公司檔案管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編收集整理的公司檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
公司檔案管理制度1
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的.數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
公司檔案管理制度2
第一條 為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門、子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管，分級(jí)查閱的原則。其中：一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理，由綜合部指定專職人員負(fù)責(zé)；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門的檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視情況保存財(cái)務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。
2、有關(guān)人事方面的資料，由綜合部人事專員保管。
3、屬工程項(xiàng)目方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底；其中，屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視情況保留復(fù)印件。在工程項(xiàng)目竣工檔案?jìng)浒负蟀雮�(gè)月內(nèi)，把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。
4、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時(shí)保管，并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結(jié)的資料，但屬機(jī)密級(jí)以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實(shí)際需要報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、營(yíng)銷中心對(duì)外簽定的廣告、策劃合同，應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時(shí)，即向綜合部檔案管理員移交，本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個(gè)月市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，項(xiàng)目策劃與廣告，和銷售策劃方案方面的資料。
6、銷售合同的檔案管理：銷售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，編號(hào)永久保存。并在房管局辦完手續(xù)，合同上加蓋備案章 （按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章）后，當(dāng)日即移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書對(duì)應(yīng)原合同編號(hào)永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對(duì)應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證，并最終將此合同移交給房管局。
7、招標(biāo)中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后，將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，原則上公司應(yīng)保留兩份原件，財(cái)務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)部保存原件，綜合部保存復(fù)印件（售樓合同除外）。
9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。
10、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理，屬機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個(gè)工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管，本單位可視情況保留復(fù)印件。
第五條 各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第六條 各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合部檔案室，因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。
第七條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門（含部門）以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告，和各種重要通知、通報(bào)，及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。
4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說明書。
5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。
7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。
8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營(yíng)銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。
12、國(guó)家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級(jí)主管部門、單位的來文等。
13、其他需要?dú)w檔的重要文件。
第八條 檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負(fù)責(zé)收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件及時(shí)歸檔，任何單位和個(gè)人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存，綜合部以復(fù)印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。
第十一條 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認(rèn)真核對(duì)歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況，設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
第十三條 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級(jí)印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。
第十四條 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無任何金屬物。
第十五條 檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
第十六條 檔案分類與編號(hào)規(guī)則，見附表。
第十七條 公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專門庫(kù)房，庫(kù)房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條 件，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。各部門根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類編號(hào)，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條 理，主次分明，存放科學(xué)。庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人，重要問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的`防護(hù)工作，妥善保管，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容；檔案柜及庫(kù)房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，對(duì)檔案的機(jī)密內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。
第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí)，根據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。
第二十二條 根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限和密級(jí)。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1、永久保存：
（1）公司章程；
（2）股東名簿；
（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；
（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；
（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；
（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；
（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；
（8）工程設(shè)計(jì)圖；
（9）規(guī)章制度；
