企業內部審計報告

　　一、導言

　　日期：2014年10月26日

　　接受者：公司總經理 ***

　　引言：

　　經公司2003年度內部審計的計劃安排，我們對公司計劃物控部業務管理程序政策、采購計劃及其價格核定與控制、有關合同、倉儲管理系統等事項進行就地審計，涉及的期間是從2002年1月1日至2003年月9月30日。

　　審計范圍和目標：

　　本次審計的期間范圍涉及計劃物控部從2002年1月1日至2003年月9月30日止計劃物控部有關采購計劃的制定、實施的及時性、有效性、合理性、合規性，存貨成本管理的效益性，內部控制的健全有效等情況進行審計。審計的依據是計劃物控部提供的資料。審計過程中我們結合其實際情況，實施了我們認為合適的、必要的審計程序。

　　簡要的審計結論和審計發現的性質：(主要的審計發現和內部控制的薄弱環節及建議)在對計劃物控部審計過程中，我們認為最重要審計發現如下計劃物控部存在問題：

　　1、采購行為依據不具體、不規范，基礎信息有待完善;

　　2、采購計劃制作被動，指導性不強，缺乏與實際的對比考核，采購工作效率不高;

　　3、成本管理工作手段單一，市場信息搜集工作少，供應商管理需進一步規范化;

　　4、倉儲條件較差，未按價值大小分別管理，存貨管理有少量缺陷需改進。綜上幾點反映了內部控制制度存在的缺陷。

　　對回復的期盼：

　　該報告的其他部分提供了有關部門審計發現和建議的詳細資料，我們

　　希望在收到報告之后的15天內作出書面回復。

　　公司審計部

　　審計組長：***

　　審計小組成員：***

　　(以上部分是便于總經理簡要閱讀)

　　二、審計過程說明：審計資料搜集方法采用直接觀察法、采訪法，資料搜集形式有抽樣調查、重點調查、典型調查及組合調查。

　　三、審計發現的細節說明

　　(一)、采購行為依據不具體、不規范，基礎信息有待完善;

　　主要問題1：目前采購行為來源依據主要是營銷中心、客戶服務部提交的產品需求計劃，做為指導采購行為的依據針對性不強，有些特殊要求表達不夠明確。

　　建議：需求計劃歸口由生產部門(或工藝部門)提供。生產部門是產品的.制造者，生產計劃制定者，有能力和責任根據要求判定能否生產、按期交貨;

　　主要問題2：需求計劃多樣化，格式、內容、要求、通知編號等不統一有待完善，BOM清單不準確。依據不清會導致模糊采購，責任劃分不明確，易產生事后扯皮影響工作效率。

　　建議：(1)重新統一設計表格明確計劃表內容，按信息傳遞部門先后順序設計。如營銷部門提出產品需求計劃并經審批后，產品無變化有BOM清單的，可直送生產部門審核簽署“請按BOM單采購”意見后轉計劃物控部;有變化有BOM清單的，還應先送研發部門審核，就變化部份附送明細清單，如涉及BOM清單變化的應加注變化并附減除物料明細，由研發部門專 門人員傳送生產部門，生產部門簽署意見后轉計劃物控部執行，制定時限要求;

　　(2)規范計劃編號，便于查核;

　　(3)BOM清單要相對穩定，如有更改應及時通知營銷部門、工藝、生產部門和計劃物控部等相關部門協調一致;

　　主要問題3：時間缺乏彈性，不易調整采購策略。

　　建議：由于公司產品的特點對采購人員的業務素質要求也相對較高，日常要做好重要供應商的溝通，不因為時間要求緊而向質量讓步。另外是否建立科學的產品生產周期，精確計算出從采購到產品下線入庫各環節所需的時間，正確指導各環節的工作行為。讓營銷人員簽訂合同明確交貨日期時能做到心中有數，不致引起糾紛。

　　主要問題4：需求計劃審批不夠規范，口頭請示后未補簽字;

　　建議：完善審批程序。規定審批執行人權限，跟蹤完結審批手續;

　　主要問題5：有部分非生產物品采購，如購置禮品、萬年歷等;

