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淺談如何做好會議記錄
在實際工作中，秘書做好會議記錄非常重要。秘書這個崗位讓很多人羨慕，卻又讓很多人望而卻步，因為這個崗位的性質(zhì)決定了要和領(lǐng)導(dǎo)直接接觸，稍有不慎就可能會受到領(lǐng)導(dǎo)批評。下面是淺談如何做好會議記錄，歡迎參考！
領(lǐng)導(dǎo)常說行政辦公室可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁，夾在上下兩級之間，一定要尋求到好的一個平衡點，正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思表示，不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾。比方說，關(guān)于發(fā)獎金、出通報批評或通報表揚(yáng)都要走會議紀(jì)要發(fā)往全局，全局職工的眼睛都盯著紀(jì)要上那幾句來揣摩領(lǐng)導(dǎo)的想法，如果作為秘書人員，在會議記錄上馬虎大意或在會議紀(jì)要上表述不準(zhǔn)確，就很容易誤傳領(lǐng)導(dǎo)的意思。每年地區(qū)局年終檢查，都對會議管理這項工作給予細(xì)節(jié)指導(dǎo)，使各縣局會議管理工作流程化、規(guī)范化。但是，如何進(jìn)一步提高會議記錄工作的質(zhì)量和效率，將是辦公室秘書的一項長期的工作任務(wù)。這里，對做好會議記錄談點粗淺的看法：
一、使用固定的記錄本
會議記錄是辦公室工作的一個重要組成部分。會議記錄是會議情況的真實記載，它客觀地反映了會議的內(nèi)容和進(jìn)程，是形成會議紀(jì)要、簡報的重要素材和督辦事項執(zhí)行情況的依據(jù)，具有重要的保存、利用價值，是重要的文書檔案材料，因此必須選用紙質(zhì)較好的會議記錄本。并且按照年度根據(jù)會議類型分本記錄，中途不得另起一本記錄，以保證記錄的連續(xù)性、完整性。
二、做好會前各項準(zhǔn)備
會議記錄是原始憑證，所以貴在準(zhǔn)確、齊全，所以事先要了解會議的議程，以便于在記錄過程中注意各有關(guān)方面的關(guān)系，將一些事宜有機(jī)地聯(lián)系起來，加快記錄的速度，記準(zhǔn)、記全。按會議性質(zhì)分別記錄并按照會議的時間順序規(guī)范、完整的做好會議記錄，按會議性質(zhì)分別記錄很重要，如果把局長辦公會、局務(wù)會、辦公例會記在一個本子上，查找所需材料就費(fèi)時費(fèi)力，很不方便。每一篇會議記錄開篇都要注明會議的組織情況，一般在會議開始前,就可以把會議的有關(guān)情況寫好，包括①會議名稱。寫清是黨組會議、局長辦公會、局務(wù)會，還是稅收分析會等等;②會議時間。要寫明具體的年、月、日，同時還要寫明是上午、下午還是晚上，有的會議還要寫明某時某分;③會議地點要寫明在何處開的會。如:“某某會議室”等;④主持單位(科室)，一般會議像黨組會議、局長辦公會、局務(wù)會等一般由行政辦公室主持，各稅務(wù)專業(yè)會議由各業(yè)務(wù)科室主持;⑤主持人一般直書姓名，如：徐志廣，不要寫成簡稱徐書記，一般不寫職務(wù);⑥參加人(出席人)，即出席會議的正式成員，按排列順序列出，排列順序可詢問人教科;⑦記錄人，就是負(fù)責(zé)記錄會議全程的人，一般為兩個人，一個主記一個副記，便于會后整理。⑧會議議題，此次會議要解決的事項，可以寫成“關(guān)于…….的議題”，有時候還需加注列席人(即不是會議正式成員，但由于工作需要而參加會議的人，如關(guān)于經(jīng)費(fèi)的議題，會計要列席;關(guān)于征管軟件數(shù)據(jù)的，網(wǎng)管員要列席)和缺席人(可單獨作為一條，要寫出缺席人的姓名和缺席的原因，也可以寫在出席人、列席人的項目中，在括號內(nèi)注明某某人因何故缺席)。這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護(hù)。
另外，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請出席者簽署姓名，作為會議記錄本的附件保存在檔案室里。
三、做好會議發(fā)言記錄
做了多年秘書，自己感覺秘書一定要多鍛煉聽、說、讀、寫。有的時候，有時幾個小時的會，其他參加會議的人累了，可以發(fā)一下呆，如果對某個話題不感興趣，也不是他負(fù)責(zé)的，就不用專心地聽。可秘書不行，不管什么，都要記下來，回去還要分析，因為那個記錄你是要形成紀(jì)要下發(fā)給所有同事的，但有些信息是不能隨便公布的，這就考驗秘書的判斷力了。
雖然是手寫記錄，沒有word編輯的那么規(guī)整，但是作為秘書人員，也要注意記錄本上的字體大小、字間距，我是先拿會議記錄本記錄，再準(zhǔn)備幾張稿紙附記，會議結(jié)束之后，在最短的時間內(nèi)，對記錄的內(nèi)容進(jìn)行整理，將稿紙內(nèi)容謄寫到會議記錄本上，謄寫一遍，可以對一些錯字白字進(jìn)行糾錯，并刪除一些和會議不相干的、牛頭不對馬嘴的話。如果看到你交上來的是一篇字體不一，亂七八糟的記錄，即使你記的再好，你在領(lǐng)導(dǎo)眼里也大打折扣。還有，哪怕字寫的不漂亮，也要保證字跡清晰。
會議開始后，記錄人員要保持精力高度集中，特別是在詳細(xì)記錄時，一定不能分心，否則記錄將無法進(jìn)行。一般說，按照會議的議程，與會者一個接一個地發(fā)言，這是比較好記的。但實際情況是，經(jīng)常發(fā)生與會者熱烈討論，爭先恐后地發(fā)言的場面。你一言，我一語，到底聽誰的?記誰的?縣局經(jīng)費(fèi)有限，沒有錄音筆，很容易腦子一塌糊涂。秘書的價值恰恰就是要在這種時候得到體現(xiàn)。畢竟人比機(jī)器聰明!通常的經(jīng)驗是，死死盯著主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)。其實說直白點，就是誰的官大聽誰的，同時要注意記錄討論焦點所在。乘短暫的停止講話時間，比如領(lǐng)導(dǎo)點煙、喝口茶的功夫，可以迅速的回看記錄，在旁邊稿紙上迅速補(bǔ)記，會后整理。
一般記錄的開頭要寫上“會議記錄(按發(fā)言先后順序)”記錄完畢后要寫“會議結(jié)束”。
以下是一段網(wǎng)摘的關(guān)于速記的技巧，大家分享一下：
一般說來，速記有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。
總之，會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會議記錄一般不宜公開發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。會后會議主持人、參加人要簽字確認(rèn)同意記錄人所記錄的會議內(nèi)容。
四、會后及時形成紀(jì)要
會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，會議紀(jì)要是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。
做紀(jì)要首先要提醒自己注意會議紀(jì)要的特點 。會議紀(jì)要如實地反映會議內(nèi)容，有紀(jì)實性。它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補(bǔ)齊。否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實性，違反紀(jì)實的要求;會議紀(jì)要是依據(jù)會議情況綜合而成的，有要點性。撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法，有特殊性。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”、“會議強(qiáng)調(diào)”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。
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