最小的事也要形成文本教學(xué)隨筆

　　期末考結(jié)束后，總有那么兩三天時(shí)間在忙于改卷、登分、算總評、寫總結(jié)，教務(wù)處這時(shí)會(huì)發(fā)一個(gè)通知，要求各任課老師將期中、期末、總評三成績錄入校內(nèi)OA系統(tǒng)中，以便班主任編制打印成績報(bào)告單。

　　從發(fā)通知到編印報(bào)告單，期間隔最多一天，這一天里，班主任常常會(huì)動(dòng)用各種信息手段，QQ、微信、電話、短信，不斷催促任課老師趕快輸錄好成績。

　　任課老師這時(shí)會(huì)亂成一團(tuán)糟，辦公室猶如鬧哄哄的菜市場，有不知登陸密碼而大叫的，有忘了操作步驟而亂問的，有無視操作細(xì)節(jié)重來而哀怨的，等等。

　　我以前就是這辦公室里典型的“健忘一族”，不到最后期限不會(huì)去錄入成績的，找旁邊老師問，不是說不知道，就是講不清楚，打電話問計(jì)算機(jī)老師又常接不通，有時(shí)急了就頂著烈日跑過去找人，辦公室里也是空無一人——估計(jì)這時(shí)候計(jì)算機(jī)老師是最吃香的。

　　每到期末階段，這種“校內(nèi)OA常忘使用”的熱鬧場景總會(huì)重復(fù)一次又一次。

　　為什么辦公室經(jīng)常會(huì)重復(fù)出現(xiàn)這種場景呢？

　　仔細(xì)分析，原因有三：

　　1、間隔時(shí)間長容易忘記。對于任課老師說，OA系統(tǒng)一般一學(xué)期只用一次，每次使用的間隔時(shí)間長達(dá)半年，忘記了也屬正常；

　　2、有些人怕忘了，就寫下了具體的操作流程，結(jié)果要用還是不知如何找到；

　　3、依賴心理在作怪，反正不會(huì)操作我可以問其他老師。

　　這樣的狀態(tài)如果長期存在，工作效率會(huì)大打折扣。我思考了解決辦法。

　　■怎樣讓間隔時(shí)間長，過程復(fù)雜的操作變得簡單，輕松呢？

　　要讓間隔時(shí)間長，過程復(fù)雜的操作變得簡單、輕松，關(guān)鍵是要及時(shí)記下這一操作的全部過程，即一邊操作一邊記錄，記錄時(shí)要盡量詳細(xì)，不怕麻煩。要達(dá)到“零基礎(chǔ)者也能輕松學(xué)會(huì)”這一程度。

　　我是這樣記錄“校內(nèi)OA登陸輸入”的使用過程的：

　　打開校園網(wǎng)初中部→點(diǎn)擊“中文”→點(diǎn)擊網(wǎng)頁下方小字：校內(nèi)OA→輸入用戶名、密碼進(jìn)入→點(diǎn)“教育教學(xué)”欄→點(diǎn)“必修課程”欄→點(diǎn)“某班語文”→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”→點(diǎn)“單次成績”→導(dǎo)入成績→點(diǎn)“學(xué)生名單導(dǎo)出”欄下→載班級學(xué)生名單至桌面→在名單上錄入成績→保存至桌面→點(diǎn)“瀏覽”，從桌面上找到成績單（Excel格式）→雙擊保存→點(diǎn)“取消”→點(diǎn)“教育教學(xué)”欄→點(diǎn)“必修過程”欄→點(diǎn)某班語文→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”，看學(xué)生的成績是否錄入→返回，重復(fù)上述步驟，輸?shù)诙�個(gè)成績。

