會(huì)議記錄者的主要功能及三大誤區(qū)
會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。
這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。
會(huì)議記錄者主要有 4種功能：
會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。
會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才 (這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。
觀察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來說，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下
3大會(huì)議誤區(qū)：
第一誤區(qū) 社會(huì)性懈怠
社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的'產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。
對(duì)于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對(duì)答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對(duì)此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會(huì)的真正價(jià)值。
第二誤區(qū) 從眾心理
從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬希饕且驗(yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮?duì)很多個(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。
這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。
第三誤區(qū) 團(tuán)體極化
團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。
會(huì)議記錄者的客觀立場(chǎng)能夠幫助克服這種誤區(qū)。
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