公文寫作基礎：公文的文體和格式

　　公文的文體

　　公文的文體，指公文的表達方式。公文屬應用文體，應具有應用文體的基本屬性，即具有直接應用性，從本質到現象，從總體到細節的全面真實性與嚴格遵守國家統一規定，保證公文內容完整、標記明顯的格式規范性。但它又不同于一般的應用文，具有其自身的特殊屬性。

　　第一、公文被規定以現代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統。白話文具有通俗易懂、語義確切的優點。

　　第二、公文兼用說明、敘述、議論三種表達方式。這是因為公文內容的表述，必須做到事理結合，除去對客觀事物的性質、狀態、特征作出敘述與說明以外，還要求在此基礎上進行科學的分析與論證，以表明作者的觀點與態度。只是不同文種因其性質與行文目的不同而在三種表達方式的運用上，各有側重。如規范性、公布性文件側重于說明的方式;工作報告、會議紀要側重于敘述的方式;而內容復雜的公文，如調查報告，則需同時兼用三種表達方式。

　　公文的格式

　　公文格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規定。公文格式具有較強的規范性;國家有關機關以法規、規章、標準等形式對其加以規范。規范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，方便對其直接閱讀與傳遞、處理;有利于應用各種現代化信息技術處理與管理公文。

　　公文格式主要是對載體的規格尺寸、載體區域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規范。

　　目前我國通用公文的格式一般為：

　　(1)公文紙采用國內通用的16開型，推薦采用國際標準A4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據實際需要確定。

　　(2)公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區，與不允許出現任何符號的白邊區兩個區域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)。

　　(3)所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排版)。正文的行長應與圖文區寬度相等(即通欄排)。

　　(4)左側裝訂。(少數民族可按其習慣書寫，排版)。正文的行長應與圖文區寬度相等(即通欄排)

　　(5)在公文撰寫和印制過程中，各個組成部分的標注編排均需遵循一定的規范性要求。

　　①保密等級的標注與編排。在文稿上，應根據公文的實際涉密程度，用漢字“絕密”、“機密”、“秘密”分別予以標注，并后加“★”，必要時還應注明保密期限(如機密★5年)。

　　在正式發出的印制本上，保密等級位于公文首頁圖文區左上角，一般用3號或4號黑體字印刷。

　　②緊急程度的標注與編排。在文稿上，根據情況分別標注“急”或“特急”。&考&試大$在印制本上，緊急程度位于保密等級的下一行，字體字號與保密等級相同。

　　③文頭的編排。在印刷本上，文頭位于公文首頁上端，約占圖文區面積的1/3弱，以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅色，但也可根據需要用其他顏色)印制，居中排一行。聯合行文的公文，一個作者占一行。

　　④發文字號的標注與編排。文稿上，應由有關人員在注發之后，依照發文字號登記冊上的式樣，依次標注作者代字，置于方括號中的年份號，順序號。如國務院1997年第一發文即標作：“國發[1997]001號”。一件公文只有一個發文字號，聯合行文時只標注主辦機關的發文字號。

　　在印制本上，發文字號位于公文首頁文頭以下，居中;如有簽發人時，應居左，兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發文字號下應居中印一條長10omm的細實線。

　　⑤簽發人的編排。在印制本上，簽發人位于發文字號的同一行，居右側。排印出“簽發人”字樣后空一格排發簽發人的姓名，字體字號與發文字號相同。

　　⑥標題的標注與編排。撰寫文稿時，應根據有關要求正確標注標題：結構完整;語意確切;文字簡練、醒目，字數一般不超過50字。

　　⑦主送機關的標注與編排。在撰寫文稿時，應將收受并對本文負實際辦理、簽復責任的機關的全稱或規范化簡稱或統稱標出，標注時需注意：除了普發性公文外，一份公文(特別是上行文)只能以一個機關為主送機關，不能“多頭主送”;除非領導者本人曾有要求，否則不能直接主送領導者，更不能同時直接主送幾位領導者;應準確界定主送機關與抄送機關的區別，避免僅依據機關的級別而不是辦理方面的責任確定受文機關中的主送與抄送機關;應正確標注受文機關的名稱，禁止使用不規范的簡稱或籠統含混的統稱，以免無人承擔實際辦理責任，削弱公文的效用。

