文職人員如何寫會議紀要

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　　一、會議紀要的概念和種類

　　會議紀要是一種記載、反映會議情況和議定事項的紀實性公文，是貫徹落實會議精神、指導工作、解決問題、交流經驗的重要工具，是傳達會議信息的主要媒介之一。它通過記載會議基本情況、會議成果、會議議定事項等，綜合概括地反映會議精神。

　　會議紀要可以多向行文。向上級機關呈報，用以匯報會議情況，以便得到上級機關對工作的指導;向同級機關發送，用以通報會議情況，以便得到同級機關的支持配合;向下級機關發送，用以傳達會議精神，以便統一認識，貫徹執行。但通常情況下，會議紀要只印發到與會單位，視情抄送有關單位。

　　根據用途和目的不同，會議紀要可以劃分為三種類型：

　　1.決議性會議紀要，主要記載和反映會議作出的重要決策事項，作為傳達會議精神和部署工作的重要依據，對今后工作具有直接的指導作用，常用于各級領導機關的辦公會，如省長辦公會議、市(縣)長辦公會議等。

　　2.協議性會議紀要，主要記載雙邊或多邊會議有關內容及其達成的協議等情況，作為會后貫徹執行的基本依據，對協議各方今后工作具有一定的約束作用，常用于領導機關主持召開的多部門協調會或不同單位共同召開的聯席辦公會等。

　　3.研討性會議紀要，主要記載和反映經驗交流會議、各種專業會議或學術性會議的研討情況，因是研討性會議，自然會有不同的意見，所以只要把各方意見寫明即可，主要用于職能部門或學術研究機構召開的專業會議、學術研討會議等。

　　二、會議紀要的內容結構

　　一般說來，會議紀要通常由標題、正文和文尾三部分組成。

　　會議紀要的標題形式主要有三種：一是“會議名稱+紀要”，如《全國農村工作會議紀要》等。這類標題最為常見。二是由“正標題+副標題”構成，又叫雙標題。正標題提出問題或揭示會議主旨，副標題多為“會議名稱+紀要”。如《加強未成年人思想道德教育是家庭、學校和社會的共同責任——xx市xx區教育工作研討會紀要》。這種標題常見于報刊發表的會議紀要。三是“發文機關名稱+議題+紀要”。如《國務院關于加強土地市場管理工作會議紀要》。這類標題省去發文機關名稱，就變成了“議題+紀要”的形式。

　　會議紀要的正文—般包括開頭、主體和結尾三部分。開頭，主要用于概述會議的基本情況，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參加人、會議議程和主要成果等，然后用“現將會議主要精神紀要如下”或“現將這次會議研討的幾個問題紀要如下”等過渡句轉入下文，文字一般都比較簡練。常見的寫法有兩種：一是列項式，即將會議名稱、時間、地點等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。這種寫法多用于辦公會議紀要。二是概述式，即將會議的基本要素用一段文字作簡要敘述，使人看后對會議情況和基本精神有個大致了解。

　　會議紀要的主體部分，一般包括會議研究的問題、討論的意見、作出的決定和提出的措施辦法等，它是會議紀要的核心，是各有關單位貫徹執行會議精神的基本依據，這部分內容表述得是否得當到位，是決定會議紀要寫作成敗、質量高低的關鍵。主要有以下幾種表述方法：

　　1.條款法，就是把會議議定的事項用條款方式加以簡要說明，分別冠以一二三四的標號，一條寫一個事項。這樣表述簡明扼要，適用于部署工作的會議或辦公會議，也適用于工作協調會等。

　　2.綜述法，就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分集中談一個方面的問題，較復雜的工作會議或經驗交流會議的紀要多采用這種寫法。

　　3.歸類法，有些工作會議涉及內容較廣，討論的問題較多，這就要求按討論問題的性質或議定事項的不同分類進行整理，分別列出序號、標題來敘述，每個標題下面視內容多少，或分段或分條來寫。

　　4.摘記法，就是按會議發言順序記錄每個人的發言要點，根據各人提出問題的不同角度，整理成幾個問題，并署上發言人姓名、職務，有時還要加上小標題。這種方法類似于會議記錄，但不是照搬會議記錄，因為它要對與會者的發言進行剪裁和加工，使主題更加精練。一些重要的座談會紀要，經常采用這種寫法。

　　會議紀要的結尾寫法多種多樣：有的向有關單位和人員提出為實現會議目標和任務而奮斗的號召或希望;有的就會議議定的有關問題，向上級有關部門提出意見建議;有的向有關單位和人員提出貫徹落實的具體要求;有的則對會議意義和收獲進行評價等。