（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、10年保存：
（1）預(yù)算、決算書類；
（2）會(huì)計(jì)憑證；
（3）事業(yè)計(jì)劃資料；
（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3、5年保存：
（1）期滿或解除之合約；
（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。
4、1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。
第二十四條 檔案密級(jí)
公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí)，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1、“絕密”文書含：相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。
2、“機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。
3、“密”文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來函件。
4、“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
第二十五條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
第二十六條 借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批
公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。
借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可，方可借閱。
借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，密級(jí)檔案為三天；機(jī)密級(jí)以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱無密級(jí)檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。
第三十條 綜合部檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料，對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第三十一條 對(duì)已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記造冊(cè)后按規(guī)定予以銷毀。
第三十二條 銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第三十三條 有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元—5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）。
6、泄露公司檔案機(jī)密者。
第三十四條 本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。
公司檔案管理制度3
一、檔案是指公司各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。
二、檔案應(yīng)有專人統(tǒng)一管理，維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，并便于集團(tuán)內(nèi)共享和方便使用。
三、經(jīng)營(yíng)公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位，對(duì)檔案形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。
四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。
五、文件材料的歸檔實(shí)行隨辦隨歸的辦法。
六、 檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動(dòng)，有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。
七、電子版文件形成后，應(yīng)制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內(nèi)容、形式的一致。
八、經(jīng)營(yíng)公司行政辦對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統(tǒng)一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。
九、經(jīng)營(yíng)公司行政辦對(duì)員工個(gè)人檔案必須統(tǒng)一存檔管理，如身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)等。新員工入職時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團(tuán)綜合管理部;員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)每月的`15日-20日將電子版發(fā)集團(tuán)綜合管理部(利于保險(xiǎn)等增減變動(dòng));員工調(diào)動(dòng)時(shí)原單位將員工檔案交集團(tuán)綜合管理部，由集團(tuán)綜合管理部登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。
十、為了便捷工作，公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等要求同時(shí)備份電子版存檔。
十一 、公司簽收的政府職能部門的批復(fù)文件，建設(shè)過程中的規(guī)劃、圖紙資料，公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續(xù)。
十二、集團(tuán)存檔管理內(nèi)容：
1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照辦理或變更;
2、每年的審計(jì)報(bào)告存檔;
3、公司建設(shè)過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復(fù)、圖紙等等(原件);
4、各公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;
5、員工個(gè)人檔案：身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎(jiǎng)勵(lì)證書等。
6、員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)
十三、經(jīng)營(yíng)公司行政辦檔案管理內(nèi)容：
1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統(tǒng)一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;
2、員工檔案存檔(復(fù)印件)
3、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;
4、考慮工作便捷，要求將公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等，做成電子版存檔;
5、員工調(diào)動(dòng)檔案：原單位整理封口后交由本人，傳遞給集團(tuán)綜合管理部，集團(tuán)登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。
公司檔案管理制度4
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開文件的.發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司檔案管理制度5
一、歸檔范圍：凡公司各部門在活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括文書材料、科技圖紙資料、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料、人事檔案及其他重要材料都應(yīng)立檔保存。
二、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理職責(zé)范圍內(nèi)的檔案，并負(fù)管理職能。
（一）綜合部負(fù)責(zé)公務(wù)活動(dòng)中的文書材料、人事檔案等的立檔、保存、管理。
（二）征遷辦負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目用地報(bào)批、征遷拆遷安置補(bǔ)償過程中形成的.各類文件材料的立檔、保存管理。
（三）工程部、總工辦負(fù)責(zé)工程前期工作、工程立項(xiàng)、工程招投標(biāo)、工程項(xiàng)目建設(shè)、房建、安全管理等職責(zé)范圍工作中形成的文件材料的立檔、保存、管理。
（四）、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本公司會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)等方面工作中形成的票證、賬簿及文件材料等的立檔、保存、管理。
（五）綜合部、征遷辦、工程部、總工辦、財(cái)務(wù)部形成的檔案完整后移送公司檔案室統(tǒng)一管理。
三、各業(yè)務(wù)部門設(shè)立專、兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理。檔案員應(yīng)盡職盡責(zé)，貫徹黨和國(guó)家的方針、政策以及省公司有關(guān)檔案工作的指示、規(guī)定、條例，保證檔案資料的安全。
四、各業(yè)務(wù)部門檔案員要確保接收的文件材料檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性。
五、查（借）閱制度
（一）凡本公司人員因工作需要查（借）閱檔案，須向該檔案管理的業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)。