　　這樣的過程記錄看起來?xiàng)l理并不清楚，會(huì)覺得很繁雜，所以還要將記錄提煉成關(guān)鍵詞進(jìn)行整理，并形成流程。

　　經(jīng)過提煉整理，這一操作過程可分六個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：

　　1、登陸：打開校園網(wǎng)→點(diǎn)擊“中文”→點(diǎn)擊“校內(nèi)OA”→輸入用戶名、密碼進(jìn)入

　　2、進(jìn)入：教育教學(xué)→必修課程→某班語文→查看學(xué)生→單次成績

　　3、導(dǎo)入：學(xué)生名單導(dǎo)出→下載學(xué)生名單至桌面→錄入成績→保存至桌面→點(diǎn)“瀏覽”，從桌面上找到成績單（Excel格式）

　　4、保存：雙擊保存→點(diǎn)“取消”

　　5、查看：點(diǎn)“教育教學(xué)”→必修過程→某班語文→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”，看成績是否錄入→返回

　　6、重復(fù)：重復(fù)上述步驟，輸?shù)诙�個(gè)成績，直至最后完成。

　　為了保證下次操作依然快速、輕松地完成，某些關(guān)鍵點(diǎn)要作說明，比如“在名單上錄入成績”旁要注明“一次只能錄入一個(gè)成績，而且要核對名單與成績是否一致”，否則很容易出錯(cuò)。又比如在“雙擊保存成績”后，要注明“對跳出來的頁面要點(diǎn)擊‘取消’，”否則前面的操作將全部作廢。

　　“OA系統(tǒng)登陸輸入”是如此，我想其它一些類似之事也可仿此記錄、提煉，形成流程，如微課制作用的'“E板會(huì)使用流程”，教師培訓(xùn)用的“培訓(xùn)報(bào)名及評價(jià)流程”，“出境游前的物品準(zhǔn)備流程”等。

　　■怎么比較快地找到已建好的流程文檔呢？

　　一個(gè)問題解決了，另一個(gè)問題也接踵而至：我寫下的流程待到要用時(shí)卻怎么也找不到了。

　　最簡單的辦法是將這種不常用的流程文檔打印出來貼在電腦旁，比如在賓館，我就發(fā)現(xiàn)在房間電腦邊貼有“如何使用電腦上網(wǎng)流程”，我使用電腦時(shí)一看就知道該如何上網(wǎng)了，不需要再問服務(wù)員了。

　　但放在電腦邊的流程容易丟失，我碰到過。所以，我想了另一種辦法，就是將這一流程文檔歸入可查詢的“不常用操作流程”這系統(tǒng)之中，為此我建立了“不常用操作流程”系統(tǒng)，建系統(tǒng)時(shí)我遵循“定名稱”“編目錄”等步驟就很快速建立起來。

　　在電腦中建一個(gè)電子系統(tǒng)的同時(shí)，我還建了一個(gè)同內(nèi)容紙質(zhì)系統(tǒng)，以便隨時(shí)查詢。這一紙質(zhì)系統(tǒng)就是一個(gè)30頁的塑料文件夾，文件夾里編有“首頁目錄”，“分頁頁碼”，文件夾脊背部也標(biāo)有跟正面一樣的“系統(tǒng)名稱”。寫好的流程文檔按照目錄，依次放入。

　　目錄

　　1、OA系統(tǒng)登陸輸入P1

　　2、E板會(huì)使用流程P2

　　3、教師培訓(xùn)報(bào)名及評價(jià)流程P3

　　4、出境游前的物品準(zhǔn)備流程P6

　　……

　　這樣的文件夾（紙質(zhì)子系統(tǒng)）建多了后，又會(huì)對查詢造成新的困難，為此我還建一個(gè)“總系統(tǒng)”文件夾，將各個(gè)子系統(tǒng)的“名稱”錄入“總系統(tǒng)目錄”之中。總系統(tǒng)文件夾適宜放在一排子系統(tǒng)文件夾的左邊，并養(yǎng)成要查詢先看“總系統(tǒng)文件夾”，再看“子系統(tǒng)文件夾”的習(xí)慣。