　　建議：非生產物品采購是否可直接由執行部門經辦，減少采購員工作量;

　　審計結論：亟待完善。作為實施采購行為的基本環節，不明確的行為依據將直接導致以后各環節的混亂，易造成責任劃分不清，不能有效完成采購任務，影響采購效率、效果，是目前亟待完善的一項基礎工作。本環節涉及營銷、生產、工藝、研發等部門，應設計一份流程清晰，責任、標的物明確的計劃程序表。

　　(二)、采購計劃制作被動，指導性不強，缺乏與實際的對比考核，采購工作效率不高;

　　主要問題1：欠料單6月份之前不夠規范，6月份后欠料單有所改進但歸集工作未完善。

　　建議：作為計劃制作的重要依據應按序整理歸檔，形成歷史資料，提煉客觀合理的數據，合理計劃安全采購量。

　　主要問題2：采購計劃制定與需求申請日時距較大，壓縮了采購實施至物料到貨日時間，不利于物料信息的搜集及制定采購策略，進而壓縮生產制造周期，延遲交貨期，會導致質量上向供應商讓步，加大成本。計劃成為形式。

　　建議：減少審批程序提早采購反應的第一時間，提高時效。制定科學的采購周期，綜合評定出一個合理的產品生產周期，使需求部門在制定需求計劃時能心中有數。

　　主要問題3：由于公司產品的特殊性，計劃多為事后計劃而非常規計劃，計劃制定時也是物料采購行為實施時，實施也可能提前。未體現計劃與實際的差異。計劃書未明確所含需求計劃的計劃號，未標示計劃價。計劃未做分類，不能區分是生產用料計劃、研發用料計劃、維修用料計劃。在抽查下料單未見CCD鏡頭、視頻彩打等物料，但計劃有做，經了解部份物料是由研發自行報購，故無下采購單。計劃變得無實質意義。

　　建議：計劃制定應完善所含內容，建立與實際差異項目，原因說明，計劃價等，加強計劃的準確度和指導作用。計劃制定要分類別，避免領用時產生沖突。計劃編制要有實質性。

　　主要問題4：下料單的性質似合同，但又不俱備合同要素要求。單據未按時序整理歸檔，部份單據未標示價格(出于供應商業務員的要求)不便于財務成本核算。

　　建議：下料單對外涉及供應商，要求能達到防止糾紛風險。對內涉及倉管、財務部門，要求能滿足使用人使用。按時序歸檔按計劃類別分月裝訂成冊。

　　審計結論：計劃的適時性不夠，應及早計劃。計劃的準確度和指導作用有待加強，應及時對比計劃與實際的差異，說明原因，標示計劃價格。分類不夠明確。下料單尚待完善，便于使用。

　　(三)、成本管理工作手段單一，市場信息搜集工作少，供應商管理需進一步規范化;

　　主要問題1：采購員市場信息搜集不夠，日常工作大多為下單后的，市場價格信息調查工作比重少。價格信息獲取手段單一，多為供應商傳真報價基礎上討價還價。

　　建議：應加強基礎信息工作，做到貨比三家，尋找價優、質高、誠信的供應商。

　　主要問題2：供應商等級評定工作管理薄落，缺少第三方的參與。

　　建議：建立并完善供應商管理工作，增加定價透明度。

　　主要問題3：部份物料對供應商的依賴性太強，自我研發設計不穩定，品管與供應商的質量標準不夠協調，將直接影響成本高低、質量好壞及采購工作效率水平。

　　建議：設計穩定成熟的產品，明確質量要求并在采購時同步送達供應商，降低不良品率。

　　審計結論：目前主要物料來源多為長期供應商，價格水平逐年也有一定的下浮，但仍為制約計劃采購的瓶頸，物料成本、質量直接關系到公司效益，因此應加大此方面的工作投入而非下單后的補救。