（二）凡需查閱一般性的檔案須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意；查閱公司重要檔案，須填寫查閱登記表，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
（三）工作人員在查（借）閱檔案期間應(yīng)當(dāng)妥善保管檔案，防止檔案損毀，并貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，保守公司重要檔案內(nèi)容。
六、檔案員要嚴(yán)格遵守《檔案法》、《保密法》，不準(zhǔn)隨意摘抄、傳播密級(jí)檔案內(nèi)容。未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自將重要檔案借出或復(fù)印。
七、對(duì)違反保密規(guī)定，造成泄密或被盜密者，按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
八、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。
公司檔案管理制度6
一、為進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理基礎(chǔ)工作，促進(jìn)企業(yè)安全生產(chǎn)文件檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)《危險(xiǎn)貨物道路運(yùn)輸企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理技術(shù)要求》，制定本規(guī)定。
二、公司安全管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律、法規(guī)和危險(xiǎn)貨物道路運(yùn)輸管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，編制安全生產(chǎn)管理檔案，包括企業(yè)安全生產(chǎn)全過程形成的管理資料。包括：企業(yè)資質(zhì)檔案、人員檔案、危險(xiǎn)品道路運(yùn)輸車輛檔案、監(jiān)督檢查檔案。歸檔應(yīng)規(guī)范、清晰、保存良好，公司應(yīng)定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。
三、歸檔范圍。
1、企業(yè)資質(zhì)檔案（A）
(1)企業(yè)基本信息（檔案編號(hào)：A1），包括：企業(yè)概況、《道路運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)許可證》或《道路運(yùn)輸危險(xiǎn)貨物許可證》、《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、安全評(píng)估材料及許可相關(guān)材料。
(2)停車場(chǎng)地及設(shè)備（檔案編號(hào)：A2），包括：停車場(chǎng)地證明材料、安全防護(hù)和消防設(shè)施設(shè)備清單、運(yùn)輸生產(chǎn)設(shè)備（包括裝卸設(shè)備）清單。
(3)安全管理制度（檔案編號(hào)：A3），包括：管理及從業(yè)人員安全生產(chǎn)責(zé)任制度；安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查制度；教育培訓(xùn)制度；從業(yè)人員、車輛、設(shè)備及場(chǎng)地管理制度；應(yīng)急救援預(yù)案制度；安全生產(chǎn)作業(yè)規(guī)程；安全生產(chǎn)考核與獎(jiǎng)懲制度；安全事故報(bào)告、統(tǒng)計(jì)與處理制度。
2、人員檔案（B）
(1)危險(xiǎn)貨物道路運(yùn)輸企業(yè)管理人員（檔案編號(hào)：B1），包括：法定代表人、主要負(fù)責(zé)人和分管安全負(fù)責(zé)人基本信息情況。
(2)專職安全管理人員（檔案編號(hào)：B2），包括專職安全管理人員的基本信息及資格證復(fù)印件。
(3)危險(xiǎn)貨物道路運(yùn)輸從業(yè)人員，即駕駛?cè)藛T（檔案編號(hào)：B3）、押運(yùn)人員（檔案編號(hào)：B4）、裝卸人員（檔案編號(hào)：B5）包括：基本信息；勞動(dòng)關(guān)系合同；身份證、機(jī)動(dòng)車駕駛證、從業(yè)資格證復(fù)印件；從業(yè)情況記錄。
3、危險(xiǎn)貨物道路運(yùn)輸車輛檔案(C)
4、監(jiān)督檢查檔案（D）
至少包括：
(1)企業(yè)安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查記錄（檔案編號(hào)：D1）；
(2)安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（檔案編號(hào)：D2）；
(3)危險(xiǎn)貨物道路運(yùn)輸車輛監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)記錄（檔案編號(hào)：D3）；
(4)危險(xiǎn)貨物道路運(yùn)輸車輛出車安全例檢記錄（檔案編號(hào)：D4）;
(5)危險(xiǎn)貨物道路運(yùn)輸罐式車輛罐體檢查記錄（檔案編號(hào)：D5）；果等內(nèi)容，主要記錄公司、車隊(duì)關(guān)于安全方面的會(huì)議(如公司安全員月例會(huì)、安全例會(huì)等)，尤其對(duì)安全生產(chǎn)文件的傳達(dá)、學(xué)習(xí)和貫徹情況要詳細(xì)填寫。
(二)安全組織臺(tái)帳
1.公司安全組織臺(tái)賬中應(yīng)記錄公司安全技術(shù)部、安全組織網(wǎng)絡(luò)、安全監(jiān)督部成員；
2.車隊(duì)安全組織臺(tái)賬：臺(tái)賬中應(yīng)記錄車隊(duì)安全領(lǐng)導(dǎo)小組和安全組織網(wǎng)絡(luò)，并填寫公司志愿消防隊(duì)成員組成（姓名、性別、年齡、工種、崗位、教育程度、安全教育狀況等）。
(三)安全教育臺(tái)帳
1.公司安全教育臺(tái)賬：包括公司領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的.安全教育培訓(xùn)：公司安全科長(zhǎng)的安全教育；安全監(jiān)督管理人員的安全教育；新員工的三級(jí)教育；特殊工種的安全教育、培訓(xùn)和評(píng)估；外部施工人員的安全教育；其他人員的安全教育。
2.車隊(duì)安全教育臺(tái)賬：包括船隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和員工的安全培訓(xùn)；對(duì)新員工進(jìn)行三級(jí)安全教育；特殊工種的安全教育、培訓(xùn)和評(píng)估；轉(zhuǎn)崗復(fù)工半年以上人員安全教育。
(四)安全檢查臺(tái)帳
公司定期組織安全檢查，記錄檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容、檢查人員、發(fā)現(xiàn)問題、整改措施、完成時(shí)間等，公司安全檢查不少于每季度一次，班組安全檢查不低于每月一次，每周班組安全檢查不得少于一次。此外，應(yīng)根據(jù)專業(yè)特點(diǎn)、季節(jié)變化、節(jié)假日安排和特殊作業(yè)要求進(jìn)行專項(xiàng)檢查。安全檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患、問題、整改要求和整改審查，應(yīng)按要求如實(shí)填寫。 (五)隱患治理臺(tái)帳
事故隱患管理由公司和船隊(duì)分級(jí)實(shí)施。船隊(duì)中發(fā)生的所有隱患，無論資金水平和來源如何，均應(yīng)填寫在船隊(duì)隱患管理臺(tái)賬中，其中應(yīng)包括隱患名稱、隱患級(jí)別、隱患所在部門、現(xiàn)有部分、計(jì)劃成本、實(shí)際成本、資金來源、，整改前的臨時(shí)預(yù)防措施、整改計(jì)劃（計(jì)劃應(yīng)具體）、完成進(jìn)度、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間、隱患治理后的評(píng)估等。隱患整改應(yīng)嚴(yán)格按照“五定”原則進(jìn)行(即定臨時(shí)防范措施、定整改方案、定負(fù)責(zé)人、定整改時(shí)間、定資金來源)。
(六)事故臺(tái)帳
按照《事故管理制度》要求，事故實(shí)行歸口和分級(jí)管理。公司級(jí)事故臺(tái)帳要記錄所發(fā)生的各類事故，包括火宅、爆炸、設(shè)備、生產(chǎn)、交通、人身、質(zhì)量、污染和其他事故。車隊(duì)級(jí)事故臺(tái)帳要記錄本車隊(duì)發(fā)生的人身、火宅、爆炸、車輛、交通事故，只要影響到生產(chǎn)運(yùn)行均應(yīng)上賬登記)。要記錄事故發(fā)生所在部門、發(fā)生日期、事故類別、事故經(jīng)過，并嚴(yán)格按
照“三不放過”原則，進(jìn)行事故原因及責(zé)任分析，詳細(xì)填寫應(yīng)吸取的教訓(xùn)、采取的防范措施和處理意見等，人身事故要將當(dāng)事人姓名、性別、年齡、工種、工齡及事故概況等記入臺(tái)帳。 ’
(七)安全工作考核與獎(jiǎng)懲臺(tái)帳
《安全工作考核獎(jiǎng)懲臺(tái)賬》記錄了各部門、各崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制考核情況。各級(jí)安全工作和安全生產(chǎn)考核、事故發(fā)生單位和個(gè)人的處罰和“三違”、預(yù)防和避免事故有功人員的獎(jiǎng)勵(lì)、對(duì)安全管理做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。臺(tái)賬應(yīng)包括考核項(xiàng)目或內(nèi)容、被考核部門和個(gè)人、主要事跡和問題、考核意見和結(jié)果、獎(jiǎng)懲、考核部門和審批部門簽字等欄目。
(八)職業(yè)安全衛(wèi)生臺(tái)帳
記錄員工體檢時(shí)問、人數(shù)、姓名、性別等，塵、毒、噪聲、射線分布情況及定期檢測(cè)數(shù)據(jù)。
(九)安全防護(hù)用品臺(tái)帳
記錄防護(hù)用品明細(xì)，每周防護(hù)用品檢查情況。
(十)事故預(yù)案臺(tái)帳
記錄事故預(yù)案演練。
(十一)安全學(xué)習(xí)資料
保存下發(fā)的上級(jí)各種文件、安全會(huì)議材料及安全試題庫(kù)、安全考試卷、安全通報(bào)等學(xué)習(xí)資料
(十二)特殊工種人員檔案
記錄特殊工種人員姓名、工種個(gè)、年齡?本崗位工齡、性別、取證時(shí)間、參見培訓(xùn)情毋及善審考試情況等。
