公司記錄管理制度
在發展不斷提速的社會中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度具有合理性和合法性分配功能。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編收集整理的公司記錄管理制度，希望能夠幫助到大家。
1.目的
對公司管理體系記錄進行有效控制,客觀、真實、準確地反映體系運行的有效性,用來證明符合綜合管理標準的要求。
2.范圍
適用于公司的綜合管理體系運行記錄的控制。
3.相關文件
3.1《文件控制管理程序》
4.定義
5.職責
5.1責任領導
本制度的責任領導為總工程師,其職責為:負責本制度實施的監督指導。
5.2責任部門
本制度的責任部門是辦公室,其職責為:負責本制度實施的監督檢查,負責建立公司質量/環境/職業健康安全記錄總清單,實施動態管理。
5.3相關部門
本制度的相關部門是公司各職能部門,其職責為:建立本部門綜合管理記錄清單,本部門工作記錄清單,實施動態管理;負責本部門記錄的編制、標識、貯存、保管。
5.4執行層
本制度的執行層是項目部,其職責為:建立本項目綜合管理記錄清單,本項目各相關工作記錄清單,實施動態管理;負責本部門記錄的編制、標識、貯存、保管。
6.工作程序
6.1記錄的分類和范圍
記錄分為三類:
環境因素識別評價記錄;危險源識別和重大危險源評價記錄;法律法規獲取識別記錄;目標、指標記錄;環境/職業健康安全管理方案記錄;培訓記錄;產品實現記錄;與產品有關要求記錄;采購控制記錄;過程確認記錄;監視和測量設備控制記錄;不合格品控制記錄;分部分項工程驗收記錄;內外信息交流、協商產生的各種記錄;文件控制記錄;運行控制所需的各種記錄;應急準備與響應記錄;監視測量記錄;事故事件調查處理記錄;不符合糾正和預防措施記錄;記錄管理的記錄;內審、管理評審記錄等。
6.2記錄的媒介形式
記錄的媒介形式為紙上表格和文字的形式,也可用其他形式,如采用磁帶、磁盤、照片、膠片等。
6.2記錄的標識與編目
6.2.1為便于記錄的檢索和管理,每一種記錄應有唯一的編號。
6.2.1.1對于與管理體系運行有關的記錄,其編號格式為:
md/jl-XXX-XX
記錄順序號
綜合管理標準號
'記錄'拼音縮寫
明大公司代號
同時為滿足記錄標識唯一性原則,記錄上還應注明:記錄編制部門、編制日期、發生同類記錄的次數及本記錄總頁數和當前頁號(發生同類記錄的次數編號在記錄表格no:處填寫)。
6.2.1.2對于上級規定的建筑工程施工技術資料有關的記錄,仍沿用原統一表式編號。
6.2.2編目
記錄保管部門應將記錄分類保存,進行編目,以便存取和檢索。
6.4記錄填寫
記錄應做到保持清晰、數據真實,并按要求正確填寫,且不應涂改,文字表達準確、簡練、內容要完整,簽證手續要齊全。
6.5記錄的收集、貯存、保護、保存期限、移交和歸檔的控制。
6.5.1綜合管理體系運行有關的記錄,由相應部門保存,保存期限為三年。
6.5.2工程竣工后,由項目部編制竣工技術資料,交工程部審核后,移交使用單位。,由公司工程部負責歸檔。竣工技術資料應長期保存。
6.5.3對于記錄的保護,項目部應做到裝袋或裝盒,防污、防潮、防火;檔案保管應滿足檔案管理的環境條件,利于檢索和貯存,并注意做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬、防潮等工作。
6.5.4采用其他媒介形式的記錄,也應有相應的儲存條件,如軟盤應注意防潮、防壓、防光、防磁,以避免儲存內容丟失,必要時可復制備份。
6.6記錄的查閱、借閱
因工作需要查閱歸檔后的記錄,查閱人員需填寫《文件查閱、借閱、銷毀申請表》,經保管部門負責人批準后方可查閱或借閱。
6.7記錄處置的控制
6.7.1各部門保管的綜合管理體系運行的記錄超過保管期時,由本部門填寫《文件查閱、借閱、銷毀申請表》,經部門負責人批準后銷毀。
6.7.2歸檔的記錄,按照《企業檔案管理辦法》有關規定進行銷毀。
6.8辦公室每季度對各部門和項目部的質量/環境/職業健康安全管理記錄的控制情況進行一次檢查工作
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