電子公文管理系統的相關方案

　　1、 引言

　　公文是政府軍隊等各類部門請示匯報、命令下達等工作中的重要部分。傳統的公文歸檔以紙質原件為主，存放在檔案局等部門，當歸檔公文數目逐漸增多時，公文的查找就存在效率較低等缺點。尤其是當用戶記不清楚公文的具體年份、標題等內容時，在紙質歸檔公文中進行基于內容的模糊查詢幾乎無法實現。另外，紙質公文的管理、維護、防腐等，也需要大量的人力物力支持。

　　隨著計算機硬件、局域網設施的普及以及用戶計算機水平的不斷提高，當前公文的撰寫基本都是先完成電子版本，然后再打印傳達。因此，將公文的電子版進行歸檔成為可能[1-2]。實施電子公文的歸檔管理[3-4]，與傳統方法相結合，可以在幾乎不增加額外勞動量的前提下，對公文的管理、查找、維護工作起到大大的改善效果。

　　2、 系統設計

　　《電子公文管理系統》就是在這樣的背景下產生的。其目的是在不改變用戶公文撰寫流程的前提下，完成電子公文的歸檔、查詢等功能。此外，對歷史公文的充分借鑒，還可以提高用戶公文撰寫格式的規范以及公文內容風格的一致性等。

　　系統采用標準的客戶端-服務器模式（c-s模式），由oracle數據庫服務器[5]對電子公文的存儲、查詢提供支持。客戶端軟件由delphi實現，包括公文模板管理、公文歸檔、公文撰寫、臨時公文管理、公文查詢和系統設置六大模塊，如圖1所示。

　　“公文模板管理”可以將常用的空白公文模板存儲到數據庫中，用戶可以據此撰寫新的公文。“公文撰寫”模塊可以依據公文模板或已經歸檔的歷史公文，撰寫新的公文。用戶只需修改其中的內容即可，而不用再過多關心其格式等內容，提高公文撰寫的效率。“臨時公文管理”對新撰寫的公文以及尚未定稿的公文進行管理，支持同一公文的多個不同版本，并可以將臨時公文及時上傳備份到服務器以防丟失，同時能夠方便地從其它機器閱讀修改公文。“公文歸檔”對于已經完成的公文，可以歸檔錄入數據庫，以方便將來查閱。系統提供單個公文歸檔、批量歸檔等多種歸檔方式，并能夠通過“公文自動分析”功能解析出公文中的項目，如標題、關鍵字等，減少公文歸檔的工作量，提高系統可用性和效率；同時還可以將領導簽字照片等附件一同錄入，以提高公文歸檔的完整性可用性。“公文查詢”模塊能夠對所有已歸檔的公文進行高效查詢。除了支持靈活的按照各種項目自定義條件查詢外，還支持基于內容的查詢，即可以查找內容中包含指定文字的所有公文。最后，“系統設置”模塊包括不同部門、不同級別用戶的用戶管理及權限控制功能，靈活的數據庫連接參數配置功能等。 3 關鍵技術 系統實現的主要難點和創新包括以下幾個方面：

　　1）公文在oracle數據庫中的存取控制；

　　2）公文內容的自動解析和批量歸檔；

　　3）基于公文內容的全文檢索查詢；

　　4）本地文檔與數據庫備份文檔的比較及版本控制。

　　3、公文在數據庫中的存取

　　一個公文由很多元素組成，如標題、發文機關、公文種類、年份、主題詞、引發說明、承辦說明、正文等等[2]。在數據庫中的存取有兩個方案：一是將各種元素分開存儲，用戶預覽全文時再按照公文格式要求合并成一個文檔。該方案的好處是分開存儲便于用戶的查詢；不足是當合成新文檔是需要考慮公文的格式要求。因為公文類型繁多，因此恢復新文檔的操作復雜，而且往往難以完全恢復原樣。第二個方案是將整個文檔采用二進制方式存儲在數據庫中。這樣的好處是文檔的恢復比較簡單，但是由于各個元素沒有分離，因此在公文的查詢方面存在不足，需要解析文檔內容并逐個分離出元素信息，效率較低，難以滿足快速、靈活的查詢需求。

　　通過分析比較，系統采用了一個折中方案：對于除正文以外的其它元素，如標題、發文機關、年份等，在數據庫中分別在不同字段中分離存儲，以方便用戶的查詢；同時又將文檔本身進行存儲，以便于公文的恢復。該方案以一定的存儲開銷為代價，較好地照顧了查詢操作和公文恢復操作。因為除正文以外的其它元素內容很少，通過數據庫中的日期型字段、 varchar字段等即可滿足要求，因此引入的額外開銷非常校實驗部分證明了該方法的有效性。

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