(十三)安全活動(dòng)記錄
1．安全活動(dòng)記錄要內(nèi)容齊全，填寫參加人數(shù)、參加領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)內(nèi)容、發(fā)言情況、領(lǐng)導(dǎo)簽字等。
2．安全活動(dòng)內(nèi)容：學(xué)習(xí)安全文件、通告和安全規(guī)章制度；學(xué)習(xí)安全技術(shù)知識(shí)和勞動(dòng)衛(wèi)生知識(shí)；討論分析典型事故，結(jié)合事故案例總結(jié)事故教訓(xùn)；開展事故預(yù)測(cè)和在崗培訓(xùn)，組織各類安全技術(shù)表演；檢查安全規(guī)章制度的執(zhí)行情況，消除事故隱患；開展安全技術(shù)研討會(huì)、攻關(guān)等安全科研活動(dòng)。
3．班組安全活動(dòng)記錄要將本班組的安全會(huì)議、安全教育、安全檢查、安全活動(dòng)等內(nèi)容記錄清楚，并與內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。
公司檔案管理制度7
為規(guī)范和加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）、記錄管理工作，確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的準(zhǔn)確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強(qiáng)安全管理工作的針對(duì)性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。
1、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）：是指各部門、項(xiàng)目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
2、數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲(chǔ)存的信息。
3、公司安全管理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的綜合管理工作，對(duì)各項(xiàng)目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。負(fù)責(zé)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號(hào)和備案工作。
4、各部門分別負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進(jìn)行安全生產(chǎn)記錄。
5、各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項(xiàng)目部在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的各類記錄。
6、各項(xiàng)目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責(zé)。
7、安全生產(chǎn)委員會(huì)或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動(dòng)記錄。
8、安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等。
9、安全生產(chǎn)責(zé)任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的`11項(xiàng)制度必須建檔）等文件。
10、與工種崗位和設(shè)備工具相對(duì)應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。
11、上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報(bào)等。
12、安全管理人員花名冊(cè)、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊(cè)安全工程師等相關(guān)資格證書）。
13、年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計(jì)劃、階段性專項(xiàng)安全生產(chǎn)工作總結(jié)。
14、安全生產(chǎn)責(zé)任書、安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解、執(zhí)行、考核記錄。
15、安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)臺(tái)賬包括以下方面內(nèi)容：
16、安全宣傳教育培訓(xùn)計(jì)劃（含特種作業(yè)人員教育）、學(xué)習(xí)、活動(dòng)資料；
17、危險(xiǎn)化學(xué)品管理人員花名冊(cè)及相關(guān)身份證明、資格證書；
18、根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時(shí)組織的各類會(huì)議，包括傳達(dá)貫徹上級(jí)文件，收看收聽電視電話會(huì)議通知、記錄、紀(jì)要等；
19、重大危險(xiǎn)源的檢測(cè)、評(píng)估、監(jiān)控報(bào)告或記錄；
20、針對(duì)重大危險(xiǎn)源制定的應(yīng)急預(yù)案，包括危險(xiǎn)性分析、可能發(fā)生的事故特征、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容；
21、重大危險(xiǎn)源監(jiān)督管理：名稱、負(fù)責(zé)人、地點(diǎn)（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；
22、職業(yè)健康目標(biāo)管理和責(zé)任制，單位負(fù)責(zé)人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明（復(fù)印件）；
23、職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件；
24、年度職業(yè)健康計(jì)劃和實(shí)施方案，個(gè)人防護(hù)用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；
25、用人單位職業(yè)監(jiān)護(hù)檔案，職工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）
26、相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；
27、相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復(fù)印件）；
28、外用工、外包工等外來務(wù)工人員的教育記錄；
29、專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
30、專項(xiàng)安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
31、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
32、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計(jì)劃）登記表；
33、重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點(diǎn)、影響范圍及程度、治理的目標(biāo)和任務(wù)、采取的方法及措施、經(jīng)費(fèi)和物資的落實(shí)、負(fù)責(zé)治理的責(zé)任人和部門（或單位）、治理的時(shí)限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案、本單位專業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥⿲?duì)重大事故隱患治理情況的評(píng)估報(bào)告；
34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。
35、生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：
36、按事故處理“四不放過”原則，進(jìn)行處理的相關(guān)記錄。
37、安全工作費(fèi)用投入過程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等。
38、《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》規(guī)定的其它臺(tái)賬。
39、法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺(tái)賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。
40、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認(rèn)手續(xù)完備；
41、各項(xiàng)目部要求確定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄、收集和整理；
42、各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）應(yīng)分類存檔，按時(shí)間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）裝訂成冊(cè)；
43、檔案（臺(tái)賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（20xx年修正）的相關(guān)要求。
44、各部門、各項(xiàng)目部記錄管理人負(fù)責(zé)收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行確定），填寫“在檔記錄清單”；
45、記錄的填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)說明理由，并將該項(xiàng)用雙斜杠劃去；
46、各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原記錄，應(yīng)采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
