教你寫好會議籌備方案

時間：2020-11-29 17:01:53 會議方案我要投稿

教你寫好會議籌備方案

　　歡迎來到CN人才網(wǎng)，下面是小編給大家分享的教你寫好會議籌備方案，希望對大家有幫助。

教你寫好會議籌備方案

　　一、認(rèn)真領(lǐng)會會議籌備方案的基本特點

　　1.預(yù)演性。會議籌備方案是會議過程的預(yù)演，為了確保會議順利舉行，需要會議工作人員通過設(shè)想和策劃，將會議計劃全過程可能發(fā)生的事項預(yù)先安排出來，形成相對嚴(yán)謹(jǐn)周密、可資指導(dǎo)實施的文字方案，以便統(tǒng)籌布置會議各項事宜。

　　2.周全性。會務(wù)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，一個會議特別是大中型會議往往涉及的點多面廣，籌備組織工作稍有疏忽就會出現(xiàn)不可控因素而發(fā)生難于彌補的錯誤，造成不良影響，因此，在制定會議籌備方案時，要充分考慮方方面面的內(nèi)容，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務(wù)準(zhǔn)備工作時才能有條不紊、主動從容。可以說，擬定一份考慮周全、細(xì)致縝密的會議籌備方案，是做好一切會務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。

　　3.可操作性。制定會議籌備方案其目的是通過明確會議所需的人、財、物以及時間、地點等要素，細(xì)化具體事項及責(zé)任人、完成時間等，用以指導(dǎo)做好會議籌備工作，方案應(yīng)當(dāng)是具體詳實的、操作性強的`，否則就失去了方案的作用和意義。

　　二、全面掌握會議籌備方案的格式要素

　　會議籌備方案一般由標(biāo)題、正文、尾部組成。

　　1.標(biāo)題

　　標(biāo)題一般由會議主辦單位名稱、事由和文種構(gòu)成，如例文標(biāo)題《××集團(tuán)公司20xx年工作會議籌備方案》，再如《××學(xué)院三屆一次職工代表大會籌備方案》;也有的標(biāo)題省去單位名稱，由事由和文種構(gòu)成，如《××會議籌備方案》。

　　2.正文

　　正文部分是方案的核心。一般因會議性質(zhì)、規(guī)模等的不同，會議籌備方案的內(nèi)容也有所區(qū)別和側(cè)重，但主體要素不能缺少。至少要包括但不限于寫明會議目的、任務(wù)、主題、時間、地點、參會人員范圍、日程、議程、會議設(shè)備、文件資料、會務(wù)分工、會議經(jīng)費等，一般分條列項寫出。如例文中，方案對會議主題、時間、地點、規(guī)模、主持人、日程、會場布置、會議材料準(zhǔn)備、餐飲住宿及接送站安排、會議通知、會務(wù)工作分工及進(jìn)度、會議經(jīng)費預(yù)算等作了詳細(xì)計劃，對單位領(lǐng)導(dǎo)、會議籌備人員和參會人員都具有較強的指導(dǎo)作用。有的大型會議還可以建立專門的會議籌備領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及工作機構(gòu)，制定會議安全保衛(wèi)工作及應(yīng)急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。

　　3.尾部

　　落款處一般署上擬定會議籌備方案的單位名稱和簽署日期，必要時應(yīng)加蓋單位公章。

　　三、充分考慮會議籌備方案的注意事項

　　有些人往往對會議籌備方案不置可否，認(rèn)為是可有可無、無關(guān)緊要的文件。事實上，編制會議籌備方案是一項系統(tǒng)性很強的工作，需要注意的事項很多。一份考慮細(xì)致全面的會議籌備方案，是整個會議的綱領(lǐng)性文件，其作用是不容小覷的，往往能確保會議的周密組織，確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，從某種程度上決定了會議的成效和質(zhì)量。實際工作當(dāng)中，有些會議還需向上級機關(guān)請示核準(zhǔn)，會議籌備方案可作為上級審核批準(zhǔn)的重要依據(jù);有些會議需向聯(lián)辦或與會單位通報籌備情況，以便做好必要的準(zhǔn)備，此時會議籌備方案又可起到周知信息的作用。從這個角度來看，就不難理解編制會議籌備方案的重要性了。

　　因此，秘書人員在制定會議籌備方案前，要明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清籌備方案的目的、意義和要求，以便有的放矢地擬定方案。方案制定過程中，要反復(fù)多次與領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)方面商定和征求意見;對經(jīng)費的把關(guān)要精打細(xì)算，不可太松也不可太緊，既不能過于鋪張浪費，也不能影響會議效果。方案擬定后，要報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)，并及時召開會務(wù)工作會議，明確分工和時間節(jié)點，必要時可以進(jìn)行會議模擬演練，以便發(fā)現(xiàn)問題，查漏補缺，進(jìn)一步優(yōu)化籌備方案。