　　(四)、倉儲條件較差，未按價值大小分別管理，存貨管理有少量缺陷需改進。

　　1、倉庫管理

　　主要問題1：倉庫條件較差，影響物料保管。

　　建議：對倉庫的存儲做適當修繕

　　主要問題2：物料未區別管理，即價值高的物料與價值低的物料混合存放，未作重點管理。

　　建議：區別價值高低，分類重點管理。

　　主要問題3：據調查存貨積壓量大。

　　建議：根據可利用程度適當處理。

　　主要問題4：季度盤點無會計人員監盤，倉管員只負責盤點自管項目。

　　建議：建立監盤制度，交叉盤點，對盤點結果要簽字確認。

　　審計結論：總體管理較為完善，基礎工作和業務處理情況良好，應建立監盤制度。

　　2、原材料倉入庫管理

　　主要問題1：存1抽樣發現執行后無品管確認合格數。

　　建議：增加對二次入庫物料的品管檢驗。

　　審計結論：1、大件、大批量且產品穩定的采購基本上都能及時到位，入庫率較高。但小件、小批量產品不成熟的在執行過程中問題較多，采購成本相對較高，部門間協調困難。2、物料接收至入庫過程中涉及采購員、品管員、倉管員合作與分工的安排，相互影響，單據較多必定影響工作效率。建議設計出能相互通用的信息表。

　　3、原材料倉出庫管理

　　主要問題1：基于目前的采購計劃而購入的物料領用主要以生產為主，領用完全按BOM單發放，其他部門領用可能有時會產生沖突。另外小件、價值低的物料領用程序不變，報批成本可能會大于物料成本。

　　建議：物料領用適當考慮一定的彈性，不能固化。

　　主要問題2：物料、工具用具存在白條借用，登記借用的情況，手續不規范，有的物料借用時間較長未補辦理出庫領用手續。

　　建議：根據領用情況，按時間長短設定是否應補辦出庫手續，加強管理，利于正確核算成本，及時掛賬。

　　審計結論：出倉管理存在一定的問題，應采取針對性的措施加以改進。

　　4、成品倉管理

　　主要問題1：入庫經檢驗合格后，錄入電腦、手工賬前需填制“成品繳庫單、入庫單”，2份單據實質內容相同，只是使用部門有增減，增加了倉管員工作量。

　　建議：在不影響使用前提下2份單據應合而為一“入庫單”，增加聯數，一單多用提高效率。

　　主要問題2：審批單與出庫單實質內容相同，只是審批單體現授權，出庫單體現實際出庫。

　　建議：設計出庫單時增加審批人簽字，再增加一欄實出數。

　　主要問題3：抽樣發現T(產品入庫時間)>T(需求計劃要求交貨時間)，相對滯后，可能會導致供貨不及時。

　　建議：需綜合分析原因。是產品制作周期未能壓縮，還是需求交貨期不合理的問題。

　　審計結論：1、入庫、出庫管理規范，經抽查賬實相符，賬賬相符，單據填制影響工作效率，應盡量簡化，提高效率。

　　2、產品基本能滿足供貨，部份批次的生產壓縮了正常的供應商生產、采購、生產、品管、研發等其他時間。有時缺乏質量、成本因素的考慮。

　　3、要給營銷需求部門傳遞正常的產品供應周期時間，合理計劃需求，不至于兩頭忙的境地。

　　四、內部審計人員的評論

　　計劃物控部做為公司生產運作管理的關鍵部門，基礎信息工作的扎實程度直接會影響整個公司的運作效率和效果，有些是來自部門外的，有些是內部管理不到位，要解決這些問題光靠本身是不夠的，涉及相關部門的信息管理，辦法是看以何部門為頭分步改善。審計認為應從信息管理的源頭開始，只要涉及相關部門的則可設計出相關部門能共同使用的信息載體，載體的內容應明確各自的職責與分工。按業務程序設計，明確各環節責任人、技術標準等事項。減少重復性的工作，提高效率。此外內控制管理上還有待完善，靈活性不夠�？傊�，經審計后發現該部門基本上能完成采購任務，有效果但效率不高，特別是次數多、量小的采購。計劃工作不夠，可操作性不強。存貨管理工作基礎工作扎實，物料管理到位。

　　五、計劃物控部的反應

　　該部對本次審計工作比較重視，能提供審計所需的資料使審計工作得以順利進行，基于審計所發現的問題無太大異議。但落實工作并非一個部門所能解決的，因此，下一步的工作是重在落實，邊工作邊改進。