→承辦→審批→傳閱 D 審批→擬辦→擬辦→傳閱→承辦

　　29.下列各類詞語中， 類詞語不宜用于公文。

　　A.文言詞匯 B 能愿動詞 C 方言俚語 D 公文慣用語

　　30.下列修辭方法中， 不宜用于公文。

　　A.對比 B 排比 C 夸張 D 對偶

　　二、多項選擇題

　　31.秘書學具有 特點。

　　A.政治性 B 綜合性 C 應用性 D 穩定性

　　32.以個性特征與能力劃分，秘書可分為 等多種類型。

　　A.參謀型秘書 B 秀才型秘書 C 公關型秘書 D 辦事型秘書

　　33.秘書工作的政治性體現在 等幾個方面。

　　A.階級性 B 政策性 C 思想性 D 機要性

　　34.秘書人員應具有的職業道德有 等。

　　A.忠于職守 B 廉潔奉公 C 團結合作 D 相關知識

　　35.秘書人員需有包括 等幾個面較合理的知識結構。

　　A、基礎知識 B、綜合知識 C 專業知識 D 相關知識

　　36.人際關系一般具有這樣幾個特點，即 。

　　A.個體性 B 情感性 C 易變性 D 對應性

　　37.寫作過程中的準備階段包括 幾個方面。

　　A.明理 B 儲材 C 辨體 D 修改

　　38.雜文類是報刊上內容廣泛、形式繁多、筆法靈活、風格多樣、短小精悍，帶有文學色彩的、戰斗性極強的社會論文。包括日記、 等各種短文。

　　A.通訊 B 書信 C 序跋 D 隨筆

　　39.傳播文體的一般特點可以概括為公開性、 、可讀性。

　　A.真實性 B 針對性 C 事宜性 D 說明性

　　40.通訊最常風的是人物通訊、 。有時以“巡禮”、“側記”、“見聞”、“報告”等形式寫的報道也屬于通訊范圍。

　　A.事件通訊 B 工作通訊 C 旅游通訊 D 小通訊

　　41.消息寫作要領有以下幾點： 、要有立場、要讓事實說話。

　　A.抒情 B 客觀 C 公正 D 全面

　　42.請示寫作應注意： 、不要事無大小，樣樣都請示。

　　A.內容要單一 B 以事實為依據，以法律為準則

　　C.避免多頭請示 D 夾敘夾議，敘議結合

　　43.批復寫作應注意掌握 等要領。

　　A.口氣婉轉 B 態度明確 C 內容簡短 D 緊扣請示

　　44.會議的作用，主要包括 。

　　A.決策指揮作用 B 組織協調作用 C 動員教育作用 D 信息交際作用

　　45.調查的方法，主要有文獻調查法 等。

　　A.問卷調查法 B 訪問調查法 C 實地調查法 D 電話調查法

　　三、判斷題

　　1.廣義的秘書機構，指承擔辦文辦事、信息調研、綜合協調、督促檢查與事務管理等全部秘書工作的部門，一般冠以“辦公”字樣。

　　2.秘書工作也是一種管理工作，但它是一種特殊的管理活動，即帶有領導性質的管理。

　　3.道德是一種社會意識形態，是人們調整自身與社會之間關系的行為規范的總和。

　　4.演繹是從一般推到個別的方法，從一般性的結論推演到歸屬類事物的個別對象。

　　5.國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”和“秘密”三個等級。保密期限絕密級事項不超過五十年，機密級事項不超過三十年，秘密級事項不超過十年。

　　6.典型調查，是指在一定的總體范圍內，根據調查目的，選擇有代表性的單位進行調查，以推論總體，是深入了解社會情況的重要方法。

　　7.按人對信息的.感知方式分，信息可分成直接信息與間接信息。

　　8.文章的層次大于段落，即若干個段落連綴組合成一個層次。

　　9.所謂照應，是指文章前后內容上的照顧和呼應。

　　10.新聞述評的標題一般要求多樣化，不像消息的標題那樣單一。

　　11.聯合行文，主辦機關名稱應當排列在前，聯合下發的文件，應由主辦機關蓋章。

　　12.從表達方式上來說，消息和通訊一樣，除了概括敘述外，都要適當運用抒情、議論、描寫的手法，不但要讓事實說話，而且要用形象感人。

　　13.雜文的事實材料和一般議論文中的事實材料一樣，都是作為證明或駁論點的論據。

　　14.敘述以語言文字的詳略程度而言，可以分為概括敘述和具體敘述兩種。

　　15.文藝文訴諸讀者的是情感和想象;應用文訴諸讀者的則是無可辨駁的事實和不可辨駁的真理。

　　四、簡答題

　　1.簡述秘書機構設置的原則。

　　2.簡述調查研究的基本原則。

　　3.構思的任務。

　　4.標題的種類及作用。

　　五、公文修改(找出錯誤并加以改正)