　　在印制本上，主送機關位于標題下，從左至右頂格排列機關的名稱，回行繼續頂格，結尾用冒號。如主送機關不止一個時，應按其性質、級別輕重高低以及有關規定或慣例依次排列，機關名稱之間用頓號、逗號或分號分隔。常用3號或4號仿宋體字印刷。

　　⑧正文的編排。在印制本上，正文位于主送機關下，按自然段依次排列，每段起首空兩格，回行頂格，常用3號或4號仿宋體印刷。

　　⑨附件標記的標注與編排。撰擬文稿時，應準確標注附件標記，注明其標題、件數、份數。

　　印制本上，附件標記必須位于正文以下日期之上，排出附件件號(只一件時不排)、標題、份數。每件一般占一行，字體字號與正文同。

　　⑩印章或簽署的編排。簽署位于正本的右下方，一位領導者占一行，先排出機關名稱、簽署者職務，后空兩格后請領導簽注姓名。

　　印章位于正式發出的印制本正文的右下方，應上不壓正文，下壓日期。

　　⑾作者與日期的標注與編排。撰擬文稿時，應如實在相應欄目內標注完稿時間、審核時間、簽發時間、會議通過或批準時間等，并注意標明完整確切的年月日。

　　在印制本上，作者位于正文右下方，排印發文機關全稱或規范簡稱，一個作者一般占一行，字體字號同正文。

　　在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字體字號與正文同。

　　⑿注釋的編排。除個別簡短的注釋采用正文夾注(在正文待解釋說明的對象后用圓括號標出釋文)外，注釋排印在印制本的末頁日期的下方。每項為一個自然段，如有兩項或兩項以上時，注意使正文中的序號和釋文前的序號保持一致。注釋常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。

　　⒀主題詞的標注與編排。在印制本上，主題詞位于末頁注釋之下，通常排一行，起首頂格標“主題詞：”字樣，然后排印主題詞，詞間空一格，常用與正文字號相同的黑體字印刷。

　　⒁抄送機關的標注與編排。在印制本上，抄送機關位于主題詞以下，用兩條與圖文區寬度相等的平行細實線作為界線，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后，按機關的性質、級別和有關規定或慣例依次排印抄送機關的名稱，其間用頓號、逗號或分號等分隔。常用與正文字體字號相同或小一號的文字印刷。

　　⒂印發說明的編排。在印制本上，印發說明位于抄送欄以下公文末頁最下端，在圖文區與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線等長并平行的細實線，形成“印發說明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機關字體字號相同的文字印刷。

　　公文的結構

　　公文的結構指公文的組織結構，具有規范性和相對確定性。國家有關機關對公文的基本構成作出了規范性要求;其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取舍。

　　公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。&考&試大$

　　公文的其他組成部分有：文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發說明等。

　　公文的稿本

　　在公文形成過程中，將有各種文稿、文本產生，它們在內容、外觀形式以及效用方面均有很大區別。

　　草稿、是公文的原始文稿，包括有討論稿、送審稿、征求意見稿、草案等多種形式，均供討論、征求意見和修改審核使用，不具備戚公文的效用。

　　定稿、又稱原稿，是已經履行法定生效程序的最后完成稿，即業經機關領導人審核并簽發、正式會議討論通過或經上級機關審核批準的文稿。具備正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的標準依據。

　　正本、是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規范并具備各種生效標志。

　　副本、再現正本內容及全部或部分外形特征的公文復制本或正本的復份。備存查、知照使用。

　　試行本、法規文件正本的一種特殊形式，在試驗推行期間具有法定效用。

　　暫行本、法規文件正本的一種特殊形式，在哲互里萬期間具有法定效用。

　　修訂本、對已經發布生效的文件，在實行一定時期后進行修改訂正再行發布時使用的文本。修訂本具有法定效用。

　　不同文字稿本、同一公文在形成過程中，需要兩種或兩種以上文字撰制時，不同文字所形成的內容相同的文稿或文本在效用上相同。

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