　　會議紀要一般也有文尾，與其他文件類同，主要是會議紀要的印發機關、成文日期、發送單位等內容。

　　三、會議紀要的寫作要點

　　一是真實準確。會議紀要，重在紀實，必須真實準確地反映會議的情況和精神，既不能隨意增減，也不能擅自篡改，這是會議紀要寫作的第一要求，也是最基本的要求。為此，寫好會議紀要，需認真地進行會議記錄，詳盡地了解會議情況，做好各項基礎性工作。

　　二是精練概括。會議紀要是在會議記錄所提供材料的基礎上，根據會議的主旨、議定事項和主要成果，經過提煉、概括、整理而形成的公文，它集中地反映會議的要點和精神實質，具有高度的概括性。精練概括與詳盡細致，是會議紀要與會議記錄最重要的區別。語言文字簡練準確、樸實無華、通俗明白，也是精練概括的應有之義。

　　三是要點突出。會議紀要就是記敘會議的中心內容和討論研究的要點。凡與此聯系密切的問題，都應盡力寫充分;反之就要少寫或不寫。突出要點也是做到精練概括的一個重要方法。

　　四是取舍適當。會議上對某些問題進行討論，有時意見會有分歧，甚至截然相反。因此，起草會議紀要應根據會議確定的宗旨，對各種觀點進行恰當的取舍，善于正確集中會議討論的意見。一般采用以下方法：凡符合會議宗旨的多數人的一致意見，會議紀要都應集中反映;對少數人的意見，如果是正確的，也要予以反映;如果討論中意見確有分歧，難以取得統一，一般不應寫入紀要，但研討性會議紀要除外。集中會議討論的意見，還要特別留意會議主持人發表的意見，特別是他(她)的總結性發言和結論性意見，并在紀要中充分體現。

　　寫好會議紀要需把握好以下幾個方面：

　　認真做好會議記錄

　　做好會議記錄是寫好會議紀要的基礎，會議紀要是從會議記錄的基礎上加工提煉而來的。

　　會前，要認真閱讀議題，查閱相關背景資料，把握會議主旨，做到胸有成竹。會中，要專心做好會議記錄，文字要準確，段落要清楚，記錄要全面，與會者的贊成意見、反對意見，會議的統一意見、保留意見，尤其是會議的決定和主持人的總結及結論性意見要記錄清楚，把會議情況通過速記、錄音或攝像等手段真實完整地記錄下來。會后，要整理會議記錄，吃透會議精神，盡快進行會議紀要的起草。

　　圍繞主題選擇布局

　　會議需要解決的主要問題，就是紀要的中心，紀要的寫作要圍繞這個中心來展開。

　　單個議題的會議，如解決某一具體問題、研究某一方面工作的專題會議，紀要寫作應著眼會議的中心內容和討論的重點，記錄討論結果和議定事項，一般采用概括式的布局，將會議概況、會議內容、會議觀點和會議成果等按性質歸納成幾個方面逐一寫作。

　　多個議題的會議，常見于單位領導班子研究一系列問題、部署一攬子工作的會議，如黨委常委會議、政府常務會議等，紀要寫作一般采用條款式的布局，分別圍繞各個議題進行，做到條理分明。

　　正確處理層級結構

　　會議紀要的正文一般由前言、主體和結尾三個部分組成。

　　前言部分交代會議概況，包括會議時間、地點、主持人、發言人、會議目的和任務、主要議題等。

　　結尾部分一般標注出席人員、列席人員、缺席人員信息和文件公開屬性等，和其他公文不同，會議紀要結尾不標注發文機關，一般沒有附件。

　　會議紀要的主體部分是核心內容，寫好主體部分決定著會議紀要的質量。主體部分按照邏輯關系可以分成三塊，一是會議的精神，一般由“會議認為”等導語開頭，寫工作的總體情況分析、工作的重要意義和主要原則等;二是會議的成果，一般由“會議明確”“會議決定”等導語開頭，寫會議對問題怎么辦、工作怎么干等總體上的決策和部署;三是會議的要求，一般由“會議要求”“會議強調”等導語開頭，寫具體的工作安排和各部門要承擔的具體任務等。這三塊內容要分層次整理敘述，邏輯分明、條理清晰，不可以張冠李戴。

　　恰當進行取舍提煉

　　一方面要進行適當的取舍，會議上各參會人員的意見可能不一致，但一次成功的會議，其宗旨和意見具有統一性。對于符合會議宗旨最終形成的統一意見，以及會議主持人的總結意見，在會議紀要中要集中體現。

　　另一方面要反映會議的精神要點，既要詳盡細致又要提煉概括，可以根據議題的內容范圍和復雜程度進行篇幅上的安排，做到簡潔明快、詳略得當。