47、記錄填寫應(yīng)與運(yùn)行活動(dòng)同步進(jìn)行，不得后補(bǔ)或編造。
48、各部門負(fù)責(zé)本部門的運(yùn)行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應(yīng)填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應(yīng)填“收文記錄”。
49、記錄表格需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，方可使用或復(fù)制，并由各部相關(guān)部門記錄管理人負(fù)責(zé)登記發(fā)放。
50、各部門的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批推，由各部門相關(guān)記錄管理人登記備案。
51、記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時(shí)，由各相關(guān)部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請(qǐng)單》，交部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)安全管理部確認(rèn)，由記錄使用部門標(biāo)記過期或執(zhí)行銷毀。同時(shí)在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項(xiàng)目、方式、數(shù)量等信息。
52、對(duì)于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運(yùn)行記錄，除應(yīng)在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項(xiàng)目、數(shù)量等信息外，還應(yīng)填寫“文件移交清單”接收移置運(yùn)行記錄的部門應(yīng)在“運(yùn)行記錄移置清單”上簽字確認(rèn)。
53、各部門、各項(xiàng)目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據(jù)記錄的類型整理、標(biāo)識(shí)，便于查閱并可追溯相關(guān)活動(dòng)。
54、記錄應(yīng)存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
55、文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。
56、公司安委辦對(duì)各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的建立情況，定期進(jìn)行監(jiān)督、檢查，檢查時(shí)間為每年度至少一次。
57、按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺(tái)賬、記錄管理工作的內(nèi)容進(jìn)行檢查考核。
公司檔案管理制度8
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理工作，確保檔案的完善和齊全，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)文件精神，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定如下檔案管理制度。
第二章立卷歸檔
第二條歸檔范圍
凡記述反映本單位各種活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值并已辦理完畢的文件均屬歸檔范圍，確定歸檔與不歸檔應(yīng)遵照國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三條歸檔時(shí)間
1、辦理完畢的工作文件和應(yīng)歸檔的報(bào)表，在月底或次月10日前整理立卷，移交檔案室，并辦理移交、接收手續(xù)。
2、基建文件材料待工程竣工收后及時(shí)歸檔。
3、會(huì)議文件、照（底）片、獎(jiǎng)狀、錦旗、錄音（像）帶等，采取平時(shí)歸檔方法進(jìn)行，即隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。
第四條收集整理要求
1、按照歸檔范圍及時(shí)、完整、準(zhǔn)確收集本單位工作中形成的各種文件材料。
2、歸檔的文件其制作程序符合規(guī)范要求，制成材料具有耐久性。
3、卷內(nèi)文件材料排列有序，反映問題集中，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系。
4、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，能充分提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。
5、卷內(nèi)頁(yè)號(hào)、目錄、備考表和案卷封皮各項(xiàng)內(nèi)容填寫清楚、正確、完整。
6、卷內(nèi)文件無金屬物，破損的文件必須修復(fù)，案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。
7、檔案分類、組卷科學(xué)，便于保管和利用。
8、應(yīng)編制好各類檔案的檢索工具、無積存、零散材料。
第三章檔案室管理
第五條檔案庫(kù)房必須符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的要求；設(shè)置窗簾，配備滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)等保護(hù)設(shè)施，四周無危及庫(kù)房安全的隱患。
第六條定期搞好庫(kù)房衛(wèi)生，檢查檔案破損、褪變情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
第七條檔案庫(kù)房專人管理，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。
第四章檔案統(tǒng)計(jì)
第八條要定期對(duì)檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結(jié)構(gòu)及檔案的形成規(guī)律進(jìn)行分析，為制定檔案工作計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。
第九條要保證數(shù)字的準(zhǔn)確性，堅(jiān)持實(shí)事求是，嚴(yán)格認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)文字，如實(shí)反映情況，使統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確，符合客觀事實(shí)。
第十條對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況及時(shí)統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向檔案管理部報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表。
第十一條對(duì)本公司檔案及檔案工作情況要定期調(diào)查，及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并按規(guī)定上報(bào)集團(tuán)行政管理中心檔案管理部。
第十二條檔案統(tǒng)計(jì)工作必須遵循國(guó)家統(tǒng)計(jì)工作要求，執(zhí)行《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法使統(tǒng)計(jì)工作科學(xué)化。
第五章檔案保管
第十三條對(duì)接收進(jìn)綜合檔案室的檔案，應(yīng)按規(guī)定嚴(yán)格分類、組卷、編目，對(duì)不符合要求的案卷進(jìn)行必要的補(bǔ)充、加工整理。
第十四條加強(qiáng)檔案管理，編制科學(xué)、實(shí)用的檔案檢索工具，方便對(duì)檔案的有效利用。
第十五條積極做好檔案的利用工作，建立借閱登記和利用效果登記
第十六條加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，維護(hù)檔案實(shí)體的`完整與安全。
第十七條對(duì)保管期滿后沒有參考利用價(jià)值的檔案，經(jīng)過集團(tuán)行政管理中心有關(guān)
部門和集團(tuán)行政負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，造具清冊(cè)后進(jìn)行銷毀。
第十八條對(duì)檔案保管情況要定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或其他處理。
第六章檔案保密
第十九條不該說的機(jī)密，絕對(duì)不說。
第二十條不該問的機(jī)密，絕對(duì)不問。
第二十一條不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄。
第二十二條不得在公共場(chǎng)所傳播與機(jī)密有關(guān)的事項(xiàng)。
第二十三條不得在不保密的地方存放機(jī)密文件。
第二十四條不得隨意向他人提供機(jī)密材料。
第二十五條不準(zhǔn)把檔案資料帶出檔案室
第二十六條嚴(yán)格執(zhí)行查閱規(guī)定和各種管理制度。
第二十七條復(fù)印機(jī)密文件、資料，嚴(yán)格按復(fù)印有關(guān)規(guī)定辦理。
第二十八條檔案員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)認(rèn)真辦好移交手續(xù)。
第七章檔案利用
第二十九條凡本單位各部門需查閱檔案材料，應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)，查閱機(jī)密檔案需經(jīng)檔案歸屬部門的權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱，未經(jīng)審批人員不得查閱檔案。
第三十條未辦理查閱手續(xù)和發(fā)現(xiàn)查閱手續(xù)不全者，檔案室拒絕提供查閱檔案。
第三十一條查閱檔案只限在指定場(chǎng)所進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將案卷帶出檔案室。
