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公司重要文件保管規(guī)定
第一條設(shè)立目的
為規(guī)范本公司重要文件的保管處理工作，特制訂本規(guī)定。
第二條適用范圍
本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定執(zhí)行。
第三條重要文件的分類
重要文件分為四類：
1.最重要文件(日常用);
2.最重要文件(非日常用);
3.一般重要文件(日常用);
4.一般重要文件(非日常用)。
其中最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響到文件;一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件。
日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件;非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。
第四條重要文件保管場所及保管期限
1.保管場所
一般情況下，重要文件的收藏、保管場所按如下規(guī)定進(jìn)行。但可根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同作適當(dāng)變更。
(1)地下室內(nèi)貴重物品庫應(yīng)存放對(duì)于人民民主專政特別重要的材料。
(2)各業(yè)務(wù)部門保險(xiǎn)柜存放各部、室的最重要文件。
(3)地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
(4)各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
(5)現(xiàn)場保管(在各部、室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９?。上級(jí)對(duì)現(xiàn)場保管有特別指示的時(shí)候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級(jí)指示采用相應(yīng)的方法保管。
2.保管期限
保管期限需按照文件的不同性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同做不同期限保存。
第五條重要文件的整理保存
倉庫內(nèi)文件的整理保管由_____部門承擔(dān)。部門應(yīng)對(duì)各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交_____部門。部門在安置文件時(shí)應(yīng)考慮平時(shí)的使用頻率。
同時(shí)，負(fù)責(zé)部門需提供文件在保管期間所需的適宜環(huán)境。溫度保持在____℃左右。做好防水、防火、防潮、防鼠等準(zhǔn)備。
第六條重要文件的搬運(yùn)
1.對(duì)于重要文件，在公司沒有特別命令時(shí)，原則上不允許攜帶、搬運(yùn)至公司以外。
2.如確實(shí)需要，重要文件的搬出及收藏，由_____部門負(fù)責(zé)實(shí)施，
3._____部門將重要文件搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行：
(1)正常情況下文件處理完結(jié)時(shí)，要經(jīng)過_____部門書面審批，方能搬運(yùn);
(2)在特別緊急危險(xiǎn)時(shí)，可先搬出文件，后補(bǔ)充各項(xiàng)文書證明;
(3)在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)，可口頭請示_____部門，得到批準(zhǔn)后方可搬運(yùn)。
4.收藏文件倉庫的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由_____部門決定。在搬運(yùn)、收藏文件時(shí)要注意準(zhǔn)確無誤地將文件置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大、保管場所不足時(shí)，應(yīng)預(yù)先與_____部門協(xié)商，給予增加或變更保管場所。
第七條重要文件的銷毀
對(duì)于保管期滿的文件，_____部門在征求_____部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀。并做好詳細(xì)登記。
第八條附則
本規(guī)定經(jīng)_____核準(zhǔn)后實(shí)施，增設(shè)修訂亦同。
本規(guī)定最終解釋權(quán)歸本公司。
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