　　特別是臨近會議召開前，要組織對會議籌備工作情況進(jìn)行現(xiàn)場檢查驗收，預(yù)先制定現(xiàn)場檢查路線，確定現(xiàn)場檢查重點，制作檢查表單，以便現(xiàn)場檢查時逐一查驗核對，對未達(dá)到檢查要求的項目及時提出整改和修訂意見等。檢查驗收的主要內(nèi)容包括：會議準(zhǔn)備是否充分，會議環(huán)境條件是否具備，會議文件材料、用品準(zhǔn)備、會議設(shè)備調(diào)試、會場布置等是否到位，以及會議應(yīng)急預(yù)案、會議安全保衛(wèi)工作是否就緒，會議期間能否排除各種干擾等。

　　總之，對會議籌備情況進(jìn)行檢查的過程，同時也是對會議籌備方案的齊備性、嚴(yán)謹(jǐn)性等再認(rèn)識、再完善的過程，對會議籌備工作者改善工作方法、提高方案質(zhì)量具有重要的實踐意義。

　　范文

　　××集團(tuán)公司xxx5年工作會議籌備方案

　　根據(jù)集團(tuán)公司安排，集團(tuán)公司xxx5年工作會將于xxx5年2月初舉行。為辦好這次會議，特制訂本方案。

　　一、會議主題：貫徹落實全省經(jīng)濟(jì)工作會議精神，認(rèn)真總結(jié)xxx4年度工作，全面部署xxx5年任務(wù)指標(biāo)，以改革創(chuàng)新精神推進(jìn)集團(tuán)公司各項工作再上新臺階。

　　二、會議時間：xxx5年2月8日-9日，會期2天。

　　三、會議地點：××酒店

　　四、會議規(guī)模：1.參加會議人員：集團(tuán)公司xxx5年工作會正式代表;2.特邀代表及列席人員。共計220人。

　　五、會議主持：×××

　　六、會議日程及主要議程

　　日期

　　時間

　　內(nèi)容

　　出席對象

　　地點

　　2月8日

　　上午8:30-9:00

　　大會預(yù)備會議

　　全體代表

　　××酒店多功能廳

　　上午9:00-12:00

　　第一次全體會議

　　全體代表

　　××酒店多功能廳

　　下午2:00-5:00

　　分代表團(tuán)討論

　　各代表團(tuán)成員

　　××酒店第一、二、三、四、五、六會議室

　　下午4:30-5:00

　　大會主席團(tuán)會議

　　大會主席團(tuán)成員

　　××酒店圓桌會議室

　　2月9日

　　上午9:00-12:00

　　第二次全體會議

　　全體代表

　　××酒店多功能廳

　　下午2:00-4:00

　　參觀集團(tuán)公司新辦公大樓

　　全體代表

　　集團(tuán)公司新辦公大樓

　　七、會場布置

　　1.會場整體布置采用禮堂式，可以最大限度地擺放桌椅，容納xxx人。會場兩側(cè)前后各擺放2臺投影儀，以方便與會人員觀看投影內(nèi)容。

　　2.主席臺布置：主席臺制作背景墻，背景墻一般都是大紅色為主，烘托會場氣氛，顯得簡樸、大氣、熱烈;布置一排桌椅及立式報告席，擺放好主持人及主席臺就座領(lǐng)導(dǎo)的坐席卡;主席臺上方懸掛會議橫幅，以紅底白字標(biāo)識會議名稱。

　　3.會場入口處布置：在會場入口處設(shè)置好會議簽到臺或報到處，擺放會議主要日程安排、會場及周邊公共區(qū)域布局圖等展架，便于參會人員觀看和了解相關(guān)信息。

　　4.酒店大廳布置：在酒店門口或大廳處要設(shè)置指示牌，幫助引導(dǎo)參會人員準(zhǔn)確、快捷地進(jìn)入會場。會場距離大廳較遠(yuǎn)時，在電梯前室或樓梯過道處可以增設(shè)指引牌。

　　5.音響、話筒、電源插座等要提前準(zhǔn)備到位，確定好各設(shè)備的擺放位置與調(diào)試。無線話筒要有備用電池，照相機、攝像機、錄音筆等要提前充足電，確保會議順利進(jìn)行。

　　八、會議材料準(zhǔn)備

　　1.行政工作報告、工會工作報告、經(jīng)濟(jì)運行情況報告等材料;

　　2.會議日程表、參加會議人員名單、主席臺座次安排、作息時間表、會議須知等;

　　3.業(yè)績管理目標(biāo)責(zé)任書、安全生產(chǎn)責(zé)任書等其他文件。

　　九、餐飲住宿及接送站安排(略)

　　十、會議通知(略)

　　十一、會務(wù)工作安排：由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)(具體分組分工及進(jìn)度計劃略)。

　　十二、會議經(jīng)費預(yù)算

　　1.場地租用費：××酒店會議室租金2天，共計××元。

　　2.攝像設(shè)備租用費：擬租攝像機1臺，租金××元。

　　3.會場布置費：會議橫幅標(biāo)語制作××元、會場清潔××元，共計××元。

　　4.會議文件資料費：印制資料袋、制作牌匾、打印會議文件等，共計××元。

　　5.會議食宿費：住宿費××元，餐費××元，交通費××元，共計××元。

　　6.其他不可預(yù)計費：××元。

　　以上合計××元。

　　××集團(tuán)公司辦公室

　　xxx5年1月10日

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