第三十二條在借閱過程中，應(yīng)保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁(yè)、撕毀、污損、劃杠、拆角、添字等，對(duì)無故損壞檔案者視情節(jié)輕重酌情處理。
第三十三條嚴(yán)守機(jī)密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
第三十四條檔案員認(rèn)真對(duì)歸還的檔案進(jìn)行復(fù)查其完整程度，辦理注銷手續(xù)，并視情況及時(shí)追究。
公司檔案管理制度9
為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，切實(shí)提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，現(xiàn)制定管理辦法如下：
本辦法適用于我縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位副科級(jí)以下的管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作，實(shí)行單位一把手負(fù)責(zé)制，選配政治素質(zhì)好、作風(fēng)正派的專門工作人員(以下簡(jiǎn)稱人事干部)負(fù)責(zé)本單位檔案的`收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對(duì)穩(wěn)定。
檔案工作應(yīng)遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規(guī)依法、全面從嚴(yán)，分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理，真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范，方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負(fù)責(zé)本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負(fù)責(zé)本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負(fù)責(zé)接交的檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確，完整規(guī)范，堅(jiān)決杜絕非專職人員辦理檔案相關(guān)事宜。
一、檔案內(nèi)容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習(xí)過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學(xué)歷學(xué)位、職稱、論文、培訓(xùn)，五是政審、審計(jì)類，六是黨、團(tuán)材料，七是表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級(jí)并行、(境)審批，十是報(bào)到(派譴)證、計(jì)生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時(shí)應(yīng)確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規(guī)范、真實(shí)完整。具體要求：①檔案材料應(yīng)當(dāng)為原件;②檔案材料載體使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經(jīng)鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起，未及時(shí)移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復(fù)制和摘錄等。嚴(yán)禁拍攝復(fù)印檔案內(nèi)容，因工作需要取證的，經(jīng)審查批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請(qǐng)，
由檔案室根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料。嚴(yán)禁個(gè)人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續(xù)，限期歸還，不得轉(zhuǎn)借。
查檔(含復(fù)制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)單位和主管單位負(fù)責(zé)人同意后，報(bào)檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調(diào)查證明材料查檔。
公司檔案管理制度10
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的`收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級(jí)來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度11
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的'文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
公司檔案管理制度12
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內(nèi)容
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；事故調(diào)查報(bào)告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全生產(chǎn)會(huì)議記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測(cè)記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評(píng)價(jià)報(bào)告等。
3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時(shí)間：
（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的.第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
（3）外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
（4）工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。
（5）每年形成的財(cái)務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
（7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。
（9）相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議），在會(huì)議結(jié)束后歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。
（11）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
（12）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
（13）公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。
（2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖。
（3）全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。
（4）凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
（5）查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。
（6）檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。
（7）定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。
2）定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。
2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。
5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。
（3）從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。
（5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責(zé)
（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。
（2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
（6）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
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一、 總則
1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。
二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求
（一）檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。
3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。
（二） 各部門資料管理
1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
三 、檔案分類
（一）檔案質(zhì)量
1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的`，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。
5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。
（二）立檔
