董事會辦公室文員職責

　　一、入職的任務

　　(1)應聘的員工必須填寫好應聘登記表(注：必填工作經驗、家庭狀況、學歷、聯系電話、老家的聯系電話)，填寫完由行政部經理面議，再帶給部門經理面試，(特殊崗位由總經理審核)。應聘合格者通知上班，不合格者等候通知。

　　(2)應聘合格者在上班第一天必須辦理好入職手續(除在廠部住宿外)：

　　①要求入職員工閱讀一下入廠須知后簽字并親自講明清楚各事項(請假情況、工資發放情況、培訓期及試用期工資發放情況、伙食住宿情況等);``

　　②復印其身份證(看是否其本人身份證及真假)，第二代身份證必須復印兩面(就需要時必備)。

　　③讓其交兩張小一寸相片(一張是放在廠牌、一張是放在檔案里);

　　④做廠牌證明是我公司員工，部門職位寫清楚一點(如行政部：主管、文員、保安、廚工、電工、清潔工)

　　⑤給入職員工辦理手紋考勤并幫其辦理入住宿舍手續，員工本人寫好《住宿申請單》經行政經理審批后交保安隊長安排住宿。

　　⑥寫兩份勞動合同讓新入職員工簽名，不明白的請講明清楚其含義。

　　(3)以上手續完畢后，把新入職員工的檔案登記入電腦《員工檔案登記表》內，在檔案表內登記好編號，因是新入職員工還未轉正應顯示為紅色，轉正后寫上轉正日期再顯示黑色。

　　二、離職的任務

　　(1)離職員工要離職申請書，讓其本人寫明離職原因，后由本部門經理批準，再由行政部經理審批，然后由總經理及副總經理同意離職方可生效。辭職書交行政部存檔到離職日期方可辦理交接手續。

　　(2)離職員工到離職期時，要求其辦理好離職手續;到本部門負責人處簽名，到倉庫處簽名，然后交廠牌到行政部。在廠部住宿的員工交宿舍鑰匙到保安隊長處，離廠時由保安隊長出具一份放行條讓其出廠。

　　(3)試用期內離職的員工需要三天內結算其工資，如是住宿員工就應在離職通知表里寫多三天其住宿的水電費及餐費。如工作滿七天以上的員工也是如此。

　　(4)離職員工離開本廠后將其檔案退出，寫入離職表里，文件及電腦里都要記錄清楚，如辭退、辭工、離職都要登記清楚。員工登記表將其移至離職人員工作表里，明細表就登記在離職表里。文件檔案存至離職檔案袋里并登記好。

　　三、飯堂的任務

　　每月初收集上個月就餐人員飯卡，統計費用，按3.5元/餐計算。

　　四、辦公室的工作

　　(1)接聽電話，要禮貌，講“您好!”“早上好”“高譽家具”之類的禮貌語言。

　　(2)辦公室人員要求復印，應幫忙復印。如復印機有問題先自行檢查實在是自己不能修好的就找師傅修理。

　　(3)有員工領用廠服、文具用品時，必須在領用本里簽名方可領用。每月月底把文具領用情況用表格方式匯總。如發現文具快用完或已用完的'情況下，請填寫申購單，找行政經理和相關人員簽名后給財務安排購買。要熟悉文具庫里所有的東西存放情況，以便隨時領取。

　　(4)必須要定時清潔一下前臺衛生，讓人看上去要舒服，因為前臺是公司的形象，不能疏忽。

　　五、統計的任務

　　(1)每月的月頭是最多事做的，從電腦中把上月的考勤明細導出來后計算考勤天數，補休、公司放假或停電的都可充其上班，但必有補休單，否則不給予全勤獎。請假天數要記清楚，必填寫好請假日期，方便計算考勤卡情況。補休的天數也要記清楚。

　　(2)保安隊長每月月初抄水電表后，交到前臺處，前臺文員把水電費統計出來。算水電費時先把住宿員工的住宿天數計出來后方可明確地計算水電費。

　　(3)每月員工就餐的餐數要統計出來。把員工就餐表公布出來給員工瀏覽是否有誤，有錯的在交給財務前及時更正。

　　(4)統計出上月入職員工和離職員工讓行政部經理知悉。

　　六、行政部的任務

　　(1)經理在很多時候出去(如招聘、去勞動所等等)，前臺就辦她辦不到的事情，如前臺在一定的能力上不能解決的必須等經理回廠后解決。寫清楚是什么事情，一一寫出來讓其一一處理。

　　(2)員工有問題有意見要第一時間反映出來，講解給經理聽，讓員工安心工作。

　　(3)入職培訓期到，要先通知經理是否有時間再安排培訓，再通知各部門新入職的員工參加培訓。

　　(4)有時間到員工登記表里瀏覽一下，或檢查一下，是否有部分員工已離職而未刪除和新入職員工入職了還未登記上去。特別是重要部門的員工要立即登記好。

　　七、行政部人員自身的素質要求

　　(1)要禮貌用語對人待物都應以禮相待，接電話做到“您好!再見!”見到領導和同事應點頭問好

　　(2)衣著打扮需得體大方，不可穿奇裝異服，發型不可夸張招搖。

　　(3)自我要求我們所處的是執行部門，凡事不可明知故犯，如：帶東西到辦公室食用、不打卡、穿拖鞋、違反公司規定等。別人能做的我們不能做，要嚴格約束自己，做好帶頭榜樣作用。

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