　　總系統(tǒng)目錄

　　1、學(xué)校計(jì)劃

　　2、備課組工作

　　3、學(xué)生管理

　　4、測試成績

　　5、教師考核

　　6、不常用操作流程

　　……

　　■如何克服長期依賴的心理

　　好幾個(gè)學(xué)期，我對辦公室“期末鬧哄哄”現(xiàn)象不以為然，認(rèn)為，覺得“做事寫流程，歸入系統(tǒng)”的做法太麻煩，此等小事臨時(shí)問一下同事或相關(guān)專業(yè)人士即可。

　　其實(shí)，細(xì)究起來，問題并非你所想象那么簡單，這一小事每次依賴別人，那個(gè)小事也依賴別人，最后工作效率就低了。

　　學(xué)校是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員不是為依賴，而是互賴，在團(tuán)隊(duì)中同事或相關(guān)專業(yè)人士讓你咨詢，但你必須學(xué)會(huì)成長。互賴是以獨(dú)立為基礎(chǔ)的。

　　什么是互賴呢？互賴不等于依賴，互賴指一個(gè)團(tuán)隊(duì)在完成一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，各成員既要有獨(dú)立處事的習(xí)慣和能力，充分發(fā)揮各自的長處，又要有互助合作的思想和行為。這里所謂的“獨(dú)立處事”是指團(tuán)隊(duì)成員能獨(dú)立又熟練地完成職責(zé)范圍內(nèi)的事。

　　“校內(nèi)OA登陸輸入”，第一次我可以請教別人，但第二次我自己成長，第三次我可以為其他同事提供咨詢，那整個(gè)團(tuán)隊(duì)就一起成長了。

　　一個(gè)團(tuán)隊(duì)只有在各成員獨(dú)立完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的事的基礎(chǔ)上，通過互助協(xié)作，才能成功做事，這就好比一輛汽車的開動(dòng)，只有汽車的各個(gè)零部件各就各位，獨(dú)立又熟練地完成各個(gè)操作才可實(shí)現(xiàn)，如果有一個(gè)部件不能獨(dú)立運(yùn)作，很可能會(huì)導(dǎo)致整輛汽車都開動(dòng)不了。

　　記得在一次“肯得基——一個(gè)成功的商業(yè)系統(tǒng)”的案例分析中，提到“最小的事也要形成文本”。

　　由此看來，最小的事也要形成文本，對已形成的文本不是束之高閣，而是要反復(fù)提煉其要素，從中尋找事情背后的規(guī)律和原則，形成流程和標(biāo)準(zhǔn)，并歸入相應(yīng)的位置，形成系統(tǒng)。

　　這樣，團(tuán)隊(duì)成員的為人處事就會(huì)變得簡單、輕松、快樂。

　　創(chuàng)建系統(tǒng)和運(yùn)用系統(tǒng)，是一種高境界。

　　基于以上認(rèn)識(shí)，我的“不常用做事操作流程與標(biāo)準(zhǔn)”的系統(tǒng)文件夾放在辦公桌上，每每有人問我一些不經(jīng)常做的事情，如成績輸入、培訓(xùn)點(diǎn)評、寫總結(jié)等處理過程的流程與標(biāo)準(zhǔn)，我馬上就可以給到他，這大大節(jié)約了我和大部分老師的時(shí)間，工作效率明顯提高。

【最小的事也要形成文本教學(xué)隨筆】相關(guān)文章：

最小的事也要形成文本教學(xué)隨筆07-12

最小的事也要有最好的辦法美文07-04

丑女也要自信-隨筆04-18

人生哲理故事：世界最小也要傲然怒放01-15

沒有溫度，也要祝福隨筆03-26

裸婚也要本錢隨筆02-12

垃圾你也要嗎隨筆02-15

節(jié)約用水也要節(jié)約用肥皂教學(xué)隨筆07-13

謙讓也要有原則教育隨筆06-29