公司電子郵件管理制度

時間：2024-12-23 17:18:48 管理制度我要投稿

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公司電子郵件管理制度

　　隨著社會不斷地進步，大家逐漸認識到制度的重要性，制度具有合理性和合法性分配功能。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的公司電子郵件管理制度，希望對大家有所幫助。

公司電子郵件管理制度

公司電子郵件管理制度1

　　1.0總則

　　公司開通Intemet電子郵件服務(wù)，目的是為了更好地促進公司員工工作的內(nèi)外交流。公司的電子信息網(wǎng)絡(luò)，無論對內(nèi)對外均不得傳遞與本人工作無關(guān)的內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。

　　2.0郵件服務(wù)器管理

　　辦公室統(tǒng)一管理公司的電子服務(wù)器并負責(zé)電子郵件的開戶、使用、維護和監(jiān)督檢查工作。

　　3.0郵件開戶須知

　　申請電子郵件開戶必須首先填寫“電子郵件開戶申請表”，并在并在保密承諾書一欄中簽字，然后交部門經(jīng)理審核簽字后，將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶，郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執(zhí)”，并通知申請人。回執(zhí)單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規(guī)則。

　　4.0電子郵件使用規(guī)程

　　4.1用戶應(yīng)當(dāng)定期檢查自己的郵箱，并取走郵件，以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個用戶的郵箱不能大于10M，對于超過10M的郵箱，管理員有權(quán)刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件，以保證用戶郵箱在10M以下。由于不遵守此項規(guī)定而不能造成的損失由用戶自己負責(zé)。

　　4.2禁止向異地發(fā)送大于2M的電子郵件，嚴禁使用FIDMAIL下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術(shù)雜志由公司統(tǒng)一訂閱，圖書室集中管理，申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”，然后提交圖書室訂閱，公司駐外機構(gòu)可由系統(tǒng)主管審批后另行處理。

　　4.3在公司內(nèi)部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址，不可擅自使用其他任何郵件地址。

　　4.4嚴禁轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會安全的言論和政治性評論文章的.郵件及一切無聊郵件。

　　4.5發(fā)送保密資料郵件，按資料級別不同分別對待。

　　4.5.1秘密級：需由部門經(jīng)理同意加密發(fā)送，由部門對資料的安全負責(zé)。

　　4.5.2機密級：由部門經(jīng)理簽字同意，將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔，并由辦公室負責(zé)發(fā)送。

　　4.5.3絕密級：禁止在網(wǎng)上發(fā)送

　　5.0監(jiān)督檢查工作

　　公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監(jiān)管，系統(tǒng)會自動將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監(jiān)督、檢查和備案。

　　6.0塊規(guī)處罰

　　6.1對于異地發(fā)送超過2M的大郵件，使用FIDMAIL下載軟件或未經(jīng)批準(zhǔn)用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節(jié)嚴重程度，處于500—800元的罰款。

　　6.2轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件，以及其他與工作無關(guān)的郵件的員工，首次發(fā)現(xiàn)作降薪處理，再次發(fā)現(xiàn)作降職處理，三次發(fā)現(xiàn)作辭退處理。

　　6.3在公司內(nèi)部使用非公司電子郵件地址，罰款200元。

　　6.4任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情節(jié)嚴重，處以降薪直至辭退的處理，造成惡劣影響或損失嚴重的，公司還將依法追究其法律責(zé)任。

　　7.0附則

　　本條例的解釋權(quán)屬辦公室，如有疑問，可向辦公室提出咨詢。

公司電子郵件管理制度2

　　如何寫客戶服務(wù)信函(電子郵件)

　　信函的目的

　　(1)成功地向客戶表達你的意圖;

　　(2)有效地促使客戶采取行動;

　　(3)處理客戶所抱怨的問題;

　　(4)對客戶的詢問作出答復(fù);

　　(5)告之公司的相關(guān)事宜。

　　信函的技巧

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，很多企業(yè)的信函都是以電子郵件的形式發(fā)送的。什么時候企業(yè)需要用服務(wù)信函呢?

　　◆一般來說，在你需要大面積宣傳你的某一項服務(wù)時;

　　◆或者說需要向所有的客戶通報公司的一些服務(wù)和產(chǎn)品時;

　　◆或者說告之一些已經(jīng)改善的地方;

　　◆再有就是針對客戶具有代表性、典型性的投訴。

　　標(biāo)準(zhǔn)的解決方式、解決方案就可能是寫服務(wù)信函。很多IT公司，他們自己設(shè)有網(wǎng)站，網(wǎng)站每天收到大量郵件。這些郵件是客戶寫過來的，需要網(wǎng)站進行回復(fù)，如果不回復(fù)，以后就再也沒有人給你寫信了。網(wǎng)站的一個重要的工作就是寫服務(wù)信函。

