如果教授從你那僅能得到成績單，那么在推薦信中他只能提到你這幾年的學習成績。如果你希望得到一封優秀的推薦信，你就需要整理自己的個人材料，準備一個詳盡的文件夾，并清楚的標明你的全名。你的個人材料文件夾需要包括以下材料：

　　你的成績單(如果GPA在3.0至4.0之間，當然不錯。)

　　你的簡歷應突出你所做的義工，和你選修的與申請的大學有關的課程。這樣，你的教授便會較全面的了解你。如果這些他們都知道，那就再提醒他們一次。

　　其他與之相關的表格等等，你都需要一并把他們放入相應的貼好郵票的信封內。

　　如果可能的話，最好附上官方的成績單。

　　另外，別忘了寫你自己的個人陳述和學業目標。聽起來有點俗，仔細想想。教授們喜歡有遠大志向的學生。簡單的說，一個學生如果沒有明確的方向，會給你的教授留下非常壞的印象。如果沒有具體的實施步驟，也許你的教授會認為你還沒有為將來的學習作好準備。

　　1.預約見面

　　在信發出前的兩周，與你的教授預約依次簡短會面，談論一下推薦信的事情。一定要提前5分鐘到達，并且著裝要整潔。不必穿正裝，但是一定要讓別人看起來很舒服。從你的著裝表明你要談較正式的問題。

　　同時，為你這次談話作好充分準備。怎樣談論你將來的計劃，哪些是你學術上或者個人的擅長，這些可以幫你實現你的目標。哪些是有可能阻擋你實現目標的障礙?如果遇到障礙，你有哪些計劃來克服困難?總之，要把這次會談當作一次面試。讓教授了解你為自己設置的目標，你的個人計劃，當然不必談你為達到目標已經取得了多大的成功。

　　最后，一定要避免在課上或者課后來討論你的推薦信。無論如何，不能在信發出之前一天，把材料塞到教授手中。 你很忙?你的教授也忙。急匆匆寫就的推薦信，不會太好。

　　2.作好調研工作

　　一定要提前研究你所申請的公司或者學校。這樣不僅會有利于你的應試申請，而且也向你的'教授表明你對于那份工作或者那所大學是認真的。你想去的公司文化怎樣?你想就讀的大學學術氛圍如何?這些公司或者學校的競爭程度、屬于傳統型，還是創新型?學者們喜歡那些知道應該談論什么的人。

　　3.征求建議

　　征求導師對于你職業或者學業的建議，這樣你會把你們的關系拉近距離。大多數導師喜歡談論他們自己領域的事情。事實上，他們很難發現人們是否真的對他們的學術領域感興趣。舉個例子，你對英國文學非常感興趣，這將會使一些英語教授感到高興。反過來說，許多商業公司的職員會為你驕傲，當你告訴他們你是如何想畢業后在商業領域里發展自己的事業。另外，如果你真的對某教授的課程感興趣，一定要告訴他，告訴他你是如何被吸引的。

　　4.學習他人

　　談談你是如何從你的朋友或者相關專業的畢業生那學到的經驗，學習他人也是大學教育的一個重要組成部分。你避免了哪些錯誤? 為什么你的朋友作對了?需要記住的是，大學是學習的經歷。沒有必要懼怕談到自己所犯的錯誤。談談你班里班外的同學是如何學習的，學習他人，將給你帶來無窮益處。

　　5.發致謝函

　　寫推薦信是教授的工作中的一部分，但是教授不是奴隸。在會面之后，發一封感謝信給你的教授。致謝涵一定要禮貌的、感激的表達你的心聲，同時不要忘記告訴教授推薦信你已經發出了。

　　人們不可避免的在第一次作事時犯一些錯誤，申請入大學或者申請一份工作時也不例外。盡管你沒有4.0 GPA, 但是你仍然可以在成熟、責任感、雄心和良好的風度方面排在前列。你的推薦信成功的向你的雇主或者大學長官傳達了這一信息。當然這取決于你如何向你的推薦人成功的展現你的能力和個人資質。