企業OA系統實施報告
企業OA系統實施報告
一、什么是企業OA系統
OA是Office Automation的縮寫，指辦公室自動化或自動化辦公。可以理解為OA軟件，辦公自動化（OA）是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應用系統，自1985年國內召開第一次辦公自動化規劃會議以來，OA在應用內容的深度與廣度、IT技術運用等方面都有了新的變化和發展，并成為組織不可缺的核心應用系統。
二、企業使用OA系統的意義
1、實現遠程辦公和移動辦公，隨時隨處辦理工作事務
無論您身處國外、還是國內，無論您在機場、酒店、家中……都可以隨時投入到工作中來，方便快捷地掌握組織內部的工作進度與狀況，及時處理工作問題。
實現知識管理，使優秀員工的思想、經驗與技術獲得積累，并轉化成組織中的共享資源通過合強iOA進行知識管理，員工的工作經驗和技術技能，不斷積累，將成為組織中強大的共享資源，通過對知識資源的授權利用將加速創新和提高效率，也避免因人員流動導致工作的脫節與貽誤。
2、通過工作流轉的自動化，實現高效快捷的辦公
通過合強iOA實現各部門、各級之間橫向縱向工作流程處理的自動化，將大大提高辦公效率，保證快捷、準確地處理工作。這一點在辦公場地較為分散的單位尤為明顯。 3、有效監管工作人員的工作情況，實現實時工作任務的監督與催辦
及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況；實時全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。系統將記錄每個工作的全程辦理狀態信息。
4、明確工作崗位與工作職責，增強人員的責任感，減少推托、扯皮等現象
明確賦予各崗位的權限與職責，任何人都不可越權處理工作，使得各自責任明確，落實到人，查有所依；杜絕工作中出現職權不明、相互推脫扯皮現象。解決多崗位、多部門的協同工作問題，實現高效協作辦公。 5、方便領導同各級工作人員的有效溝通
多種途徑、多種方式，使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業發展帶 來的羈絆。
三、企業OA系統涵蓋的部門
總體來說，OA系統包含了：公司管理部、營銷中心部、生產研發部、門店銷售部四個 大的板塊。
根據各部門的工作職能分工，具體分解為：
公司管理：辦公室、銷售部、質量管理部、財務部、采購部、工程部、推廣中心、研發中心、人力資源部、
營銷中心：營運部、企劃部、客戶服務中心、培訓中心、后勤部
生產研發：研發部、質量管理部、生產部、生產車間
直營店銷售：后勤部、管理部、體驗中心、接待部、咨詢部、營運部、財務部、
四、OA系統的運轉過程
按照需要設定工作流程應用流程定制功能可方便地定義出組織中的發文處理、收文處理、請示報告及各項審批、簽核等工作流程。流程一經定制完成，即可反復應用于日常辦公之中。每個流程可設立管理者，便于對流程內所有處于辦理中的文檔進行實時監控，方便各級主管及時掌握所管工作的進展情況。
層次化的文件管理模式文件在系統中按：文件庫-文件夾-文件-子文件四個層次進行組織，文件庫可根據需要進行設置，文件夾也可根據需要多級設置。
提供多重權限框架，各類組織可根據自身需要有效地規劃訪問控制體系：文件庫權限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件庫權限向下遞延到文件夾。文件夾權限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件夾權限向下遞延到下級文件夾。文件的訪問受文件夾權限控制，管理者還可進行文件級訪問權限設定。
五、OA系統項目實施注意的事項
1、 調研
在調研階段，比產品調研更重要的是對本企業各部門重要工作流程和數據共享需求的調研。在網絡高度普及的今天，企業職員往往通過注冊會員、收發郵件、網絡論壇等都多少對信息系統有所了解，并且很有可能產生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復的工作的想法。其實這就是對OA系統功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的。
2、 選型
1) 從軟件結構方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護
時將容易實現。
2) 從售后服務方面考慮，應選擇能及時提供服務支持的開發代理商。OA系統在企業的覆
蓋面比較廣，其涵蓋的業務可多可少，沒有一家企業的OA系統在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統一旦上線，就會成為企業各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務的重要性。 3) 從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。
3、 試用
做出選擇后，就該進入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關系到工作流的部分，光靠在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進行簡單的流轉測試，是很難發現細節上的問題的。而經常接觸企業工作流程的職員由于對流轉中曾經出現的偶然事件有較切身的體會，則往往能發現在該部分存在的缺漏。
4、 溝通
運行中出現了問題要解決，就涉及到了溝通問題。這就需要注意兩點：
1) 內部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。
2) 對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計劃時間內實現，對軟件不
能解決的問題，要拿出相關理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。 5、 培訓
培訓有兩個方面。
1) 系統管理員的培訓; 2) 是普通用戶的培訓。
6、 運行維護
日常運行維護中只要做到一點：用戶有問題時系統管理員要及時解決，解決不了的及時與開發商的實施人員聯系。系統管理員要在不斷出現問題解決問題的循環中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統的實施效果。
OA系統項目實施環境與前期預算
硬件環境：服務器、容災服務器、防火墻、機架式機柜、UPS、
軟件環境：操作系統、容災備份方案、網絡安全方案、系統安全方案、數據庫軟件
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