行政文秘工作者必須掌握的知識

　　一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)

　　1、進(jìn)行頁面設(shè)置

　　選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3。7厘米 下：3。5厘米 左：2。8厘米 右：2。6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”，在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個(gè)漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、插入頁號

　　選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設(shè)置成“四號”；字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

　　3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。

　　選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15。5cm”。注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2。5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8。0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀�部設(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

　　4、紅線制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”；“粗線”設(shè)置為“2。25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15。5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13。5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。

　　5、文號制作

　　平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

　　上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人——三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個(gè)字的距離。

　　注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6、主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*。dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可）。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。 要對該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

　　二、公文正文排版

　　1。依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

　　2。制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：

　　標(biāo) 題——二號小標(biāo)宋字體，居中顯示； 主送機(jī)關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；

　　正 文——三號仿宋字體；

　　成文日期——三號仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

　　文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

　　三、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

　　2、編輯文字

　　在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍的8個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

　　3、插入五角星

　　在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個(gè)大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來了，要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)��！

　　但是，用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中，但如果是正式的行文，則要求公章有防偽功能，別人不能仿制，這時(shí)候，我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章。

　　◆制作可以防偽的電子公章

　　在辦公之星中，制作公章就簡單得多，直接在“插入→印章→圓形印章”中即可加入印章。在對話框中設(shè)置好印章的參數(shù)時(shí)，在文本中就可以看到印章的情況。

　　特別的是，軟件對生成的`印章有對應(yīng)的數(shù)字防偽標(biāo)識，你還可以給印章設(shè)置密碼來進(jìn)行保護(hù)，防止非授權(quán)的編輯。

　　當(dāng)要查看印章的真?zhèn)位驅(qū)τ≌逻M(jìn)行修改、復(fù)制時(shí)，可以右擊印章，出現(xiàn)“印章密碼”對話框，要求輸入正確的密碼，同時(shí)顯示印章的數(shù)字防偽標(biāo)識（在此可以驗(yàn)證印章的真?zhèn)危��?/p>

　　其實(shí)，如果要進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)文件，可以先在辦公之星中制作出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的電子印章后，復(fù)制到Word中，保存后，就可以經(jīng)常調(diào)用了。

　　◆如何設(shè)置文檔、文字、圖片“不打印”

　　1、打開選項(xiàng)

　　2、視圖————格式標(biāo)記—————（勾選）隱藏文字

　　4、確定

　　5、在文檔打印任何文字，或是插入文本框，在文本框內(nèi)輸入文字。①選擇你不想打印的文字，②CTRL+D（字體），③在效果欄——隱藏文字（勾選）——確定

　　此時(shí)你文檔的文本是你看的到，但不打印的。

　　這樣，一個(gè)“紅頭文件”就做好了。

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