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廣告費用控制管理規(guī)定
第1章 總則
第1條 目的
為合理控制公司廣告費用的支出，特制定本規(guī)定。
第2條 適用范圍
本規(guī)定適用于公司廣告企劃部、各區(qū)域銷售分支機構(gòu)。
第2章 管理職責
第3條 廣告企劃部
1.負責對各項廣告費用的計劃、申報、分配和下達。
2.負責對廣告費用執(zhí)行情況的審核、跟蹤、監(jiān)控和指導。
3.負責對廣告費用計劃的統(tǒng)籌、匯總和臺賬管理。
4.負責對各階段廣告費用的已付和未付款情況進行跟蹤統(tǒng)計。
5.負責定期編制費用使用情況的分析報告。
6.負責組織對相關(guān)部門廣告費用的使用情況進行不定期檢查。
7.根據(jù)不同時期的要求，及時向營銷中心上報專項廣告費用計劃和物料需求計劃。
8.負責隨時跟蹤各區(qū)域資源使用情況的合理性，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時指導并予糾正。
9.負責對專項費用執(zhí)行情況的審核、跟蹤、監(jiān)控和指導。
第4條 財務部
1.負責對廣告費用所發(fā)生的結(jié)算單據(jù)進行審核把關(guān)。
2.負責對廣告費用進行控制和核銷。
3.負責組織對相關(guān)部門廣告費用的使用情況進行不定期檢查。
第5條 各區(qū)域銷售分支機構(gòu)
1.嚴格按審核好的費用指標執(zhí)行，定期上報各階段各項費用的使用情況，建立詳細的費用臺賬并定期上報。
2.嚴格按有關(guān)規(guī)定收集、整理和匯總已發(fā)生廣告費用的結(jié)算資料，及時將資料寄回費用對口部門進行審核及報銷。
第6條 采購部
1.嚴格按營銷中心企劃部已審批下來的項目費用指標采購物料、贈品和禮品.
2.定期上報各階段各項目的使用情況，建立費用臺賬并上報營銷中心企劃部。
第3章 費用控制措施
第7條 廣告費用使用范圍
1.各區(qū)域銷售分支機構(gòu)日常廣告費的使用范圍包括媒體費用、場外促銷活動、戶外廣告、終端廣告制作、改善、物料制作及其他費用等。
2.廣告企劃部費用的使用范圍包括各終端建設(shè)費用(如形象端架、店招制作或改造等)、各類物料、市場支持專項促銷費用等，以及公司品牌形象宣傳費用、在地方或中央級媒體的發(fā)布費用、公司各產(chǎn)品統(tǒng)一活動推廣費用等。
第8條 費用計劃的制訂與下達
1.費用項目分類
2.廣告企劃部每月25日前將次月整體廣告費用計劃向銷售總監(jiān)、總經(jīng)理提出申報，銷售總監(jiān)、總經(jīng)理于30日前批示費用計劃并下發(fā)至廣告企劃部。
3.根據(jù)各區(qū)域每月銷售回款額的實際完成情況，企劃部分別計核各區(qū)域的固定廣告費用，并確認上月各區(qū)域的變動廣告費用，于每月5日前下發(fā)至各區(qū)域銷售分支機構(gòu)的銷售部經(jīng)理、主管處。
第9條 費用申報和使用流程
1.費用申報
(1)企劃部費用，廣告企劃部提出申請，銷售總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準。
(2)營銷中心各區(qū)域廣告的費用，先向營銷中心企劃部提出申請，銷售總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準。
2.費用使用流程
廣告企劃部起草及申報合同，銷售總監(jiān)審批，財務部備案，總經(jīng)理簽字并蓋合同章后安排制作。
第10條 費用報銷規(guī)定
1.費用報銷應嚴格按公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，報銷時《合同審批表》上必須附有綜合管理部統(tǒng)一編制的合同編號，同時準備好正式的發(fā)票、合同、送貨單、驗收單和照片等單據(jù)。
2.各區(qū)域銷售分支機構(gòu)在各項廣告業(yè)務執(zhí)行完畢后應立即收齊相關(guān)手續(xù)，務必于15天內(nèi)將資料寄回總部核銷。如未在規(guī)定的期限內(nèi)執(zhí)行，總部有權(quán)視其為作廢，費用由區(qū)域人員自行承擔。
3.費用報銷的周期原則為發(fā)票入賬后一個月內(nèi)付款，對于一些特殊費用可按合同相關(guān)協(xié)議付款。
第11條 費用控制與檢核
1.各區(qū)域必須嚴格按費用臺賬格式要求，將當月廣告費用發(fā)生情況詳細填報和控制，并在每月5日前分別上報廣告企劃部，凡不在臺賬范圍內(nèi)的費用一律不予報銷。
2.總部將對各區(qū)域進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)不如實申報或制造虛假費用者，將給予經(jīng)辦人及相關(guān)人員相應處罰通報，情況嚴重直至免職。
3.廣告企劃部每月負責將終端廣告費用使用情況及付款執(zhí)行情況進行匯總分析，并上報相關(guān)領(lǐng)導。
第4章 檢查與考核
第12條 每季度對廣告費用的使用情況考核一次，費用虛報部分與各區(qū)域相關(guān)人員薪酬掛鉤。區(qū)域經(jīng)理是廣告費用控制的主要責任人，將視情況對區(qū)域經(jīng)理、主任進行經(jīng)濟處罰。
第13條 對未經(jīng)審核上報的臺賬和不符合規(guī)定或隨意提出修改的，將對各區(qū)域經(jīng)理和相關(guān)責任人進行通報，且對修改意見不予確認，發(fā)生額均以第一次上報的為準，由此產(chǎn)生的后果，一律由各區(qū)域銷售分支機構(gòu)經(jīng)理和銷售人員全部承擔。
第14條 對已交回的結(jié)算資料因把關(guān)不力、不符合結(jié)算要求，總部需要退回的，如核銷金額達2 000元以上，每次扣罰各區(qū)域銷售分支機構(gòu)經(jīng)理及相關(guān)責任人50元。
第15條 對于不能按時上報費用使用情況的責任部門，廣告企劃部有權(quán)拒絕下月的場外促銷活動、終端廣告費用等的呈報。
第16條 對于不實申報或虛報費用等情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視其影響程度，給予行政處分，直至開除。
第17條 對一年內(nèi)出現(xiàn)三次違規(guī)行為的，應提報人力資源部等相關(guān)部門進行處理。
第5章 附則
第18條 本規(guī)定由企劃部負責解釋、補充及修訂。
第19條 本規(guī)定自發(fā)布日起實施。
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