　　信函的技巧有點類似于滿意度的調(diào)查：

　　◆首先要吸引客戶的注意力。因為人們對廣告的注意力的集中時間往往只有4-11秒鐘。因此，信函的內(nèi)容要簡短，要能夠說明意圖。

　　◆另外一個叫發(fā)出行動號召。什么是行動號召呢?是對客戶的一種請求。比如說在結(jié)尾的時候說："如果您還有什么問題的話，請您直接撥打我們的客戶投訴熱線，或請您撥打我們的客戶服務(wù)熱線",或者說："如果您感興趣的話，請在幾月幾號之前到我們店來進行購買。"

　　如何通過信函告訴客戶壞消息

　　什么叫告訴客戶壞消息?就是很多客戶寫信或者打電話要求索賠、退貨、換貨，企業(yè)又不能滿足這些需求的時候，就需要寫一封信回答客戶，回這封信時，就有重要的技巧，是分幾個步驟完成的。

　　◆第一步叫做鋪墊。得先做鋪墊，不能直截了當(dāng)?shù)馗嬖V客戶："對不起，您的要求我們不能滿足".應(yīng)盡可能委婉地告訴客戶一些壞消息。比如說："親愛的某某先生，我們已經(jīng)收到了您要求退款的來信，并且仔細考慮了這件事情",或者"仔細研究了這件事情".這么寫的目的是什么呢?就是讓客戶感到對他很重視。如果直接說"我們已經(jīng)收到了您要求退款的來信，對不起，我們不能退款，按照規(guī)定我們不能退",客戶會覺得自己根本不受重視，而先說"仔細考慮了這件事情",客戶會覺得自己的要求得到了重視，盡管沒有被接受，但也受到了重視。

　　◆做完鋪墊以后，開始轉(zhuǎn)折，就是要做好讓客戶失望的準(zhǔn)備。需要用一些中立的事實，以避免感情沖突。什么叫中立的.事實?比方說"因為您當(dāng)時買的是特價品，因為您買的時候是最便宜的，所以沒辦法退貨".要避免使用容易傷害客戶感情的話，盡可能用一些中立的事實語言來表達。這是告訴他原因，為什么不能夠退。

　　◆然后再重新修好，給客戶一些補償，重新建立良好的關(guān)系。比如說："但考慮到您的實際情況，我們可以給您調(diào)換一部。"最后再給他重新修好的一個補償。

　　◆最后是行動號召，號召客戶采取行動，以結(jié)束這封信："假如您方便的話，請帶上原始發(fā)票到營業(yè)廳來辦理換機手續(xù)。我們再次感謝您對我們的信任和惠顧，謝謝。"這叫結(jié)束語。結(jié)束語是一個行動號召。如果你根本就不能滿足客戶的要求，也要說"對于您的損失我們非常遺憾，希望您今后繼續(xù)為我們提供寶貴意見，我們會努力地改善服務(wù)，盡可能做到讓您滿意",類似這樣委婉的話。

　　【總結(jié)】

　　這一講的主要內(nèi)容：

　　一是客戶服務(wù)滿意度的調(diào)查表格怎么寫，它的作用是什么。

　　二是關(guān)于客戶服務(wù)的信函，特別是你如何把一些信息傳達給客戶。這些都屬于客戶服務(wù)的技巧。

公司電子郵件管理制度3

　　1.0總則

　　2.0郵件服務(wù)器管理

　　辦公室統(tǒng)一管理公司的電子服務(wù)器并負責(zé)電子郵件的開戶、使用、維護和監(jiān)督檢查工作。

　　3.0郵件開戶須知

　　4.0電子郵件使用規(guī)程

　　4.1用戶應(yīng)當(dāng)定期檢查自己的郵箱，并取走郵件，以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個用戶的'郵箱不能大于10M，對于超過10M的郵箱，管理員有權(quán)刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件，以保證用戶郵箱在10M以下。由于不遵守此項規(guī)定而不能造成的損失由用戶自己負責(zé)。

　　4.3在公司內(nèi)部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址，不可擅自使用其他任何郵件地址。

　　4.4嚴禁轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會安全的言論和政治性評論文章的郵件及一切無聊郵件。

　　4.5發(fā)送保密資料郵件，按資料級別不同分別對待。

　　4.5.1秘密級：需由部門經(jīng)理同意加密發(fā)送，由部門對資料的安全負責(zé)。

　　4.5.2機密級：由部門經(jīng)理簽字同意，將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔，并由辦公室負責(zé)發(fā)送。

　　4.5.3絕密級：禁止在網(wǎng)上發(fā)送

　　5.0監(jiān)督檢查工作

　　公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監(jiān)管，系統(tǒng)會自動將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監(jiān)督、檢查和備案。

　　6.0塊規(guī)處罰

　　6.3在公司內(nèi)部使用非公司電子郵件地址，罰款200元。

　　7.0附則

　　本條例的解釋權(quán)屬辦公室，如有疑問，可向辦公室提出咨詢。