人事檔案工作制度

時間：2026-01-04 18:18:34 工作制度

人事檔案工作制度

　　在當(dāng)今社會生活中，需要使用制度的場合越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編幫大家整理的人事檔案工作制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

人事檔案工作制度

人事檔案工作制度1

　　一、干部人事檔案查（借）閱制度

　　1、查（借）閱人員必須是2名黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。

　　2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。

　　3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

　　4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

　　5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。

　　6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料，不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。

　　7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制，限期歸還。（最多不超過

　　15天）

　　二、干部人事檔案計算機管理制度

　　1、愛護機器設(shè)備，熟悉機器性能，按程序規(guī)范操作。

　　2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。

　　3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。

　　4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內(nèi)完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關(guān)資料的立卷工作。

　　5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內(nèi)容。

　　6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。

　　7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息，無關(guān)人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。

　　8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　三、干部人事檔案材料收集補充制度

　　1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內(nèi)容。

　　2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認(rèn)可的材料，未經(jīng)組織同意，個人提供的材料不得收集。

　　3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。

　　4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內(nèi)，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

　　5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。

　　6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內(nèi)容。

　　7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。

　　四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

　　1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進行認(rèn)真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

　　2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。

　　3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

　　4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經(jīng)過復(fù)制方可歸檔。

　　5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

　　五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

　　1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。

　　2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的`黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。

　　3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

　　4、干部人事檔案應(yīng)通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。

　　5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，辦理登記手續(xù)。

　　6、接受單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對，并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉(zhuǎn)出單位要查詢，以防丟失。

　　7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。

　　8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封，并加蓋機密章。

　　六、干部人事檔案檢查核對制度

　　1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

　　2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。

　　3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯，及時糾正。

　　4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時，應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

　　5、凡收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。

　　6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。

　　七、干部人事檔案保管保密制度

　　1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。

　　2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。

　　3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。

　　4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續(xù)。

　　5、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房（室）。

　　6、嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。

　　7、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。

　　8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。

　　9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

　　八、送交干部人事檔案材料制度

　　1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

　　2、干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在材料形成的一個月內(nèi)，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。

　　3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。

　　4、干部人事檔案管理部門，應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。

　　5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應(yīng)主動與有關(guān)部門聯(lián)系。

　　6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關(guān)部門補送或補辦手續(xù)。

　　干部人事檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；

　　2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

　　3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞；

　　4、登記干部職務(wù)、工資的變動情況；

　　5、為有關(guān)部門提供干部的情況；

　　6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作；

　　7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

　　8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；

　　9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；

　　10、辦理其他有關(guān)事項。

人事檔案工作制度2

　　一、干部人事檔案查（借）閱制度

　　1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。

　　2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。

　　3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

　　4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

　　5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。

　　7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫借出登記。

　　借出的檔案要妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制，限期歸還。（最多不超過15天）

　　二、干部人事檔案計算機管理制度

　　1、愛護機器設(shè)備，熟悉機器性能，按程序規(guī)范操作。

　　3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。

　　5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內(nèi)容。

　　6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。

　　7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息，無關(guān)人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。

　　8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　三、干部人事檔案材料收集補充制度

　　1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的.干部材料，充實檔案內(nèi)容。

　　2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認(rèn)可的材料，未經(jīng)組織同意，個人提供的材料不得收集。

　　3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。

　　4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內(nèi)，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

　　5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。

　　6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內(nèi)容。

　　7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。

　　四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

　　1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進行認(rèn)真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

　　2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。

　　3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

　　5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

　　五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

　　1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。

　　2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。

　　3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

　　4、干部人事檔案應(yīng)通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。

　　5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，辦理登記手續(xù)。

　　7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。

　　8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封，并加蓋機密章。

　　六、干部人事檔案檢查核對制度

　　1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

　　2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。

　　3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯，及時糾正。

　　4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時，應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

　　5、凡收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。

　　6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。

　　七、干部人事檔案保管保密制度

　　1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。

　　2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。

　　4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續(xù)。

　　5、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房（室）。

　　6、嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。

　　7、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。

　　8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。

　　9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

　　八、送交干部人事檔案材料制度

　　1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

　　2、干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在材料形成的一個月內(nèi)，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。

　　3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。

　　4、干部人事檔案管理部門，應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。

　　5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應(yīng)主動與有關(guān)部門聯(lián)系。

　　6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關(guān)部門補送或補辦手續(xù)。

　　干部人事檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；

　　2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

　　3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞；

　　4、登記干部職務(wù)、工資的變動情況；

　　5、為有關(guān)部門提供干部的情況；

　　6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作；

　　7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

　　8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；

　　9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；

　　10、辦理其他有關(guān)事項。

人事檔案工作制度3

　　一、人事檔案保管制度

　　□目的

　　第一，保守檔案機密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

　　第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

　　□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　　（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

　　（2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

　　檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。 ——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　（3）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

　　①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的'檔案；

　　②在檔案底賬上注銷；

　　③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

　　④按發(fā)文要求包裝、密封。

　　在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　　（4）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：

　　①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

　　②庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

　　④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

　　⑤無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。

　　⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　（5）統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：

　　①人事檔案的數(shù)量。

　　②人事檔案材料收集補充情況。

　　③檔案整理情況。

　　④檔案保管情況。

　　⑤利用情況。

　　⑥庫房設(shè)備情況。

　　⑦人事檔案工作人員情況。

　　二、人事檔案利用制度

　　□目的

　　第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

　　□人事檔案利用的方式

　　人事檔案的利用有多種方式：

　　（1）設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

　　（2）借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。

　　（3）出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

　　3、人事檔案利用的手續(xù)

　　在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

　　（1）查閱手續(xù)。

　　正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

　　（2）外借手續(xù)。

　　首先，借檔單位（部門）寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。其次，借檔單位（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。再次，人事檔案部門對其進行審核、批準(zhǔn)。然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

　　（3）出具證明材料的手續(xù)：

　　單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

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