1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃瘴脑诤螅粌?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
（三）分類
1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。
2、公司檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；
（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；
（3）制度類：管理制度匯編；
（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。
（5）計(jì)劃總結(jié)類：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；
（6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等
（五）檔案編號(hào)
1、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。
3、公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2）股東名冊(cè)
（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則
（4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄
（5）財(cái)務(wù)報(bào)表
（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件
（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
（8）工程設(shè)計(jì)圖
（9）公司規(guī)章制度
（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書
2、10年保存：
（1）預(yù)算、決算書類
（2）會(huì)計(jì)憑證
（3）事業(yè)計(jì)劃資料
（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書
3、1年至5年保存：
（1）期滿或解除之合約
（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書
4、1年以下暫時(shí)保存：
（1）結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。
（三）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。
（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)。
五、檔案日常管理
（一）借閱
1、借閱手續(xù)：
（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。
（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
（二）銷毀
1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。
2、銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清冊(cè)》需永久保管。
3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
（三）移交
1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。
2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。
六、附則
（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，與本制度具有同等效力。
（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。
附表
檔案員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。
公司檔案管理制度14
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等
3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等
7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
公司資料檔案安全管理辦法
1、目的
為了加強(qiáng)公司的檔案管理和保密的工作,更好地為公司的生產(chǎn)(工作)服務(wù)。
2、適用范圍
適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。
3、職責(zé)
3.1 行政部為公司檔案管理的牽頭部門。
3.2 除設(shè)備、財(cái)務(wù)等專門檔案由各相關(guān)部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。
4、工作程序
4.1 凡是能反映公司主要職能活動(dòng),具有考查利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。
4.1.1建廠時(shí)原始設(shè)計(jì)資料,各種招投標(biāo)文件,各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。
4.1.2各部門如生產(chǎn)、行政、設(shè)施維修、合同、技術(shù)、保衛(wèi)、設(shè)備、固定資產(chǎn)等管理中形成的各類原始材料。
4.1.3部門制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報(bào)告及需要?dú)w檔的其它文件。
4.1.4會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、情況匯報(bào),以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議。
4.2 檔案的收集、鑒定與整理
4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應(yīng)經(jīng)常向有關(guān)部門和個(gè)人收集文件資料。有關(guān)部門和個(gè)人應(yīng)主動(dòng)配合,定期檢查應(yīng)存檔資料,主動(dòng)向管理部門資料室移交,在外開會(huì)等帶回的文件資料,應(yīng)及時(shí)向行政部作收文登記,個(gè)人確需的,經(jīng)批準(zhǔn)可以復(fù)印留用。
4.2.2檔案管理部門在收到有關(guān)歸檔資料后,應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容,對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應(yīng)完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價(jià)值的文件資料,經(jīng)過技術(shù)人員鑒定和副總經(jīng)理批準(zhǔn)后可以定期銷毀。凡應(yīng)存檔文件,應(yīng)按內(nèi)容進(jìn)行分類、組卷、裝訂、編號(hào)上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。
4.3 檔案管理人員要求
檔案管理是一項(xiàng)保密性較強(qiáng)的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應(yīng)熱愛檔案事業(yè),不務(wù)名利,遵紀(jì)守法、嚴(yán)守秘密;工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍。業(yè)務(wù)上應(yīng)努力學(xué)習(xí),具有一定深度和廣度知識(shí)面,掌握一定的檔案管理專門業(yè)務(wù)知識(shí),熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務(wù)的基本特點(diǎn)和規(guī)律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。
4.4檔案管理員崗位職責(zé)
4.4.1努力學(xué)習(xí)、宣傳和執(zhí)行《檔案法》,遵守廠的'各項(xiàng)規(guī)章制度,做好本職工作。
4.4.2認(rèn)真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時(shí)完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求。
4.4.3耐心細(xì)致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導(dǎo)檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。
發(fā)揮主觀能動(dòng)性,開展檔案編研工作,提高自己的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平。
4.4.4檔案人員必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國(guó)家及本單位涉密工作的安全。
加強(qiáng)對(duì)檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟(jì)數(shù)字、人事材料等檔案,不得向外泄密。
4.4.5嚴(yán)禁非檔案室人員進(jìn)入檔案室。本室人員進(jìn)出時(shí)必須關(guān)鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設(shè)施,以防意外。
4.4.6嚴(yán)禁將檔案機(jī)密材料帶入公共娛樂場(chǎng)所、探親訪友;嚴(yán)禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件,應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。
4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節(jié)給予批評(píng)教育或追究相應(yīng)責(zé)任。
4.5檔案查閱制度
4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復(fù)印按《檔案查閱制度》辦理。