　　商洽代培文秘人員的函

　　×農函字〔1999〕6號

　　××大學中文系：

　　獲悉你系將于99年9月份開辦秘書業務進修班，系統講授有關秘書業務以及公文寫作處理的基本理論與方法。1984年機構改革以來，不少新的文秘人員由于沒有經過系統的專業學習，我廳所屬各單位的文秘人員調整較大，業務素質較差。現在你們開辦進修班，為這些同志提供了一個非常難得的學習機會，我廳擬派10名文秘人員隨班學習，委托你們代培。有關代培所需的一切費用，我廳將如數撥付。以上各項望遵照執行。

　　××省農業廳人事教育處(公章)

　　文秘專業知識試卷參考答案

　　一、單項選擇題

　　1、A 2、C 3、B 4、A 5、B 6、B 7、C 8、D 9、D 10、A 11、A 12、D

　　13、B 14、C 15、A 17、A 17、A 18、D 19、A 20、D 21、D 22、A 23、B

　　24、D 25、C 26、B 27、C 28、D 29、C 30、C

　　二、多項選擇題

　　31、ABC 32、ABCD 33、ABD 34、ABCD 35、ACD 36、ABD 37、ABC 38、BCD 39、ABC 40、ABCD 41、BCD 42、AC 43、BCD 44、ABCD 45、ABC

　　三、判斷題

　　1、√ 2、× 3、× 4、√ 5、× 6、√ 7、√ 8、√ 9、√ 10、× 11、× 12、× 13、× 14、√ 15、√

　　四、簡答題

　　1、答：秘書機構的設置，必須遵循適應性、精簡性、高效性的原則。

　　即指秘書機構的設置，要適應領導的決策與管理工作的需要;要盡可能少，秘書機構的層次應嚴加控制，不能分層過多;要力求高效，要重視秘書群體結構的優化，充分發揮秘書機構的整體效能。

　　2、答：在調查研究的具體實踐中，必須堅持以科學的理論為指導，遵循客觀性原則、實踐性原則、群眾性原則和綜合性原則。

　　客觀性原則是指在調查研究中應尊重客觀事實，一切從實際出發，實事求是，準確地、真實地反映客觀地社會現象、社會問題、社會事實。

　　實踐性原則是指要從實踐的需要出發確定調查研究課題，回答實踐中提出的問題，把調查研究的成果用于指導實踐。

　　群眾性原則是指調查研究，必須深入到廣大群眾中去，充分相信和依賴群眾，拜群眾為師，虛心向群眾學習求教。

　　綜合性原則是指調查研究應多方位、多層次、多角度地綜合進行。

　　3.答：1.明確主題。首先要解決選題立意。選題有兩個意思，一是選擇研究和寫作的課題，二是選擇、確定文章的主題。

　　2.理清思路。主題明確后，還必須經過頭腦的繼續思索加工，解決一個怎么認識和怎么反映的問題。

　　3.選擇材料。根據主題和思路進一步審查和篩選材料，對能表現主題的要詳寫，一般的應剔出。

　　4.醞釀框架。思路的具體表現則為構筑文章的框架，安排文章的格局，要根據寫作目的和需要選擇適當的語言手段和文章體式。

　　4.答：標題的種類有：

　　主題(又稱正題)、副題，又稱副標題，包括引題(肩題或眉題)、腳題(下輔題、下標題)。

　　1. 主題的作用是揭示文章的主體內容

　　2. 主副標題往往一虛一實，互相補充。

　　五、公文修改

　　1. 標題少引導介詞——關于商洽代培文秘人員的函

　　2. “X農函字[1999]6號”——改為“X農函[1999]6號”

　　3. 文內年份要用公元紀年——“1999年9月份”

　　4. “系統講授有關”后的“秘書業務”——改為“秘書業務知識”

　　5. 正文第二句話語序混亂——應個改為“1984年機構改革以來，我廳所屬各單位的文秘人員調整較大，不少新的文秘人員由于沒有經過系統的專業學習，業務素質較差。”

　　6. “委托你們代培”——改為“委托你們培訓”或“請你們代為培訓”。

　　7. “有關代培所需的一切費用”——改為“代培所需費用”或“有關代培的一切費用”

　　8. 結尾用語應注意商洽性，不可用命令語言——可用“可否，敬請復函”

　　9. 發文機關不對——應對“XX省農業廳”，《國家行政機關公文處理辦法》中規定，機關內設部門除辦公室以外，不得單獨對外行文。

　　10. 落款在文日期不對——用漢語數字“一九九九年七月三日”