4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關(guān)的檔案。
4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時(shí),須報(bào)副總經(jīng)理同意后才能查閱。
4.5.4查閱檔案時(shí),須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復(fù)印,必須經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.5查閱者必須保護(hù)檔案原貌,不得進(jìn)行任何勾劃、涂改、拆損,對(duì)確需拆卷的檔案,必須副總經(jīng)理批準(zhǔn),由檔案人員辦理。
4.5.6嚴(yán)守檔案秘密,不得將檔案內(nèi)容傳與他人,否則發(fā)生后果者,根據(jù)情節(jié)給予處理。
4.6 檔案保管制度
4.6.1檔案室是本廠機(jī)要重地,非本室管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時(shí)入庫(kù)(柜)并作移交登記。
4.6.3庫(kù)房應(yīng)安裝調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備,保持室內(nèi)溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。
4.6.4庫(kù)房門窗應(yīng)有防盜、防塵設(shè)施,并防止老鼠入侵,并設(shè)置窗簾、窗板等遮陽(yáng)措施。
4.6.5檔案柜、架應(yīng)按規(guī)定整齊排列,并與墻壁保持適當(dāng)距離。
4.6.6對(duì)所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。
4.7 檔案室防火安全制度
4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術(shù)資料室、財(cái)務(wù)檔案室都是重點(diǎn)防火部位。
4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔,室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。
4.7.3檔案室不準(zhǔn)吸煙、動(dòng)火、不準(zhǔn)使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時(shí)作到人走電斷、燈滅。
4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時(shí)不得吸煙。
4.7.5閑散無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
4.7.6檔案室應(yīng)配備必要的消防器材。
公司檔案管理制度15
一、總則
（一）為了規(guī)范集團(tuán)的人事檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉(zhuǎn)遞、保管等工作流程的內(nèi)部管理監(jiān)控，維護(hù)集團(tuán)人事檔案的規(guī)范性和保密性，根據(jù)國(guó)家人事檔案管理法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度等有關(guān)制度，結(jié)合集團(tuán)人事檔案管理工作實(shí)際，特制定本制度。
（二）本制度適用于集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案管理工作。
二、檔案管理人員工作職責(zé)
（一）綜合辦公室安排專職管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、整理、借用、借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、規(guī)范等管理工作，原則上管理人員檔案資料終身保存，普通員工檔案至少保留兩年；
（二）集團(tuán)人事檔案管理人員工作職責(zé)：
1 .嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》和保密制度，保護(hù)檔案的安全，不得泄露檔案內(nèi)容，做好人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；
2 .根據(jù)集團(tuán)公司人事檔案工作具體情況，完善各項(xiàng)必要的規(guī)章制度，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事;
3 .收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等工作。及時(shí)登記人事職務(wù)、工資、職稱等的'變動(dòng)情況，為有關(guān)部門提供人事檔案信息；
4 .積極主動(dòng)地去發(fā)現(xiàn)人事檔案工作的新情況、新問題，并定5期向部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)告工作；.積極參加檔案管理學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
（三）未經(jīng)允許，任何人不得借閱人事檔案資料。
三、紙質(zhì)資料管理
（一）收集綜合辦公室檔案專管員在收集人事檔案資料時(shí)，要仔細(xì)核對(duì)資料信息，保證資料完整、真實(shí)、有效，資料收集齊全后須及時(shí)整理歸檔。
（二）整理
1 .人事檔案分類人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基礎(chǔ)檔案資料、
輔助檔案資料、離職檔案資料三大類；其中基礎(chǔ)檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時(shí)需要辦理的資料。
（1）基礎(chǔ)檔案資料入職基本資料資料，包括但不限于姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況，工作履歷等；
員工入職相關(guān)審批文件資料，包括但不限于入職審批表、員工薪酬說明書、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；員工各類證件資料，包括但不限于身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎(jiǎng)證書等等；員工各類在職資料，包括但不限于轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、試用期員工轉(zhuǎn)正定級(jí)考核表、每年度工作總結(jié)等；
（2）輔助檔案資料
①輔助檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會(huì)根據(jù)實(shí)際情況定期或不定期的更新。
②輔助檔案資料分類累積類資料：是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料需要累積存入人事檔案中;更新類資料：是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出,新版存入）
③輔助檔案資料（累積類）主要包括：培訓(xùn)學(xué)習(xí)）總結(jié)資料、任免類文件、調(diào)動(dòng)交接資料共四類；
④輔助檔案資料（更新類）主要包括：勞動(dòng)合同及保密協(xié)議和體檢資料共兩類。
（3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續(xù)時(shí)需填寫、上交、歸檔的檔案資料。
四、檔案組卷、存放規(guī)定
1.設(shè)立專用的檔案柜。檔案存入箱柜時(shí)排列系統(tǒng)，重要檔案要專柜存放。
2 .以部門為單位，分類設(shè)置基礎(chǔ)檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒，將每位員工的人事資料對(duì)應(yīng)存入部門人事）32Cnl6cm檔案袋的分類文件盒中，必要時(shí)可統(tǒng)一使用（長(zhǎng)（寬）*（22Cnl高）*的檔案盒存儲(chǔ)檔案。
3 .檔案盒背側(cè)應(yīng)當(dāng)貼有人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號(hào)。
4 .檔案盒內(nèi)首頁(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案索引表。
5.歸檔的文件材料，必須用統(tǒng)一的報(bào)告紙、擬稿紙書寫。
五、電子檔案管理
電子檔案管理對(duì)應(yīng)于紙質(zhì)人事檔案，即將員工檔案原件用掃描的形式，保存一份完整的電子檔案，同樣設(shè)立人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門為單位存入。為后續(xù)的查閱與調(diào)取提供便捷；也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn)；
1 .電子信息錄入：綜合辦公室檔案專管員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實(shí)習(xí)人員）當(dāng)天及時(shí)對(duì)其所有相關(guān)個(gè)人信息進(jìn)行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內(nèi)全部錄入公司人事管理系統(tǒng)。
2 .電子信息更新：?jiǎn)T工個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需及時(shí)對(duì)其電子信息進(jìn)行更新。
六、監(jiān)督與處罰
對(duì)違反本規(guī)定有下列情形的，由綜合辦公室會(huì)同有關(guān)部門進(jìn)行處理：
1、擅自向外公布、泄露檔案材料的；
2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的；
3、利用職務(wù)便利調(diào)取檔案資料謀取私利的。對(duì)前款所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者，要視情節(jié)的輕重，給予批評(píng)教育或開除處分;觸犯法律的，要依法追究責(zé)任。
本制度自頒發(fā)之日起生效。
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